Procedurile de birou din față trebuie adaptate pentru a se potrivi afacerii dvs. De exemplu, o practică medicală sau dentară va necesita proceduri diferite decât o firmă de avocatură, o agenție de colectare, o frizerie sau o fabrică. Faceți-vă timp pentru a elabora o listă de verificare care să răspundă obiectivelor și obiectivelor importante ale biroului frontal.
Elementele de bază
Pentru companiile care beneficiază de un trafic constant al clienților, procedurile din front office ar trebui să reflecte mediul de afaceri global. O afacere caldă și primitoare va sublinia importanța zâmbetului și menținerea etichetei profesionale a telefonului. Birourile medicale sau stomatologice se bazează foarte mult pe fluxurile de pacienți constante. Prin urmare, biroul din fața unei clinici ar trebui să aibă suficient personal pentru a verifica pacienții, să răspundă la întrebările pacientului în persoană și la telefon și să se ocupe de plecările pacientului, inclusiv primirea de plăți și planificarea procedurilor de urmărire. Luați în considerare lucrul cu un serviciu de telefonie pentru a gestiona apelurile clienților după ore.
Programare
O parte importantă a administrării unui birou frontal de succes implică gestionarea numirilor de afaceri. Angajații din Front Office trebuie să contacteze clienții cu o zi înainte de numirea lor și să confirme timpul programat. Creați o listă de anulare sau de neprezentare, astfel încât să puteți programa alte întâlniri pentru a compensa abandonarea. Angajații din biroul de la un hotel trebuie să păstreze înregistrări exacte ale camerelor, deoarece afectează în mod direct operațiunile de cameră și menaj. Angajații din front-office din școlile elementare, medii și licee trebuie să păstreze înregistrările exacte ale studenților, inclusiv cele referitoare la absențele studenților și vizitatori.
îmbunătăţiri
Evaluați în mod continuu procedurile de la birou. Dacă găsiți loc pentru îmbunătățire, creați și implementați strategii adecvate. Dacă biroul frontal este copleșit de apeluri și nu poate oferi întotdeauna servicii superbe pentru clienți, luați în considerare schimbarea sistemului telefonic (de exemplu, utilizând un sistem telefonic pentru computer) sau utilizarea tehnologiei de mesagerie instantanee pentru a măsura disponibilitatea personalului. Evaluați dacă vă puteți îmbunătăți gestionarea cazurilor din front office prin trecerea fără hârtie.
