Capacitatea dvs. de a comunica în mod eficient va avea un impact direct asupra succesului dumneavoastră la locul de muncă. Este esențial să știți cum să scrieți și să trimiteți corespondență care este concisă și ușor de înțeles. Memoria de afaceri este un document scurt care se adresează unui anumit grup de persoane și se concentrează pe un anumit scop. O notă bine scrisă vă va ajuta să comunicați în mod eficient și să obțineți rezultate. În plus față de scrierea corectă, este esențial să vă asigurați că memo-ul dvs. este trimis corect, persoanelor care au nevoie să o citească cel mai mult.
Realizați-vă nota
Gândește-te la audiența ta. Înainte de a începe să vă compuneți nota, luați în considerare nivelul de educație și experiența persoanelor cu care comunicați. De asemenea, țineți cont de nevoile destinatarilor dvs. Este posibil ca unii indivizi să aibă nevoie de instrucțiuni mai detaliate și de îndrumări specifice, în timp ce altor persoane le poate fi oferită o informație foarte generală și apoi să ia inițiativa pe cont propriu.
Utilizați formatarea corectă a antetului. În linia "Data", utilizați abrevierile standard. Pentru "Pentru," ar trebui să listați fiecare persoană care va primi memo-ul după nume. Nu utilizați porecle. Utilizați numele și prenumele și puneți-le în ordine fie în ordine alfabetică, fie pe poziție în cadrul companiei. Pentru linia "De la", utilizați numele și prenumele dvs., precum și departamentul în care vă aflați, dacă este cazul.
Alegeți o linie de subiect care este specifică și informativă. Adesea, oamenii trimit note cu subiecte care sunt vagi și generale. Un mod specific și concis va oferi beneficiarilor o idee mult mai bună despre ceea ce se referă la memo. De exemplu, o linie generală de subiect ar citi "Întâlnire", dar o anumită linie de subiect ar putea spune "Prezentarea echipei de vânzări pentru întâlnirea de vineri".
Deschideți cu specificul. Nu pierdeți timpul cu chit-chat sau fundal. Prima parte a notei dvs. ar trebui să spună exact ce aveți nevoie. Folosind exemplul de mai sus, al prezentării echipei de vânzări, vă puteți deschide cu: "La întâlnirea de vineri, echipa de vânzări va prezenta un slide show cu cifre de venituri și conturi platibile pentru primul trimestru".
Scrie nota ta, evitând vocea pasivă. O notă este concepută pentru a împărtăși informații și a solicita asistență, deci trebuie să utilizați o voce activă. În gramatică și în scris, vocea activă înseamnă că subiectul unei propoziții este activ - a face sau a fi ceva - mai degrabă decât să se întâmple alte lucruri cu ei. O voce activă ar citi "Echipa de vânzări va prezenta o expunere de diapozitive". O abordare pasivă ar fi formulată astfel: "Ne-ar plăcea echipei de vânzări să ia în considerare o prezentare de diapozitive."
Scrie o concluzie. Concluzia dvs. nu trebuie să fie complicată, ci ar trebui să rezume punctele-cheie menționate în memo-ul însuși.
Editați-vă munca. Puține lucruri sunt la fel de jenante ca trimiterea unui memoriu de afaceri și realizarea după aceea că ați lăsat o greșeală gigantică chiar în mijlocul acesteia. Corectați-vă nota înainte de ao trimite și, pe lângă efectuarea corecțiilor, eliminați cuvintele inutile. Țineți memoria concisă.
Trimiteți nota dumneavoastră
Trimiteți nota. Dacă îl trimiteți prin poșta inter-birou, asigurați-vă că fiecare persoană adresată în memo primește propria sa copie. Nimeni nu ar fi trebuit să împartă vreun memo cu tipul din următoarea încăpere.
Utilizați e-mail dacă este o opțiune. O notă de e-mail trebuie trimisă tuturor în același timp, dar este posibil să doriți să copiați orb copiilor unora dintre destinatari. Dacă trimiteți prin e-mail memoria dvs., puneți subiectul notei în linia de subiect a antetului e-mailului. Nu utilizați fonturi drăguțe sau colorate, imagini sau alte suplimente de e-mail.
Urmați-vă după ce v-ați trimis memo-ul. Dacă există un termen limită menționat în notă, asigurați-vă că verificați mai târziu cu destinatarii.
sfaturi
-
Asigurați-vă că nota dvs. respectă regulile companiei referitoare la punctele bullet, spațierea paragrafelor etc.
Avertizare
Dacă utilizați un e-mail pentru a trimite o notă, verificați dublu înainte de a apăsa tasta "Trimitere". Veți dori să fiți precauți cu privire la cine primește informații de proprietate sau confidențiale prin e-mail.
