O listă de verificare a auditului ISO 9001 este un instrument, unul din multele din setul de instrumente al auditorului, folosit pentru a evalua sistemul de management al calității al unei organizații. Luați în considerare o analogie care compară sistemul de management al calității cu modelul dulgherului și auditorul cu un inspector de construcție. Scopul este de a evalua munca care se face în comparație cu modul în care planul spune că ar trebui să fie făcut și, de asemenea, în comparație cu codurile de construcție - sau, în acest caz, cerințele ISO 9001. Listele de verificare ar trebui proiectate pentru a ajuta la această evaluare, fără a adăuga birocrația.
Examinarea documentației
O listă de verificare poate fi creată pentru a efectua o examinare a documentației. După ce a confirmat că procedura de control a documentelor din organizație, așa cum este scris, respectă cerințele ISO 9001, proiectați lista de verificare trăgând elemente specifice din acea procedură. Concentrați întrebările asupra controlului documentelor în sine, cu doar una sau două întrebări adresate cerințelor ISO 9001 specifice procesului auditat. Este suficient să întrebați: "Ce clauză ISO 9001 se aplică procesului ABC?" și "Procedeul ABC îndeplinește aceste cerințe?" Nu este necesar să rescrieți întregul standard ca întrebări în listele de verificare.
Responsabilitatea și angajamentul managementului
O listă de verificare poate fi creată special pentru un audit al managementului. Lista de verificare poate identifica fiecare clauză care stipulează o cerință ca o responsabilitate directă a managementului de vârf și a altor elemente pertinente, cum ar fi planificarea resurselor umane și a infrastructurii. Această listă de verificare poate fi utilizată inițial în timpul unui interviu de conducere și apoi finalizată pe parcursul auditului, deoarece dovezile sunt evaluate în întreaga organizație.
Formare și competență
O listă de verificări poate determina auditorii să-și amintească cerințele universale aplicabile, cum ar fi formarea și competența. Atunci când urmează o pistă de audit care acoperă alte clauze, aceste cerințe pot fi uneori ignorate și necesită activitate de urmărire înainte ca auditul să poată fi închis. O listă de verificare poate ajuta să se asigure că auditorii caută dovezi că angajații sunt competenți pentru locurile de muncă pe care le desfășoară pe baza educației, formării, aptitudinilor și experienței. Este la fel de important să se confirme că planurile de acțiune sunt elaborate și realizate pentru a se asigura că angajații ating nivelul de competență necesar.
Procesele externalizate
Elementele din lista de verificare ar trebui să se refere la procesele externalizate. Aceasta poate fi combinată cu cerințele universale aplicabile menționate mai sus. Cuvintele "din vedere, din minte" pot determina atât auditorii cât și auditorii să uite că depozitarea pentru programele A, B și C se face încă pe site, dar pentru Programul X această funcție este acum efectuată de un furnizor de logistică terță parte. ISO 9001 cere în mod specific ca procesele externalizate să fie controlate pentru a se asigura că îndeplinesc cerințele proprii ale QMS ale organizației.
Monitorizare și măsurare
Listele de verificare ar trebui să abordeze eficacitatea procesului de măsurare și tendințele de monitorizare pentru a evalua capacitatea QMS. Măsurile pot include date complexe de control al proceselor statistice sau pot fi la fel de simple ca numărul reclamațiilor interne sau externe ale clienților. Listele de verificare ar trebui să permită auditorilor să identifice ce metrici există și ce tendințe au prezentat aceste valori de la auditul anterior. Listele de verificare ar trebui, de asemenea, să reamintească auditorilor să caute dovezi ale acțiunilor întreprinse pentru corectarea tendințelor negative.
Adaugă valoare
Tabelele de verificare a auditului ar trebui să adauge valoare mai degrabă decât să existe pentru simplul fapt că îndeplinesc o cerință privind procesul de audit intern. Este mai important ca un auditor să urmeze o pistă de audit care se prezintă în timpul auditului decât să urmeze o listă de verificare. Auditorii neexperimentați pot pierde din vedere aceste trasee atunci când se bazează prea mult pe listele de verificare.
