Comunicarea de la birou poate fi condusă în primul rând prin poșta electronică și mesageria instant, dar aproape fiecare birou primește și procesează o cantitate extraordinară de documente. Într-adevăr, potrivit Agenției pentru Protecția Mediului din S.U.A., lucrătorul mediu de birou se ocupă de aproximativ 10.000 de coli de hârtie în fiecare an sau o medie de aproximativ două kilograme de produse din hârtie și carton zilnic. O mai bună procedură de gestionare a corespondenței de la birou poate merge mult spre asigurarea unui flux neîntrerupt de comunicare internă și externă.
Desemnați personalul corespunzător
Chiar și întreprinderile mici pot beneficia de desemnarea unei persoane care să se ocupe de toate mesajele de intrare și de ieșire pentru a se asigura că nimic nu se pierde sau se îndreaptă greșit pe drumul spre destinația sa. Cu cât este mai mare organizația, cu atât mai mulți membri ai personalului ar trebui să fie desemnați pentru a primi, colecta, distribui și colecta toate corespondența și pachetele companiei. Dacă e-mailul devine o alegere mai populară pentru comunicarea și distribuirea documentelor oficiale, manipularea corespondenței de hârtie poate fi doar o parte din descrierea postului unui angajat, în funcție de volumul de corespondență care trece prin canalele obișnuite de comunicații corporative. Pentru livrările comerciale (de exemplu, UPS, FedEx, DHL), recepționerul este, în general, cea mai bună persoană care primește și semnează pentru pachetele primite din cauza locației sale prime. De obicei, nu este o idee bună să predați receptoarelor toate celelalte obligații de administrare a corespondenței, deoarece această responsabilitate ar necesita de multe ori ca ea să-și lase biroul nesupravegheat pentru perioade lungi de timp.
Creați diagrame de distribuire a corespondenței
Managerii și angajații responsabili de distribuția prin corespondență ar trebui să colaboreze la elaborarea de linii directoare - folosind diagrame de flux, liste de verificare sau orice format pe care compania dvs. este cel mai confortabil cu - că toți angajații, în special cei care vor supraveghea distribuția și colectarea poștală, vor urma. Ar trebui să se țină seama de fiecare etapă a colecției de corespondență: colectarea corespondenței la centrul de colectare central (o cutie de corespondență, un transportator poștal, un oficiu poștal corporativ, un personal de livrare a pachetelor sau o cutie poștală convențională); care se colorează într-o anumită locație din biroul desemnat exclusiv pentru sortarea prin corespondență; distribuirea fie la cutiile poștale departamentale sau individuale sau livrarea manuală la fiecare birou; colectarea corespondenței trimise și asigurarea faptului că toate mesajele trimise sunt trimise și ștampilate corespunzător; și păstrarea zonei de colectare / sortare a corespondenței, curate și complet stocate.
Furnizați consumabile necesare
Asigurați-vă că stația de colectare / distribuție a corespondenței are toate consumabilele necesare pentru a-și îndeplini sarcinile. Dacă compania dvs. este suficient de mare pentru ca distribuția poștală să fie făcută mai eficient folosind o locație centrală, erect un organizator poștal / literatură robustă sau sortare poștă cu o mulțime de cubbyholes pentru fiecare departament sau membru al personalului și etichete în mod clar fiecare. Departamentele vor avea nevoie de cubicule mai mari decât indivizii, deci da-le o mulțime de spațiu.Păstrați un dulap sau birou bine aprovizionat cu role de bandă și dozatoare de bandă; material de ambalare; plicuri; etichete de returnare în diferite dimensiuni pretipărite cu adresa firmei dvs.; etichete de e-mail în diferite dimensiuni pretipărite cu unele dintre cele mai comune destinații de mail ale companiei dvs. timbre și timbre; o scară pachet; stilouri; markerii; Depozitare; și un mic camion sau un dolly. Nu uitați să includeți un tocător industrial și niște cutii de reciclare. În cazul în care compania dvs. trece prin mai multe corespondențe decât o singură persoană, poate să taie sau să recicleze, luați în considerare contractarea cu o companie externă de gestionare a documentelor / reciclare pentru a vă ocupa de lucrul pentru dvs.
Urmăriți toate mesajele de intrare și ieșire
Creați un sistem de gestionare a poștei electronice pentru a urmări toate mesajele de intrare și de ieșire. Dacă afacerea dvs. este doar tu și un asistent, puteți sări peste acest pas, dar dacă supravegheați un departament mare sau o companie cu zeci de angajați, creați un sistem care să țină evidența datelor de primire a corespondenței și, dacă este necesar, pentru pe cine. Este deosebit de important să creați aceste sisteme dacă compania dvs. primește o mulțime de documente și pachete juridice delicate. Articolele se pierd în birouri chiar mai mici decât se credeau; este mai bine să evitați aceste situații frustrante prin crearea unei foi de calcul Excel, de exemplu, care arată când a intrat un pachet și când acesta a fost revendicat de către destinatar sau reprezentant.
