Un fond de numerar mic reprezintă sume mici de numerar pe care o afacere o rezervă pentru cheltuieli comune, cum ar fi consumabile de birou, poștale datorate prin corespondență sau cheltuieli cu combustibilul. Este un fond alocat pentru plata cheltuielilor pentru care compania nu scrie un cec sau o cumpărătură în cont. De asemenea, cunoscut sub numele de "fond de amortizare", este completat exact în suma pe care o cheltuiește. Soldul fondului ar trebui să fie întotdeauna egal cu suma stabilită pentru fond.
Scrieți intrarea în jurnal atunci când este înființat fondul de numerar mic. Să presupunem că librăria locală a stabilit că banii de 100 de dolari ar trebui să fie păstrați la îndemână pentru diverse cheltuieli. Pentru această tranzacție trebuie înregistrat un jurnal cu două linii: Linia 1: Petty Cash: Debit: 100.00; Linia 2: Numerar: Credit: 100,00; După cum indică intrarea, până acum nu s-au cheltuit fonduri pentru diverse cheltuieli.
Înregistrați intrarea în jurnal pentru diverse cheltuieli și completați fondul de numerar mic. Să presupunem că, reutilizând exemplul de la Pasul 1, librăria a cheltuit 25 de dolari pentru gaz, 12,50 de dolari pentru consumabile de birou, 28 de dolari pentru mese și 11,50 pentru poștale. Următoarele intrări trebuie înregistrate la rubrica "Cheltuieli de la micii bani": Linia 3: Cheltuieli de la Petty Cash Line 4: Gaze: Debit: 25.00; Linia 5: Consumabile de birou: Debit: 12.50; Linia 6: Mesele: Debit: 28.00; Linia 7: Poștale: Debit: 11.50; Linia 8: Numerar: Credit: 77.00; Scăpați banii din fond cu achizițiile. Prin urmare, bunurile achiziționate, linia 4 până la linia 7, sunt debitate, iar suma totală în numerar epuizată este creditată pe linia 8. Încasarea pentru cheltuieli în acest exemplu este de 77 USD. Prin urmare, în sertarul de numerar mic trebuie să se adauge bani în valoare de 77 USD pentru a umple fondul.
Efectuați ajustări pentru numerar scurt și peste. Deși se iau măsuri atente pentru a asigura gestionarea internă a numerarului, apar erori. Mai ales atunci când se manipulează numerar mic și schimbare, suma nu este întotdeauna egală cu părțile sale. Dacă suma de 21 $ este suma rămasă în sertarul de numerar mic, dar încasările adaugă doar până la 77 $, suma rămasă în sertar și încasările se adaugă până la 98 $; lipsa de 2 USD de la primul fond de numerar stabilit de 100 de dolari este denumită numerar scurt și peste. Acum, intrarea în jurnal va arăta după cum urmează: Linia 3: Cheltuieli de la Petty Cash Line 4: Gaze: Debit: 25.00; Linia 5: Consumabile de birou: Debit: 12.50; Linia 6: Mesele: Debit: 28.00; Linia 7: Poștale: Debit: 11.50; Linia 8: Scurtă și sumă în numerar: Debit: 2,00; Linia 9: Numerar: Credit: 79.00; În acest caz, numerarul de $ 79 trebuie să fie adăugat la sertarul de numerar mic pentru a reface fondul.
