Dacă scrierea unei scrisori de afaceri pare descurajantă, poate fi util să știți că toate scrisorile de afaceri ar trebui să urmeze un șablon de bază. Șablonul poate fi utilizat doar pentru orice situație de afaceri și poate fi folosit și în e-mail.
Data
Începeți scrisoarea dvs. scriind întreaga dată a scrisorii dvs., de aproximativ doi centimetri, de sus în partea stângă a hârtiei. În Statele Unite, datele sunt întotdeauna scrise ca lună, data și anul: 23 aprilie 2009.
Adrese și salutări
Trageți în jos cu o linie de la dată și plasați adresa dvs. de pe o singură linie, orașul, statul și codul poștal pe linia următoare și adresa dvs. de e-mail pe a treia linie. Trageți încă două linii și introduceți numele destinatarului pe prima linie, titlul ei pe următoarea linie de sub ea, numele companiei pe linia a treia, adresa străzii companiei de mai jos și orașul, statul și codul postal al companiei sale sub. Începeți scrisoarea dvs. cu "Dragă" și fie doamna sau domnul și numele persoanei, dacă nu știți că persoana utilizează un alt onorabil, cum ar fi Dr. sau Rev., urmat de un colon. Începutul scrisorii dvs., sub această dată, va arăta astfel:
123 Stradă Yourtown, ST 12345 [email protected]
Doamna Clara Wills Directorul Resurselor Umane 456 Company Company Road, ST 67890
Dragă doamnă Wills:
Corp
Pentru corpul scrisorii dvs., faceți fiecare paragraf la stânga justificată (chiar și cu marginea din stânga) și lăsați o linie între paragrafe. Scrisul dvs. în corpul scrisorii trebuie să fie profesionist și la un punct: să menționați cu claritate natura scrisorii, motivele pentru care o trimiteți și ceea ce sperați să câștigi ca răspuns la scrisoare. Separați fiecare idee din literă într-un paragraf separat. Dacă aveți mai multe solicitări sau scopuri pentru scrisoarea dvs., menționați-le pe ambele în paragraful introductiv și apoi tratați-le pe fiecare pe deplin, dar separat, în paragrafele următoare. Evitați utilizarea acronimelor sau abrevierilor deoarece acestea pot provoca confuzie: Explicați exact ceea ce vorbiți. Utilizați gramatica și ortografia corectă și Verificați întotdeauna Verificați-vă scrisoarea înainte de a o trimite.
Închidere
Terminați scrisoarea dvs. de afaceri cu "Cu stimă" sau "Cu stimă". Puneți patru spații într-o scrisoare tipărită și puneți-vă numele complet. Înscrieți-vă în spațiul dintre închidere și numele dvs. Într-un e-mail, puneți-vă numele pe următoarea linie după închidere.
