Planurile de comunicare eficiente adaugă valoare organizațiilor și, adesea, fac diferența între succesul și eșecul programelor. Dar, care este un plan de comunicare eficient? Comunicarea este definită ca "un proces prin care se schimbă informații între indivizi printr-un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente". Planificarea eficientă a comunicării ajută la depășirea obstacolelor prin crearea unui limbaj comun și încadrarea mesajului. Aceste planuri vă ajută să organizați o ierarhie a mesajelor cheie și să specificați specificul despre audiența dvs. în ceea ce privește momentul și livrarea.
Planificați să comunicați eficient
Planurile de comunicare eficiente stabilesc stadiul de gestionare a mesajului, realizarea de rezultate și măsurarea succesului. Planurile identifică elementele de bază ale cine, ce, unde, de ce și cum pentru orice proiect de comunicare, program sau companie. Crearea unui plan vă forțează să vă gândiți la obiectivele dvs. și să anticipați reacții, inclusiv bariere, înainte de a intra în public. Un plan de comunicare vă concentrează, de asemenea, eforturile prin furnizarea de context, stabilirea priorităților și dezvoltarea alinierii. Acesta vă permite să dezvoltați un mesaj consistent care se bazează pe impuls și este adaptat la mass-media utilizată.
Construirea planului
În timp ce planurile de comunicare variază în funcție de mărimea lor, în funcție de scopul și scopul lor, unele componente cheie includ: Analizați situația. Care este problema sau oportunitatea care există? Cum se schimbă industria sau compania? Lansați ceva nou? Aveți date de cercetare sau sondaj? Este o situație de urgență sau de criză? Sunt factorii economici sau politici relevanți? Care este istoria? Identificați publicul primar și secundar. Care este dimensiunea publicului dvs.? Care sunt cunoștințele lor despre situație? Cum se vor face acestea? Sunt receptivi? Rafinarea mesajului. De ce au nevoie de acest mesaj? Îți influențezi publicul? Cereți-le să ia măsuri? O vor rezista? Există straturi pentru mesaj? Determinați distribuția. Cum veți ajunge la publicul dvs.? Pot grupurile să vă ajute să comunicați acest mesaj? Ce media se potrivește cu mesajul dvs.? Cât de repede trebuie să iasă? Care este preferința publicului dvs.? Obiective stabilite. Ce incerci sa obtii? Cum vei ști dacă o vei realiza? Este măsurabilă? Cât timp va dura? Care este bugetul tău? Măsurați rezultatele. Ți-ai atins obiectivele? Există alți pași necesari? Trebuie să măsurați o perioadă de timp?
Tipuri de planuri de comunicare
În funcție de afacerea dvs., planurile de comunicare sunt de obicei găsite la diferite niveluri ale organizației. Din punct de vedere corporativ, planul se concentrează pe viziunea, misiunea și strategiile afacerii. Ar putea include și branding-ul organizației generale. La nivel de produs, planurile de comunicare ar putea ajuta la lansarea unui produs, extinderea unei linii de produse, construirea unui brand sau creșterea cotei de piață. Grupul de relații cu publicul caută ceea ce este interesant și cum să folosească mass-media pentru a ajunge pe mai multe piețe. Poate include și comunicațiile de criză, precum și relațiile cu comunitatea. În resursele umane, accentul se pune pe comunicarea angajaților. Cum putem transmite angajaților noștri informații despre strategii, programe, schimbări și instruire? Pentru relațiile cu investitorii, obiectivul este de a câștiga un interes financiar în companie, de a-și construi reputația în acea comunitate și de a crește ratingurile.
Obținerea Cuvântului
Odata cu cresterea presei, comunicatorii au multe optiuni, dar stiind publicul tau este critic. Întrebați piețele pe care le folosesc frecvent. Determinați ce necesită mesajul dvs. Este urgent? Aveți nevoie de feedback? Construiești o comunitate? Fiecare dintre acestea ar conduce la un sistem de distribuție diferit. În multe cazuri, sunt necesare mai multe vehicule de comunicare pentru a vă asigura că mesajul ajunge pe piața dvs. Canalele de distribuție obișnuite includ: Ședințe prin emailuri Social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Site-uri / bloguri Buletine informative / prezentări de presă Prezentări Comunicate de presă Scrisori Publicații Manuale Manuale Telefoane Radio Videoclipuri Webinarii /
Blocări de drumuri către planuri de comunicare eficiente
Un factor cheie în comunicarea ineficientă este diferența în modul în care vorbim, citiți și gândiți. Vorbim la aproximativ 100 de cuvinte pe minut, citite la aproximativ 200 de cuvinte pe minut, dar gândurile noastre lucrează la mai mult de 500 de cuvinte pe minut. Asta înseamnă că ne putem distra ușor. Adăugați la aceasta lista noastră tot mai mare de e-mailuri primite, numărul tot mai mare de surse media tradiționale și online și întâlnirile noastre aparent nesfârșite. Un plan eficient trebuie să abordeze aceste probleme prin colectarea de cunoștințe despre grupurile dvs. de interese specifice, obținerea de feedback și aplicarea acestor date pentru a dezvolta mesaje eficiente. Adesea inseamna a transmite mesajul in multe formate in timp.
