Documentația face parte din viața de zi cu zi din lumea colectării datelor personale, financiare și generale și, prin urmare, este doar potrivit ca auditurile periodice să fie efectuate pe metodele de tratare a documentelor. Auditul arată ce măsuri sunt puse în aplicare, metodele care ar trebui modificate și modalitățile de efectuare a acestor modificări.
Procedura de achiziție
O organizație ar trebui să verifice periodic dacă se respectă procedura de achiziție a documentelor. Auditul poate arăta dacă organizația are în prezent o metodă de gestionare a documentației, dacă documentele necesare sunt aprobate de personal autorizat și cât de eficient sunt tratate modificările documentelor. Această parte a auditului ar putea de asemenea să arate cât de accesibile sunt documentele.
Depozitarea documentelor
Documentele pot fi stocate ca fișiere tipărite sau computerizate. Auditul poate arăta dacă sistemele de stocare de înregistrări sunt configurate în funcție de nevoile organizației. De asemenea, auditul ar trebui să indice cât timp documentele tipărite și cele computerizate sunt păstrate în dosar. Auditul trebuie să determine dacă documentele sunt păstrate în stare bună și protejate de daune, deteriorări sau pierderi.
Descrierea documentelor
Auditul ar trebui să verifice modul în care documentele sunt descrise în sistemul de înregistrare al unei organizații. Documentele pot fi listate după nume, număr sau în formă descriptivă. Un document poate avea o scurtă descriere relevantă pentru a facilita localizarea. Auditul ar trebui să arate dacă documentele sunt depuse sistematic prin numărul versiunii și data revizuirii.
