Scrierea unui raport de proiect poate fi o sarcină dificilă dacă nu începeți cu un plan organizațional. Rapoartele de proiect conțin de obicei aceleași elemente de bază care oferă cititorilor informații cu privire la obiectivele, planul, bugetul și rezultatele proiectului. Folosind câteva tehnici de scriere a rapoartelor de bază, puteți crea un document eficient al proiectului care arată că colegii dvs. sunt organizați și capabili să furnizeze informații importante.
Determinați ce tip de raport de proiect veți scrie. Rapoartele comune ale proiectelor includ propuneri, domeniul de aplicare al recomandărilor de lucru, actualizări de stare, analize de variație și recenzii și recomandări finale. Acest lucru vă va ajuta să furnizați informațiile exacte pe care le vor dori membrii echipei, supraveghetorul sau alți actori interesați.
Scrieți un contur pentru raportul dvs. Includeți o copertă, o pagină de conținut, un rezumat, un corp principal și o anexă. Decideți categoriile de informații pe care le veți adresa. În funcție de tipul de raport pe care îl scrieți, acestea pot include obiective, metodologie de proiect, personal, resurse necesare, durată, repere de succes, buget, variații, rezultate, termene, rezultate și recomandări.
Adunați informațiile necesare pentru completarea fiecărei secțiuni. Acest lucru ar putea necesita efectuarea de interviuri cu persoanele care solicită proiectul, membrii personalului care lucrează la proiect și părțile interesate care sunt țintă ale proiectului, cum ar fi clienții, angajații interni sau vânzătorii și furnizorii. Obțineți date istorice, cum ar fi volume anterioare de vânzări, bugete, niveluri de participare și date demografice.
Scrieți primul proiect al rezumatului, care reprezintă o scurtă prezentare a raportului. Acest lucru ar trebui să includă motivul pentru care cititorul primește raportul, punctele de bază ale raportului și recomandările. Nu includeți detaliile mai fine într-un rezumat executiv, adesea o prezentare de o jumătate de pagină. Furnizați detalii și asistență în corpul raportului de proiect.
Scrieți fiecare secțiune a raportului utilizând datele și interviurile. Organizați secțiunile folosind o ordine logică. De exemplu, nu începeți cu bugetul până nu explicați componentele necesare pentru proiect. Acest lucru vă va permite să evitați să explicați fiecare cheltuială și de ce este nevoie de două ori. Nu enumerați numele personalului care lucrează la proiect până când nu ați enumerat componentele proiectului. Pentru o secțiune de variație, includeți rezultatele excepționale inițiale și apoi rezultatele efective.
Finalizați raportul cu un rezumat și recomandări bazate pe constatările dvs. Utilizați datele pentru a vă susține concluziile și recomandările. Consultați cititorii în apendicele lucrării, care va include informații de suport detaliate, cum ar fi bugetele detaliate, grafice, diagrame și alte date tehnice.
Examinați rezumatul executiv pentru a determina dacă o sumă inițială trebuie modificată pe baza informațiilor pe care le-ați descoperit în timp ce scrieți raportul. Scrieți versiunea finală a rezumatului executiv.
Compilați informațiile din apendicele dvs. și plasați-o în ordinea în care informațiile apar în raport. Întoarceți-vă la raport și includeți note de subsol sau numere de pagini pentru a îndruma cititorii către informațiile despre apendice.
