Crearea unui program realist al proiectului este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă un manager de proiect. Există câteva probleme obișnuite legate de planificarea proiectului care pot fi anticipate și prevenite, oferind tuturor celor implicați în proiect mai multă încredere în program.
Estimarea duratei sarcinii
Problema cea mai de bază și cea mai obișnuită cu programarea proiectului este estimarea duratei fiecărei sarcini a proiectului. Cei mai mulți oameni subestimă cât timp le va face ceva, ceea ce va duce la un program care să reflecte doar un scenariu optim. Pentru a preveni acest lucru, puteți adăuga timp pentru fiecare sarcină dacă puteți ghici cât de mult a subestimat membrii echipei dvs. (Mulți oameni subestimează în mod constant un anumit procentaj.) Sau puteți adăuga un timp de urgență ca element separat în programul dvs. În timp ce acest lucru este, uneori, încruntat ca "padding" programul dvs., este de fapt un mod realist de a face planul dvs. mai exacte.
Asigurați-vă că nu pierdeți nici o sarcină de proiect necesară. Este ușor să treceți cu vederea pe cele realizate de grupuri din afara echipei dvs. de proiect sau pe cele pe care expertul în materie, care fac estimările, sunt atât de evidente încât nu are nevoie să le menționeze.
Alocarea resurselor
Majoritatea programelor de proiect se bazează pe presupunerea că persoana de resurse adecvată va fi disponibilă exact atunci când este necesar. Dar, cu excepția cazului în care organizația dvs. are o metodă bună pentru alocarea de persoane proiectelor, acest lucru nu s-ar putea întâmpla. Programul dvs. trebuie, de asemenea, să contabilizeze cât de mult timp fiecare membru al echipei poate cheltui pe proiectul dvs., având în vedere alte proiecte, suport operațional sau sarcini administrative pe care trebuie să le facă.
Setarea datei de implementare
În multe cazuri, managementul sau un anumit factor extern au stabilit data de implementare a proiectului înainte de a vă elabora un program. Este posibil să vi se ceară să reduceți timpul planificat pentru anumite sarcini pentru a îndeplini data de încheiere necesară. Trebuie să comunicați în mod proactiv sponsorului proiectului toate riscurile implicate în efectuarea acestor modificări.
Gestionarea Necunoscutului
Evenimentele necunoscute, cum ar fi schimbările în mediul de afaceri sau problemele cu o nouă tehnologie, pot determina ca sarcinile proiectului să dureze mai mult decât se prevede. Prin identificarea posibilelor riscuri la începutul proiectului, veți putea gestiona mai bine orice se întâmplă și, prin urmare, veți reduce impactul acestora asupra programului dvs.
Gestionarea schimbării
Schimbările în domeniul de aplicare al proiectului, cerințele care trebuie îndeplinite sau tehnologia utilizată pot întrerupe programul dvs. de proiect. Aceste tipuri de schimbări ar trebui să treacă printr-un proces formal de gestionare a schimbării proiectului, astfel încât sponsorul proiectului și clienții să fie de acord cu orice schimbări de program, mai degrabă decât să fie surprinși de acestea neplăcut.
Estimarea proiectelor mari
Un proiect mare are mai multe interdependențe între sarcini și între grupuri de lucru sau persoane fizice. Acest nivel de complexitate face mai dificilă prezicerea programului, care va trebui să includă timp pentru o astfel de coordonare.
