Apelurile de conferință sunt unul dintre modurile în care directorii și angajații se adună pentru a discuta despre afaceri. Indiferent dacă sunt în același oraș sau împrăștiate în întreaga lume, apelurile de conferință fac posibilă aducerea tuturor într-o singură cameră, în timp real. Există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a vă asigura o conferință productivă și informativă.
Agendă
După ce ați stabilit data și ora pentru conferința dvs., trebuie să luați pașii corespunzători pentru a vă pregăti pentru întâlnire. Dacă sunteți liderul conferinței, completați o agendă pentru apelul dvs. de conferință și distribuiți-o participanților, cu mult înainte de data planificată. Agenda dvs. de întâlnire trebuie să includă data și ora. Este o idee bună să includeți fusul orar în agenda dvs. pentru persoanele care ar putea fi în afara locației dvs. Agenda ar trebui să includă, de asemenea, ora de începere și sfârșitul întâlnirii și o scurtă descriere a fiecărui subiect în ordinea priorității, împreună cu numele persoanelor responsabile și timpul propus alocării pentru fiecare subiect. Dacă conferința necesită pregătire înainte de ședința, listați în mod clar aceste cerințe din ordinea de zi.
Conferinţă
Testați-vă liniile pentru a vă asigura că aveți o conexiune activă și clară. Dacă utilizați un telefon fără fir, asigurați-vă că telefonul este complet încărcat înainte de întâlnire. Sosiți la conferință cu cel puțin cinci minute în avans.
Dacă sunteți participant, veți primi un număr de conferință de la conducătorul dvs. Apelați linia de conferințe. Vi se va solicita să introduceți numărul conferinței. După ce ați introdus numărul, vi se va cere să vă spuneți numele. În mod clar, precizați numele și prenumele. Este posibil să vi se solicite să apăsați tasta lire (#). Odată ce ați finalizat acest proces, sistemul vă va spune că vă alăturați conferinței și vă sfătuiți câte persoane participă în prezent. Dacă ați ajuns în fața conducătorului, veți fi plasat într-un mod de așteptare până când liderul va sosi.
introduceri
Ascultă înainte de a vorbi. Dacă liderul a sosit dar nu a început încă întâlnirea, este posibil să auziți o conversație subtilă laterală. Într-o voce plăcută, salutați-vă și vă prezentați. Puneți telefonul în mute până la începerea întâlnirii. Dacă nu aveți un buton de întrerupere, utilizați funcțiile de mutare furnizate de linia de conferințe.
Când începe întâlnirea, liderul dvs. va lua apel în rolă. Când liderul vă cheamă numele, recunoașteți-vă prezența într-o manieră clară și profesională, cum ar fi "Da, sunt aici" sau "Bună ziua. Conducătorul vă poate solicita să vă identificați pe scurt celorlalți participanți. Dacă da, specificați-vă numele și dați o prezentare de ansamblu de 20 până la 25 de secunde a locului de muncă în funcție de apel. Rămâi scurt, vorbi clar și rămâne profesional.
