Mulți oameni cred că un recepționer și un secretar au aceeași slujbă, aceleași responsabilități și cele două titluri de locuri de muncă sunt interschimbabile. Motivul pentru care oamenii susțin această ipoteză se datorează faptului că ambii secretari și recepționiști răspund deseori la telefoane și îndeplinesc sarcini administrative. Cele două locuri de muncă sunt complet diferite deoarece un secretar și un recepționer au roluri și cerințe diferite.
Secretar
Sarcinile unui secretar diferă în funcție de tipul de secretar și de dimensiunea organizației. Tendințele în afaceri s-au schimbat odată cu progresele tehnologice. În trecut, fiecare manager avea propriul secretar. Datorită e-mailului și a mesageriei vocale automate, un secretar poate lucra pentru mai mulți manageri. Într-o companie mică, ar putea exista un secretar pentru toți managerii. Ea se ocupă de toate mesajele, planifică întâlniri, comandă consumabile și răspunde la telefon. În cazul în care secretarul lucrează numai pentru unul sau doi administratori, îi sunt adesea încredințate sarcini suplimentare similare cu cele ale unui administrator. De exemplu, un secretar de resurse umane ar putea verifica referințele. Un secretar trebuie să aibă cel puțin o diplomă de liceu și multe birouri preferă să angajeze pe cei care au o diplomă de arte liberale, o pregătire de secretariat sau o diplomă sau o certificare de la o școală de sprijin administrativ. Un secretar trebuie să aibă, de asemenea, o viteză rapidă de scriere, cunoașterea computerelor și a competențelor de comunicare și a oamenilor, rapoarte ale Universității de Stat.
recepționeri
Un recepționist este cel pe care îl vezi mai întâi când intri în ușa unei afaceri. Recepționerul salută vizitatorii, răspunde la telefon, scrie scrisori și documente și păstrează spațiul de recepție curat în timpul zilei de lucru. Un recepționer poate, de asemenea, să semneze vizitatori în și dintr-o afacere, să trimită poștă electronică, să mențină un jurnal de prezență a angajaților și să facă scrisori, rapoarte și e-mailuri. O diplomă de liceu este de obicei preferată. Dar, dacă sunteți inteligenți și aveți o comportare și o înfățișare prietenoasă, angajatorii adesea apreciază aceste calități peste educația formală. Unele companii oferă formare la locul de muncă pentru recepționeri, conform State University.
Diferențe în responsabilitatea locurilor de muncă
O parte a responsabilităților recepționerului este de a saluta vizitatorii companiei; un secretar nu este, de obicei, responsabil pentru salutul vizitatorilor. Un secretar ar putea saluta vizitatorii, dar numai dacă vizitează unul dintre specialii manageri pentru care lucrează secretarul. Secretarul lucrează în mod special pentru unul sau mai mulți administratori. Recepționistul reprezintă întreaga companie și nu lucrează în mod special sub nimeni. Un secretar ar putea avea responsabilități suplimentare, cum ar fi programarea întâlnirilor, comandarea de bunuri, efectuarea de aranjamente de călătorie și manipularea de numerar mic. De asemenea, el poate avea responsabilități suplimentare în funcție de tipul său, cum ar fi cele juridice, financiare sau de marketing. Responsabilitățile unui recepționer sunt generale - salut, răspuns la telefoane, sortarea corespondenței și alte mici responsabilități determinate de companie, potrivit State University.
Alte diferențe
Biroul recepționerului este adesea situat în cea mai vizibilă zonă a companiei. Ea este prima persoană pe care o vedeți când intri în companie. Biroul sau zona secretarului se află adesea în apropierea managerilor pentru care lucrează. De asemenea, un secretar este de obicei obligat să aibă cel puțin o diplomă de liceu și chiar o diplomă sau diplomă de colegiu. Pentru un recepționer este preferată o diplomă de liceu, dar nu întotdeauna necesară. În 2009, salariul mediu anual pentru recepționeri și grefieri a fost de 26.010 dolari, salariul mediu anual pentru secretarii de nivel inferior a fost de 31.060 dolari, iar salariul mediu anual pentru secretarii executivi și asistenții administrativi a fost de 44.010 dolari, potrivit Biroului Statistic al Muncii.
