Adesea în afaceri este necesar să se trimită un comunicat important companiei către un grup de persoane, informându-i despre schimbări sau revizuiri ale politicilor și procedurilor companiei. Dacă acești oameni aparțin unui grup formal, există o serie de opțiuni pentru a le adresa o scrisoare.
Adresați-vă unui grup într-o scrisoare
Utilizați numele oficial desemnat pentru grup dacă grupul este organizat și recunoscut oficial prin acest nume. Dacă grupul este Fiicele Revoluției Americane, de exemplu, este perfect corect să adresați scrisoarea grupului folosind "Dragi fiice ale Revoluției Americane". Acesta este cel mai formal mod de a recunoaște informațiile din scrisoare este pentru consumul întregului grup. Cu toate acestea, este îndoielnic faptul că scrisoarea însăși va fi împărtășită cu grupul în ansamblul său, ci cu ofițerii și managerii acestuia.
Este, de asemenea, acceptabil să se adreseze grupului prin titlul colectiv, renunțând la desemnarea "Dragă". Puteți începe o scrisoare cu "Pentru toți managerii de cont" sau cu "Supervizori pentru schimbarea nocturnă".
În cazul în care grupul este unul în care doriți să adresați o persoană a cărei titlu și nume sunt necunoscute, este indicat să folosiți mesajul "Către cine poate fi îngrijorat". În timp ce această frază presupune că este destinată unui individ, este adecvate pentru a fi utilizate atunci când se adresează unui grup. Această salutare, în timp ce este corectă și adecvată, nu are autoritatea care provine din abordarea unei scrisori importante cu numele și titlul persoanei de contact corecte.
Utilizați o denumire simplă, cum ar fi "Distribuție" sau chiar "Vedeți distribuția", în câmpul "To" al unui memoriu de afaceri, mai ales dacă litera este una internă. Numele tuturor persoanelor din lista de distribuție ar trebui să fie complet dezvăluite în scrisoare, de obicei ca parte a secțiunii subsolului. Această listă poate fi organizată în ordine alfabetică sau după ierarhia organizației, cu numele principalilor manageri enumerați mai întâi în ordine de rang, urmată de o listă alfabetică a tuturor subordonaților.
Listați numele, titlurile și adresele tuturor părților interesate dacă grupul este mic și nu este conectat prin asociere cu o singură companie. Această metodă este una de conveniență pentru destinatarii scrisorii, cărora li se oferă un ghid de referință la îndemână tuturor părților într-un singur comunicat.
