Funcțiile de contabilitate de bază nu sunt doar abilități de viață importante; acestea sunt esențiale pentru gestionarea corectă a unei afaceri. Îngrijirea evidenței contabile este esențială pentru asigurarea conformității, fiind capabilă să ilustreze creșterea și progresul în timp și să fie responsabilă față de investitorii companiei sau instituțiile de creditare. Este întotdeauna important să știți cât de mulți bani au fost cheltuiți, pentru ce și când. Având aceste informații la îndemână și stocate într-un mod organizat, este ușor ca companiile și grupurile să știe ce lucrează financiar și care ar putea fi necesar să se schimbe pentru a asigura o îmbunătățire în viitor.
Prezentare generală a funcțiilor de contabilitate
Cele trei funcții majore ale contabilității sunt:
- Colectarea și stocarea datelor privind activitățile financiare ale unei companii. Informațiile sunt colectate din documentele sursă, înregistrate mai întâi în reviste, apoi postate în registre, fie manual, fie cu software-ul contabil.
- Furnizarea de informații care pot fi utilizate pentru rapoartele manageriale, situațiile financiare, planificarea strategică și luarea deciziilor.
- Furnizarea de controale care să înregistreze și să proceseze în mod eficient, eficient și precis datele.
Rolul contabilității în afaceri
Contabilitatea joacă un rol esențial în afaceri. Înregistrarea exhaustivă asigură posibilitatea de a furniza rapoarte financiare exacte, care pot fi necesare în timpul unui audit, pentru rapoartele trimestriale adresate investitorilor sau instituțiilor de creditare. Totul din depunerea anuală sau trimestrială a impozitelor la audituri și cereri de credit va necesita, probabil, situații financiare detaliate. Numai prin menținerea unor înregistrări contabile atente, aceste informații pot fi disponibile imediat atunci când este necesar.
Capacitatea de a analiza aspectele legate de sănătatea financiară a unei afaceri, cum ar fi fluxul de numerar, profitabilitatea și împrumuturile restante, reprezintă o parte esențială a administrării unei companii. Cu aceste informații în mana, managerii sau proprietarii pot determina ce funcționează pentru afacerea lor și ce nu este, precum și domeniile în care ar putea lucra pentru a îmbunătăți sănătatea financiară globală a companiei.
Un tip special de contabilitate numit contabilitate de management este deosebit de util pentru liderii companiilor. Pentru contabilitatea de gestiune, contabilii sunt însărcinați în special cu pregătirea rapoartelor financiare care vor ajuta managerii să ia decizii importante pentru a ghida viitorul companiei. Acest lucru diferă de contabilitatea financiară prin faptul că contabilii de gestiune oferă îndrumări cu privire la modul de desfășurare a unei afaceri. Pe de altă parte, contabilii financiari oferă rapoarte care indică cât de bine funcționează afacerea. În ansamblu, atât managerii, cât și contabilii financiari respectă aceleași reguli de aur și trebuie să respecte aceleași standarde industriale și principiile contabile generale.
Care sunt funcțiile majore ale unui contabil
Dacă sunteți interesat de o carieră în domeniul contabilității, s-ar putea să vă întrebați care sunt funcțiile majore ale unui contabil? Contabilii sunt esențiali pentru întreprinderile de toate mărimile și tipurile, deoarece sunt responsabili pentru colectarea, acuratețea, înregistrarea, analiza și raportarea informațiilor financiare ale unei companii. Uneori, contabili servesc într-un rol în mare parte administrativ, luând informații din documente financiare și introducându-le în reviste sau software-ul contabil. În alte cazuri, contabilii servesc drept consilieri ai companiei, analizând înregistrările financiare și sugerând abordări pe care afacerea ar putea să le ia pentru a economisi bani sau pentru a încuraja creșterea economică. Firmele mai mari pot avea departamente contabile întregi, angajații care îndeplinesc fiecare dintre aceste roluri. În unele cazuri, companiile mici își pot externaliza contabilii. Acest lucru este posibil deoarece regulile de bază ale contabilității nu variază de la industrie la industrie sau în rândul companiilor.
Indiferent de afacere, contabilii sunt, de obicei, însărcinați cu colectarea, organizarea și întreținerea înregistrărilor financiare ale companiei. O parte importantă a acestei sarcini este să se asigure că înregistrările sunt compilate în limitele legii și reglementărilor din industrie. Pentru companiile cu multe sucursale și contabili în fiecare, este, de asemenea, obligația contabilului să se asigure că sunt respectate și sistemele și standardele organizaționale de contabilitate corporativă. Este important, din motive de consecvență, ca întreaga companie să își păstreze înregistrările în același mod.
Contabilii pot fi obligați să pregătească formularele fiscale trimestrial sau anual, în funcție de nevoile afacerii. În funcție de dimensiunea companiei, cineva din acest rol poate lua și funcțiile de resurse umane și se ocupă cu distribuirea documentelor fiscale de la sfârșitul anului angajaților. Multe departamente de contabilitate sunt, de asemenea, responsabile pentru pregătirea salariilor personalului.
Dacă o companie utilizează contabilii publici autorizați externi, profesioniștii fiscali sau consilierii financiari, este posibil ca rolul contabilului companiei să intervină cu acești contractanți. Contabilul de personal poate să țină înregistrări suplimentare, să organizeze situațiile financiare necesare înainte de reuniuni sau să acționeze în calitate de reprezentant al companiei în cadrul întâlnirilor cu antreprenorii. Contabilii contribuie, de asemenea, la luarea deciziilor financiare importante.
Regulile de aur ale contabilității
Fiecare curs de contabilitate va cere elevilor să răspundă la întrebarea de bază, care sunt regulile de aur ale contabilității? Există trei principii majore învățate și considerate a fi regulile de aur. Aceasta înseamnă că acestea sunt coerente între companii și industrii. Ele nu se schimbă, indiferent de specificul unei afaceri.
Pentru a înțelege regulile de aur ale contabilității, trebuie să înțelegeți mai întâi sistemul de evidență contabilă dublă. Fiecare tranzacție financiară va avea, prin acest sistem, de la caz la caz, cel puțin două conturi din planul de conturi. De exemplu, dacă un client plătește pentru o comandă mare de tricouri care costă 1.000 $, ați debita categoria de venit cu 1.000 $. Cu toate acestea, suma anterior exigibilă pentru cămăși ar fi fost inclusă și în conturi de încasat. Prin urmare, un contabil ar trebui să crediteze această categorie cu 1.000 de dolari.
Prima regulă de contabilitate de aur respectă acest principiu și afirmă că întotdeauna debitați receptorul și acordați creditorul în orice tranzacție.Acest lucru este valabil în cazul conturilor personale, care pot fi definite ca conturi referitoare la o persoană fizică, o companie sau o instituție. Prin urmărirea consecventă a acestui principiu, trebuie să faceți întotdeauna două intrări pentru fiecare tranzacție financiară.
A doua regula de aur a contabilității prevede că trebuie să debitați ceea ce se întâmplă și să crediți ce se întâmplă. Aceasta este, în esență, aceeași ca și regula numărul unu, dar nu este utilizată pentru conturile personale. În schimb, această regulă este valabilă în cazul conturilor reale care încep cu un sold debit. Conturile reale reprezintă conturi ale bilanțului, inclusiv active ca numerar, conturi de încasat și clădiri, conturi de răspundere, cum ar fi conturile plătibile și salariile de plătit și conturile de capitaluri proprii ale acționarilor, cum ar fi acțiunile comune și câștigurile încasate. Astfel, în exemplul anterior, contabilul va debita numerarul primit. Dacă, pe de altă parte, compania a cheltuit bani pentru achiziționarea de bunuri, această operațiune ar fi reprezentată ca un credit pentru companie.
A treia regulă de contabilitate de aur se aplică conturilor nominale, cum ar fi cele care implică capital. Acestea pot include orice legătură cu veniturile și cheltuielile, cum ar fi chiria plătită, reducerile, datoriile neplătite și comisioanele. A treia regulă prevede că trebuie să debitați toate cheltuielile și pierderile și să creditați toate veniturile și câștigurile.
Bazele contabilității
Dacă speră să înveți despre contabilitate sau dacă doriți să înființați un sistem de contabilitate de bază pentru afacerea dvs. mică, există câteva lucruri esențiale pe care trebuie să vă familiarizați. În mod tradițional, evidența financiară a fost făcută manual. Cartea utilizată pentru a urmări tranzacțiile financiare este numită jurnal. Astăzi, puteți prefera să utilizați software-ul contabil, dar termenul "jurnal" apare frecvent, chiar și în contabilitatea electronică. În plus, principiile de bază sunt aceleași.
O tranzacție este un eveniment financiar care trebuie documentat. Urmăriți suma tranzacției împreună cu data la care a avut loc, o descriere și contul pe care îl debitează sau îl creditați.
Uneori, o afacere poate utiliza mai multe jurnale pentru a urmări tranzacțiile legate de diferite conturi. De exemplu, un jurnal de încasări de numerar poate fi utilizat pentru a vă organiza lista de bani care vin, în timp ce un jurnal de plăți de numerar poate fi folosit pentru a înregistra fondurile ieșite. Un jurnal de plăți în numerar este identic cu un registru al cecurilor de cecuri.
Pentru a vă pregăti pentru un audit potențial și pentru a vă păstra cărți curate, trebuie să utilizați întotdeauna un cont de control separat sau un card de credit separat pentru tranzacțiile comerciale. Amestecarea conturilor personale și corporative nu numai că face evidența mai complicată, dar poate și să ridice steaguri roșii în timpul unui audit.
Contabilitatea se bazează pe o schemă de conturi pentru cadrul său. Această listă de categorii de venituri și cheltuieli include, de exemplu, activele, pasivele, capitalul propriu, veniturile, costul bunurilor vândute (nu se aplică unei companii de servicii) și cheltuielile de funcționare. Alte conturi de venituri și cheltuieli se adaugă după cum este necesar.
La urmărirea tranzacțiilor financiare, fiecare tranzacție trebuie clasificată în funcție de tipul acesteia. Situațiile financiare includ, de obicei, numai suma totală a fiecărei categorii de cont, mai degrabă decât tranzacțiile individuale. Un raport financiar lunar, trimestrial sau anual, cum ar fi bilanțul, include, de exemplu, totalul activelor, datoriile totale și capitalurile proprii rezultate.
La întocmirea situațiilor financiare, statul societății este reprezentat într-un bilanț. Este ca un instantaneu al sănătății financiare a unei companii la un moment dat. Activele sunt elemente corporale sau necorporale aflate în posesia afacerii, cum ar fi numerarul, conturile de încasat (banii datorați întreprinderii de către clienți), investițiile, clădirile, terenurile, echipamentele sau alte bunuri. Pe de altă parte, pasivele sunt ceea ce compania datorează altora, cum ar fi împrumuturi, facturi cu carduri de credit sau credite ipotecare. Capitalul sau capitalul, a treia categorie dintr-un bilanț reflectă investițiile societății în afaceri și orice profit sau pierderi pentru afacere de la începutul acesteia. Cele trei categorii trebuie să fie echilibrate, astfel încât activele trebuie să fie egale cu capitalul proprietarului, plus pasivele.
Alte categorii contabile nu sunt de obicei incluse în raportarea pe scară largă. Cu toate acestea, venitul, costul bunurilor vândute și cheltuielile de exploatare sunt înregistrate în registrul general al întreprinderii, care constă în soldul fiecărui cont urmărit de companie. Veniturile sau veniturile sunt fondurile obținute de întreprindere din vânzarea de bunuri sau servicii. În cazul în care societatea produce produse mai degrabă decât vinde servicii, costul produsului este înregistrat și este cunoscut ca costul bunurilor vândute. Cheltuielile de exploatare, costurile de exploatare a afacerii de la zi la zi, sunt, de asemenea, înregistrate și includ utilități cum ar fi căldură și hidro pentru birou, servicii de internet sau chirie, printre altele.
În plus față de bilanț, situația veniturilor sau a contului de profit și pierdere este o situație financiară esențială care prezintă venituri minus cheltuieli cu venitul sau pierderea netă rezultată.
Este vital să aveți un contabil calificat, indiferent de tipul afacerii în care vă aflați sau din ce industrie. De la aspecte de conformitate și de reglementare până la îndrumare zilnică și pe termen lung, contabilii analizează cele mai complicate aspecte financiare ale unei afaceri și oferă sfaturi importante. Contabilii vă pot spune ce se întâmplă în afacerea dvs. și vă avertizează asupra a ceea ce trebuie schimbat pentru a vă asigura o creștere maximă. Toate companiile trebuie să acorde prioritate contabilității, indiferent dacă au un singur angajat dedicat, un antreprenor sau o întreagă echipă de contabili de conducere și financiari.
