Voluntarii sunt sângele vieții unei organizații nonprofit. Multe organizații non-profit nu dispun de personal suficient pentru a conduce eficient o organizație, astfel încât voluntarii să acopere diferența. Organizațiile care dezvoltă și evidențiază politicile și procedurile pentru programul lor de voluntariat și care definesc rolurile și responsabilitățile voluntarilor se bucură de beneficiile care însoțesc un program de voluntariat de primă clasă.
Scrie o introducere. Includeți numele agenției, declarația de misiune și valorile de bază, o listă cu membrii personalului și o listă cu membrii consiliului. Voluntarii nu numai că ajută la proiecte, dar sunt, de asemenea, ambasadori pentru organizația dvs. Ei trebuie să știe cum funcționează agenția și oamenii care reprezintă agenția într-o capacitate administrativă. De asemenea, includeți informații despre cine oferă agenția, ce face pentru a ajuta și programele pe care le suportă.
introduceți agenția voluntarilor în primul paragraf al manualului și îi întâmpinați. Deși voluntarii nu sunt angajați, trebuie să fie tratați cu respect din prima zi. Asigurați-vă că recunoașteți valoarea lor ca fiind centrală pentru misiunea organizației. Scrieți două fraze scurte pentru a le mulțumi voluntarilor în prealabil pentru a le oferi serviciului agenției și pentru a le spune cât de important este pentru misiune.
Creați manualul într-un format de 8 1/2-inci-de-11 inci sau, de preferință, 6 inci-cu-9-țoli, astfel încât este ușor de transportat și voluntarii îl pot păstra la îndemână pentru referință. Manualul poate fi pus, de asemenea, într-un liant cu trei inele, astfel încât actualizările să poată fi adăugate cu ușurință. Configurați politicile și procedurile în mod pas cu pas folosind un limbaj simplu și clar. Nu folosiți cuvinte de 10 $ pentru a face puncte. Voluntarii provin din toate mediile de învățământ, iar limba manualului dvs. ar trebui să fie la un nivel educațional pe care oricine îl poate înțelege.
Creați fișele de post pentru posturile de voluntari. Descrieți rolurile și responsabilitățile astfel încât voluntarii să poată alege poziția care se potrivește cel mai bine intereselor lor. Descrierile posturilor vă vor ajuta să aliniați voluntari la o oportunitate adecvată de voluntariat. Oamenii se angajează voluntar din diferite motive și au abilități diferite. O descriere bună a postului va permite voluntarilor să aleagă oportunitatea potrivită pentru ei și pentru organizația dvs. Adăugați exemple de copii ale foilor de conectare, formularele de înregistrare etc. Agențiile au urmărirea bazei de date pentru orele de voluntariat: foile de timp ajută la facilitarea orelor de urmărire.
Descrieți tipurile de formare inițială și suplimentară disponibile voluntarului. Listează datele de orientare și cum își pot actualiza abilitățile sau pot învăța altele noi. Elaborați un calendar de date pentru formare și orientare. Informați voluntari dacă trebuie să semneze o declarație de confidențialitate. În caz contrar, revizuiți declarația împreună cu aceștia, răspundeți la orice întrebare și explicați motivul pentru declarație. În timpul orientărilor voluntare, revizuiți cu atenție manualul de voluntariat și acordați timp voluntarilor posibilitatea de a pune întrebări. (Este întotdeauna plăcut să ai răcoritoare simple în orientările voluntarilor.)
Descrieți procesul de depistare a voluntarilor. Lăsați-i să știe dacă au nevoie de o verificare de fond, dacă poziția voluntară pe care o aleg are licențe speciale, riscuri, clearanțe medicale, teste TB, insigne și așa mai departe. Dacă se așteaptă să conducă agenția, să explice ce tip de asigurare trebuie să aibă pentru a face acest lucru sau orice asigurare suplimentară pe care ar trebui să o lucreze ca voluntar pentru agenția dvs.Explicați toate problemele de răspundere și aveți derogări de la semnare dacă aveți poziții de voluntariat cu risc ridicat. Voluntarii trebuie să cunoască riscurile anumitor oportunități de voluntariat. Asigurați-vă că includeți formularele de renunțare și că în timpul orientării explicați rațiunea pentru ele și dați voluntarilor posibilitatea de a semna aceste formulare. Acest proces va proteja agenția în caz de accident.
Explicați modul în care voluntarii se califică pentru premii. Dacă agenția are un program de recunoaștere, schiță când este ținută, modul în care agenția recunoaște voluntari, dacă este vorba despre un eveniment de gală, prânz sau ceremonia de premiere specială, precum și codul de îmbrăcăminte pentru eveniment. Dacă evenimentul de recunoaștere a voluntarilor reprezintă o ocazie specială pentru voluntari, descrie-le astfel încât să înțeleagă că personalul agenției devine "voluntarii" pentru acest eveniment, iar voluntarii devin oaspeții.
