Prezentarea dvs. față în față este simplă, deoarece există o convenție stabilită de urmat. Invariabil, vei scutura mâinile cu noua ta cunoștință și îi vei spune numele tău. Ajungerea prin e-mail este mai dificilă. Care este salutul potrivit? Cat de formal ar trebui sa fii? Ca și în cazul oricărei comunicări de afaceri, există anumite reguli pe care trebuie să le respectați pentru a vă păstra profesional mesajul.
Descoperiți o linie de subiect convingătoare
Întrucât mesajul dvs. poate fi în concurență cu alte 500 de utilizatori din căsuța de e-mail a destinatarului, va trebui să creați o linie de subiect care să încurajeze destinatarul să vă deschidă e-mailul. Menționăm aici că cineva te-a referit - "Jennifer Williams ți-a sugerat să te contactez" - din moment ce familiaritatea ar putea încuraja perspectiva ta de a face clic. Sau, puteți menționa scopul e-mailului dvs. "Cercetarea despre serviciile dvs. de catering" ar trebui să atragă destinatarul să facă clic. Păstrați subiectul sub 30 de caractere, astfel încât să fie lizibil pe un smartphone.
Utilizați un salut formal
E-mailul este recunoscut ca o metodă de comunicare mai puțin formală decât scrisorile de afaceri și este posibil să fiți tentat să adresați-vă informal destinatarului dvs., de exemplu, "Hi David." Acest lucru este bine dacă cunoașteți persoana sau lucrează într-o industrie informală, dar nu este potrivit dacă trimiteți prin e-mail pe cineva dintr-o industrie conservatoare, cum ar fi finanțele sau guvernul. Dacă aveți îndoieli, "Dragă domnule Matterson", sau pur și simplu "Dl. Matterson "va funcționa foarte bine.
Prezinta-te
Dați-vă numele, titlul postului și alte detalii care vor fi relevante pentru destinatar. Aceasta este ocazia dvs. de a face o legătură umană cu destinatarul, de exemplu, menționând o școală, un loc de muncă sau o industrie pe care o aveți în comun. De exemplu, puteți scrie: "Ma numesc Sonia Jindal. Sunt un coleg al UCLA alum care lucreaza in design grafic ". Mentionarea unei cunoasteri reciproce este un plus, deoarece destinatarul poate fi mai receptiv daca ati fost trimis de cineva pe care o cunoaste si are incredere.
Explicați ce doriți
Explicați de ce scrieți. Mențineți mesajul clar și concis pentru a evita neînțelegerile. "Lucrez pentru compania ABC și mi-ar plăcea să vă spun despre un eveniment pe care îl lansăm" este mai bun decât "Știri incitante despre noul nostru eveniment!" Includeți o chemare clară la acțiune prin a spune beneficiarului ce doriți să se întâmple Următor →. Pentru a programa un apel de urmărire, de exemplu, puteți scrie: "Aș dori să programați un apel pentru a discuta mai departe problema, deoarece există un mare potențial pentru noi de a colabora. Va lucra luni după-amiază?
Sfârșit cu recunoștință
Mulțumiți destinatarului pentru timpul și atenția acordată. E-mailurile care se termină cu recunoștință primesc o creștere de 36% față de ratele de răspuns medii. Opțiunile bune includ "multumesc anticipat", "vă mulțumesc mult pentru timpul acordat" sau pur și simplu "vă mulțumesc". Înscrieți-vă cu numele și detaliile de contact.
Nu uitați să editați
Asigurați-vă că ați corectat e-mailul înainte de al trimite. Aveți doar o singură șansă de a face o primă impresie, iar erorile de ortografie ar putea să vă facă să pari neprofesionale. Asigurați-vă că gramatica dvs. este la fața locului, precum și că utilizați propoziții complete și scris oficial, mai degrabă decât folosind abrevieri și expresii pe care le puteți folosi cu prietenii, dar nu cu un sef.
Vă poate ajuta să tipăriți scrisoarea și să o citiți cu voce tare și dacă aveți pe cineva în jur, cereți unui prieten sau unei rude să citească și ceea ce ați scris.
