Corespondența de afaceri este de obicei succintă și bine organizată, gândurile scriitorului fiind prezentate suficient de concis pentru a se potrivi pe o singură pagină. Cu toate acestea, există momente în care mesajul pe care trebuie să-l transmiteți necesită două pagini. Formatarea corectă a celei de-a doua pagini a scrisorii dvs. de afaceri vă asigură că cititorul nu va trece cu vederea gândurile dvs. finale.
Formatarea antetului pentru a doua pagină
Formatul de antet al paginii pe care îl alegeți depinde de dvs., dar ar trebui să includă întotdeauna cel puțin numele complet al persoanei căreia i se scrie scrisoarea. Antetul de a doua pagină poate include și numărul paginii și data literei.
Unii scriitori preferă să utilizeze o singură linie pe a doua pagină a scrisorii lor de afaceri. Acest lucru este cunoscut sub numele de format orizontal. De exemplu, tastați numele destinatarului pe marginea din stânga, centralizați numărul paginii și tastați data justificată la marginea dreaptă. Folosind acest format, aproape pare să creați trei coloane.
O altă modalitate de a formata cea de-a doua pagină este să utilizați formatul blocului, adică să introduceți numele destinatarului pe linia de sus sub marginea de un inch și apoi să introduceți numărul paginii pe următoarea linie și data pe a treia linie. De exemplu:
D-le Davey Jones
Pagina 2
1 octombrie 2018
În loc să utilizați marginea justificată pe dreapta, pur și simplu treceți în jurul centrului paginii aproape la marginea dreaptă. Când cititorii se uită la a doua pagină, primul lucru pe care îl văd este numele, numărul paginii și data. În acest fel, dacă alegeți să efectuați o capsare a primei și a celei de-a doua pagini, zona de capsare nu acoperă poziția de pe a doua pagină.
Odată ce ați făcut titlul, ar trebui să lăsați trei linii goale înainte de a include restul scrisorii dvs. de afaceri. Asigurați-vă că aveți suficient text pentru a justifica oa doua pagină. Dacă aveți doar o linie suplimentară sau două, încercați să vă tăiați scrisoarea pentru a se potrivi pe o singură pagină. De asemenea, asigurați-vă că nu începeți a doua pagină a scrisorii dvs. în mijlocul unei propoziții. Când este posibil, începeți un nou paragraf pe a doua pagină, astfel încât scrisoarea să curgă mai bine.
Crearea marjei de a doua pagină
Dacă aveți o scrisoare de afaceri în două pagini, vă recomandăm să strângeți împreună cele două pagini. Cu toate acestea, este acceptabil dacă îndoiți pur și simplu cele două pagini ale scrisorii dvs., astfel încât acestea să se potrivească în plic. Dacă capsați paginile, cititorul, evident, știe că mesajul dvs. este mai mult decât conținutul de pe prima pagină. Cu toate acestea, dacă alegeți să nu fiți capsate, asigurați-vă că începeți formatarea suficient de jos din marginea superioară a celei de-a doua pagini, astfel încât cititorul să realizeze că a doua pagină este la fel de importantă ca prima. O margine de 1 inci din partea de sus a paginii este obișnuită. Aici veți începe rubrica a doua pagină.
Obțineți dreptul de informare al destinatarului
Întrucât a doua pagină a scrisorii dvs. de afaceri conține numele destinatarului, este esențial să aveți numele corect al adresei în prima pagină a scrisorii, urmat de titlul corect și adresa de corespondență. Pe prima pagină a scrisorii dvs. de afaceri, informațiile destinatarului urmează data și adresa dvs. de întoarcere.
Dacă nu sunteți sigur de ortografia informațiilor destinatarului, verificați site-ul web al companiei sau sunați la secretarul companiei sau la recepționer. Nu riscați să vă stânjeniți și, eventual, să ofensați destinatarul utilizând informații incorecte sau învechite.