Întreprinderile mici și persoanele independente cu vânzări bune pot fi profitabile pe hârtie, dar se luptă să își plătească facturile din cauza fluxului de numerar sărac. Trimiterea facturilor la timp și ușor de înțeles pentru produsele pe care le vindeți sau pentru serviciile pe care le oferiți vă poate ajuta să evitați penuria de bani. Folosind informațiile standard găsite pe majoritatea facturilor, puteți crea propriul sistem care vă ajută să colectați creanțele mai devreme, mai degrabă decât mai târziu.
Listează informațiile pentru factură
Decideți ce doriți să puneți pe factură. Informațiile privind facturile comune includ următoarele:
- Numele și adresa companiei dvs.
- Data tranzacției
- Descrierea tranzacției
- Prețul unitar al produsului vândut
- Numărul de unități vândute
- Prețul total de comandă
- Taxa de vanzari
- Numele și adresa clientului
- Numărul comenzii de achiziție (dacă este utilizat de client)
- Contactul clienților
- Termeni de plată
- Ofertă de reducere
- Optiuni de plata
Descrierea elementelor
Descrierea tranzacției detaliază ce a ordonat clientul în formă de teză sau de expresie. Prețul unitar este prețul pe articol pe care îl vindeți. Termenii dvs. de plată descriu momentul în care banii vă sunt datorați, precum și eventualele penalități pentru întârzierea efectuării plăților. Opțiunile de plată includ instrucțiuni pentru modul în care clientul vă poate plăti, cum ar fi cecul plătit pentru numele companiei dvs., adresa de e-mail PayPal sau notificarea că acceptați plăți prin cartele de credit prin telefon. Dacă doriți să plătiți integral într-un anumit număr de zile, cum ar fi 30 de zile, includeți fraza "Net 30 zile". Dacă doriți să oferiți o reducere de plată rapidă, includeți ceva de genul: "Reducere de 3% zile de la această factură."
Generați un număr de factură
Când îi chemi pe cei care vă datorează bani, în special pe clienții mai mari și pe cei care repetă afacerea cu dvs., vă vor cere de multe ori numărul de factură pe care îl apelați. Dacă primiți un apel despre o factură de la un client, este posibil să găsiți documentul mai rapid dacă aveți numerele facturilor.
Cea mai ușoară modalitate de a crea un sistem de numerotare pentru facturile dvs. ar putea fi să începeți fiecare număr de factură cu data și apoi să includeți o cifră corespunzătoare numărului de facturi pe care le scrieți acea zi. De exemplu, dacă veți scrie o singură factură la 25 aprilie 2015, numărul dvs. de factură va fi 42520151. Dacă veți scrie oa doua factură în ziua respectivă, numărul facturii va fi 42520152. Acest sistem vă ajută să preveniți utilizarea accidentală a aceluiași număr pe două facturi diferite. Puteți utiliza o literă în locul unei cifre pentru a urma data și / sau pentru a utiliza o liniuță pentru a separa data de numărul sau litera finală. De exemplu, este posibil să utilizați 4252015-1 sau 4252015-A pentru prima factură pe care ați scris-o pe 25 aprilie 2015.
Creați factura
După ce știți ce informații doriți să includeți în factură și aveți un număr de factură, creați-vă documentul. Puneți numele companiei și informațiile de contact din partea de sus, urmată de informațiile despre client. Este posibil să fie mai simplu să listați informațiile utilizând titluri, urmate de un colon, apoi de informații. De exemplu, un furnizor ar putea stabili o factură pentru cupcakes cu următoarele informații:
Factură #: 4252015-1 Articol comandat: Cupcakes Pret unitar: $ 2.50 Unități totale: 144 Preț total: 360 dolari Taxa (la 7%): 25,20 dolari Total datorie: 385,20 dolari
