Un raport de proiect comunică starea unui proiect în desfășurare într-o organizație non-profit. De obicei, raportul va conține informații specifice despre buget, realizări și orice probleme care au apărut de la începutul proiectului. Atunci când scrieți un raport de proiect, urmați formatul de bază, dar nu ezitați să adăugați sau să eliminați secțiuni pentru a vă potrivi organizației și obiectivelor specifice.
Creați chestiunea frontală pentru raport. Faceți o pagină de copertă îngrijită care conține numele proiectului, data raportului și numele managerului de proiect și al membrilor echipei. Dacă raportul dvs. are mai mult de cinci pagini, luați în considerare adăugarea unui cuprins pentru a facilita localizarea informațiilor.
Pentru a începe raportul proiectului, scrieți o secțiune de ansamblu care explică cititorului starea de bază a proiectului și modul în care acesta va avea impact asupra dvs. nonprofit. Păstrați această secțiune la o singură pagină sau mai puțin și scrieți cu scopul de a oferi o explicație pe scară largă a progreselor realizate de echipa dvs. în cadrul proiectului. După ce ați citit prezentarea generală, un recenzent ar trebui să aibă o înțelegere de bază a domeniului de acoperire a proiectului, a stării actuale, a ceea ce este de făcut și a problemelor pe care le așteptați să le întâlniți.
Scrieți o actualizare a reperelor pe care le-ați realizat până în prezent. În această secțiune, explicați fiecare obiectiv finalizat al proiectului și spuneți cititorilor dacă este sau nu la timp. Includeți orice impact pozitiv sau beneficii neașteptate ale unui punct de reper. De exemplu, dacă ați realizat un obiectiv cu o săptămână înainte de termen, explicați modul în care aceasta va accelera produsul final sau va economisi bani pentru non-profit.
Informați cititorii despre starea bugetului proiectului. Pentru un buget non-profit, este adesea cea mai mare preocupare. În secțiunea bugetară, creați o analiză bugetară line-by-linie care explică ce ați cheltuit și ce rămâne să cheltuiți. Dacă există discrepanțe, furnizați o explicație și pașii pe care îi veți lua pentru a compensa diferența.
Furnizați o explicație pentru eventualele întârzieri sau probleme. Dacă organizația dvs. non-profit a suferit probleme neașteptate în cursul proiectului, asigurați-vă că includeți o secțiune care detaliază problema. Pentru a reasigura membrii consiliului și clienții, includeți pașii specifici pe care îi veți lua pentru a remedia sau a preveni problema.
Explicați pașii următori. Într-o scurtă prezentare, permiteți cititorilor să știe ce se întâmplă în continuare într-un proiect. Dacă veți avea nevoie de personal sau de informații suplimentare, listați fiecare articol. Aceste informații sunt esențiale pentru un non-profit cu resurse limitate. Închideți pe o notă pozitivă, dacă este posibil, exprimându-și încrederea că proiectul va fi finalizat la timp și la buget.
