Comunicările bune cu furnizorii companiei dvs. sunt esențiale pentru menținerea unui lanț de aprovizionare eficient. Când afacerea dvs. se relocalizează, doriți să vă asigurați că toți furnizorii dvs. sunt notificați și au timp să actualizeze informațiile de contact și de expediere. O scrisoare de schimbare a adresei nu este dificil de pregătit, dar trebuie să faceți un pic de planificare. Evitați să lăsați această sarcină până în ultima clipă.
Compilați o listă cuprinzătoare de corespondență a furnizorilor companiei dvs. Începeți să faceți lista cu cel puțin șase săptămâni înainte de data efectivă a relocării afacerii, astfel încât să puteți expedia mai devreme scrisoarea de schimbare a adresei. Este posibil să aveți nevoie să trimiteți mai multe scrisori în unele cazuri. De exemplu, un vânzător poate avea un departament de comandă și expediere care este separat de birourile sale de facturare. Va trebui să comunicați ambele.
Puneți informațiile despre schimbarea adresei numai în corpul scrisorii furnizorilor. Utilizați antetul companiei dvs. sau puneți adresa dvs. curentă și informațiile de contact în salutul sau închiderea scrisorii după formatul obișnuit de scrisoare de afaceri.
Spuneți vânzătorilor că afacerea dvs. se mută în primul paragraf al scrisorii și dați data schimbării. Mișcarea reală poate dura mai multe zile, deci specificați data exactă la care corespondența și expedierile trebuie trimise la noua adresă. Explicați de ce compania se mișcă. De exemplu, spunând furnizorilor, compania se extinde și are nevoie de o facilitate mai mare, le permite să știe ce se întâmplă într-un mod care creează o impresie favorabilă. Dacă va exista o perioadă în care operațiunile sunt închise, indicați datele la care se va închide afacerea.
Puneți noua adresă stradală a companiei în al doilea paragraf. Dacă adresa de corespondență va fi diferită de adresa străzii, includeți-o și pe ea. Furnizați orice alte informații de contact care se schimbă, cum ar fi numerele de telefon. Trimiteți scrisoarea de schimbare a adresei cu cel puțin trei săptămâni înainte de mutare, astfel încât vânzătorii au timp să-și actualizeze înregistrările. În cele din urmă, furnizați un număr de telefon sau o adresă de e-mail pentru furnizori pentru a pune întrebări, dacă este necesar.
sfaturi
-
Urmăriți-vă scrisoarea printr-un e-mail prin care solicitați confirmarea că scrisoarea de schimbare a adresei a fost primită și amintindu-i furnizorilor de relocarea viitoare. Poate doriți să postați schimbarea adresei și pe site-ul dvs. web și în paginile de social media. Furnizați adresele web ale acestor site-uri în scrisoare și în e-mail.
