Când trebuie să actualizați un manual de instruire, un proces de afaceri sau un manual, vehiculul perfect este o notă de antrenament. Formatul de memo vă permite să vizați destinatarii și să includeți informații de urmărire în timp util și este util în special în situațiile în care noi considerații juridice sau pașii necesari au fost adăugați la un proces existent. Urmând câțiva pași simpli, vă puteți asigura că memo-ul dvs. vă comunică ideile în mod clar și succint, evitând în același timp capcanele obișnuite.
Identificați-vă publicul. Acest lucru vă va ajuta să includeți cele mai pertinente informații pentru memoria dvs. De exemplu, dacă scrieți pentru a explica cum să utilizați noul copiator la etajul al treilea, nu trimiteți nota fiecărui angajat din clădire. Sau dacă o nouă lege va avea impact asupra modului în care declarațiile de avere sunt luate într-un birou de avocatură, nu este necesar să includeți echipa de întreținere.
Introduceți subiectul. Primele două linii ar trebui să permită cititorilor dvs. să știe de ce această notă este importantă pentru ei. Lăsați-i să știe ce a fost vechiul proces, sau care proces actual actualizează această actualizare, precum și motivul actualizării.
Descrieți noii pași sau cerințe. Utilizați un singur nivel de titluri și păstrați explicațiile dvs. concise și concentrate. Includeți informațiile actualizate, precum și pașii sau procesele anterioare care nu mai trebuie urmate sau efectuate.
Includeți o linie de timp. În mod clar, permiteți publicului să știe când noua politică va intra în vigoare. Dacă este o schimbare imediată, menționați clar dacă există o perioadă de grație sau un proces tranzitoriu pentru procedura anterioară. De exemplu, dacă există un nou formular pentru solicitarea unei concedii, angajații știu ce se întâmplă cu cererile care sunt deja procesate.
Închideți pașii de urmărire. La sfârșitul notei dvs., permiteți publicului dvs. să știe ce ar trebui să facă dacă au întrebări care nu au fost răspuns în documentul dvs. Aceasta poate include un link către o documentație suplimentară sau un număr de contact pe care ei îl pot apela. Dacă memoria dvs. de formare face parte dintr-o serie de actualizări, indicați când va fi pregătită următoarea actualizare.
sfaturi
-
Limitați memo-ul dvs. la un subiect principal. Utilizați a doua persoană (dvs.) pentru a vorbi direct cu publicul.
