Într-o zi și vârstă a tehnologiei, procesele de redundanță, terabytes, gigabytes și copiile duplicate ale informațiilor, managementul înregistrărilor este o practică banală, dar critică, pe care toate organizațiile ar trebui să o anuleze. Din ce în ce mai des, abordarea menținerii fișierelor de date devine pâinea și untul de luare a deciziilor de afaceri bune.
Ce implică gestionarea înregistrărilor
Gestionarea înregistrărilor implică mai multe domenii de colectare, stocare și, eventual, distrugere adecvată a datelor. Știința este împărțită în mai multe categorii: intrare și colectare, stocare, redundanță și backup, și reducere. Intrarea și colectarea stabilesc protocoale pentru ca angajații să urmeze modul în care sunt create datele și sistemul de arhivare pe care ar trebui să-l urmeze pentru o preluare ușoară mai târziu. De asemenea, specifică ce trebuie păstrat și ce nu ar trebui. Depozitarea poate implica atît fișierele tipărite, cît și fișierele electronice și stabilește parametrii privind ce mijloace de stocare sunt permise și ce nu sunt (adică discurile hard-versus folderele de hârtie față de rețele sau unitățile flash). Redundanța și salvarea implică menținerea copiilor de siguranță a informațiilor importante în caz de dezastru. În final, reducerea specifică metodele admise pentru distrugerea și eliminarea datelor din sistemele de afaceri.
Asistență statistică pentru luarea deciziilor
Gestionarea înregistrărilor permite colectarea ușoară a statisticilor. O mare parte a deciziilor de afaceri se bazează pe analiza tendințelor. Analiza tendințelor este dezvoltată și construită pe baza identificării tiparelor de informații și date și a concluzionării comportamentului acestor modele. Cu cât gestionarea informației este mai bună, cu atât este mai bună tendința de analiză și cunoștințele legate de afaceri.
Evitarea pierderii informațiilor
O altă componentă cheie a gestionării înregistrărilor este prevenirea pierderii datelor. Se poate întâmpla foarte ușor: se șterge un fișier, folderul greșit este fragmentat, un angajat rău iese din clădire cu date sensibile.
Gestionarea înregistrărilor asigură existența unor procese preventive pentru a organiza și a arhiva informații într-o manieră protejată. Apoi, redundanțele sunt puse în joc, cum ar fi sistemele de rezervă și mai multe depozite de copii, astfel încât, dacă un sistem de fișiere este distrus, acesta poate fi rapid înlocuit cu o copie recentă. În cele din urmă, măsurile de securitate ajută la capturarea înregistrărilor care sunt manipulate și care pot pune în pericol bunăstarea și interesele unei companii.
Beneficiile organizaționale
Managementul înregistrărilor îmbunătățește eficiența. Datele se găsesc mai repede, mai ușor, iar luarea deciziilor este îmbunătățită prin analiza imediată și regăsirea informațiilor. Îmbunătățirea înregistrării reduce pierderile de resurse. Mai puțin spațiu pentru hârtie și spațiu de stocare este utilizat atunci când se respectă protocoalele corespunzătoare. Distrugerea accidentală și pierderile permanente sunt evitate atunci când gestionarea corectă a înregistrărilor asigură existența copiilor de rezervă recente. Gestionarea înregistrărilor menține, de asemenea, un traseu de hârtie pentru a ajuta la apărarea acțiunilor companiei în timpul litigiilor. În cele din urmă, gestionarea înregistrărilor ajută la menținerea unei bune organizări atunci când se ocupă, răspund și servesc clienților sau proiectelor. Prin păstrarea unui sistem organizat de colectare a informațiilor, date și informații valoroase pot fi recuperate atunci când sunt necesare pentru un client sau proiect.
Externalizarea ca opțiune
Multe companii doresc să rămână dedicate specialităților lor de bază și nu doresc să fie atât de deranjate de menținerea sistemelor de date. În astfel de situații, poate fi foarte benefic să utilizați un partener sau un furnizor pentru a menține și a proiecta managementul înregistrărilor astfel încât compania clientului să se poată concentra doar asupra activității lor principale. Administrația se reduce doar la plata unui serviciu care asigură că informațiile stocate sunt colectate și întreținute, deoarece clientul are nevoie de ele pentru luarea deciziilor. Multe companii mai mari s-au mutat în această direcție pentru a fi mai eficiente, uneori externalizând doar servicii de backup, iar altele transformând sistemele de înregistrări întregi către furnizori pentru o mai bună gestionare.
