Schimbările de scrisori sunt greu de scris, deoarece schimbarea nu favorizează clientul sau angajatul, chiar dacă este necesar. Schimbările de scrisori, precum orice scrisori care transmit știri negative, necesită o pregătire și o analiză atentă. Dacă scrieți scrisoarea cu atenție, aceasta poate explica raționamentul pentru schimbare și păstrează încă bunăvoința clienților sau a angajaților.
Utilizați antetul companiei dvs. Deoarece această scrisoare este o notificare legală a unei schimbări de politică, ar trebui să pară oficială și formală.
Introduceți data completă. Săriți un spațiu de linie.
Introduceți numele, organizația și adresa destinatarului. Dacă această scrisoare este o trimitere în masă către toți angajații sau toți clienții, puteți fie să omiteți numele și adresa, fie să folosiți funcția de îmbinare a corespondenței în programul dvs. de procesare a cuvintelor pentru a insera automat numele și adresa pentru fiecare literă. Treci peste alt spațiu de linie.
Introduceți "Stimate d-le / Nume (nume)" urmat de un colon. Dacă aceasta este o scrisoare de masă, folosiți o salutură generică, cum ar fi "Stimate Client Valoare" sau "Stimate Angajat". Treci peste alt spațiu de linie.
Începeți această scrisoare explicând problema care a dus la modificarea politicii. Utilizați orice fapte sau statistici care vă vor ajuta să convingeți destinatarul. Întotdeauna discutați problema mai întâi într-un mesaj negativ - dacă destinatarul înțelege problema, va fi mai probabil să accepte soluția.
Explicați schimbarea politicii în limbaj specific, clar. Explicați când noua politică va intra în vigoare, consecințele nerespectării politicii și toate detaliile pe care angajatul sau clientul vor trebui să le efectueze.
Mulțumiți clientului sau angajatului pentru timpul și colaborarea acestuia. Oferiți-i informațiile de contact pentru a fi folosite dacă are întrebări legate de politică.
Tastați "Cu stimă" și săriți peste trei spații de linie. Introduceți numele complet și titlul. Semnați numele dvs. deasupra numelui dvs. tastat.
Faceți o copie a scrisorii pentru înregistrările dvs. și furnizați o altă copie pentru departamentul juridic. Trimiteți scrisorile originale. Dacă modificarea politicii este importantă sau rezultă dintr-o modificare a unei legi, trimiteți scrisorile prin poștă certificată, astfel încât să aveți o evidență a momentului în care fiecare destinatar a primit scrisoarea.
sfaturi
-
Mențineți scrisoarea scurtă și politicoasă. Nu explicați prea mult știrile negative, care ar putea crea lacune involuntare în schimbarea politicilor.
