Fondurile de bani în numerar sunt utilizate în cadrul organizațiilor pentru a acoperi cheltuieli minore, cum ar fi cantități mici de materiale de birou, poștale, cheltuieli de parcare pentru vizitatori sau tarifele de taxi. Fondurile de bani mici sunt adesea păstrate ca bani la locul de muncă. Datorită naturii lichide a unui cont de numerar mic, există un set diferit de riscuri pentru fondurile de bani mici față de alte fonduri din cadrul unei organizații.
Imprumuturi personale
Un angajat care are acces la fondul de numerar mic poate considera că este acceptabil să folosească fondul ca pe o resursă de împrumut personal pe termen scurt, luând bani din fond pentru a plăti facturi sau pentru a acoperi alte cheltuieli personale până când devine plătit. Astfel de tranzacții nu sunt înregistrate și ar putea duce la furtul direct al fondurilor de bani mici. Cel puțin, fondurile nu sunt disponibile pentru utilizări legitime pe perioada "împrumutului" angajatului.
Verificați încasarea
Atunci când un fond de numerar mic este adăpostit într-un cont bancar, un angajat care are acces la cont poate încerca să plătească cecuri personale împotriva contului. Băncile pot avea politici care să prevină recuperarea cecurilor personale, însă riscul ca un angajat să plătească un cec care nu dispune de fonduri suficiente. Când cecul rău revine, fondurile sunt scoase din fondul de numerar mic, provocând complicații până când situația este rectificată.
Fișa de cheltuieli
Deoarece un fond de numerar micșorează procedurile obișnuite de raportare a cheltuielilor în cadrul unei organizații, crește riscul de deturnare a fondurilor de bani mici. Menținerea registrelor sau înregistrarea plăților de numerar mici cu fondul crește și mai mult riscul de deturnare. Evidența plăților în numerar mic nu ar trebui să fie păstrată cu numerar și nu ar trebui menținută de nimeni cu acces la fondul de numerar mic. O altă cheltuială de înregistrare a partidului ajută la prevenirea abuzului asupra fondului.
Acces neautorizat
Fondurile de numerar dăunătoare sunt active lichide, astfel că accesul la acești bani ar trebui să fie limitat la o singură persoană pentru a evita mai mulți custozi care se pot învinovăți reciproc pentru fondurile lipsă. Proprietarul unic al fondurilor de bani mici trebuie să fie responsabil pentru păstrarea banilor într-un loc sigur. Caseta în care se află banii trebuie să aibă o încuietoare - sertarul unui casier este o opțiune sensibilă - pentru a împiedica accesul neautorizat. Pentru a asigura în continuare fondul de numerar mic, caseta ar trebui să fie păstrată într-o locație sigură, cum ar fi un dulap încuiat, sertar de birou sau un seif în care are acces doar custodia fondului de numerar mic.
