Gestiunea proceselor de afaceri oferă oamenilor de afaceri oportunitatea de a clarifica modul în care sunt efectiv realizate procesele. Aceasta dezvăluie probleme cum ar fi blocajele și variațiile în modul în care procesul este realizat de diferite grupuri sau persoane. Liderii pot afla, de asemenea, dacă modul în care procesul este efectiv făcut diferă de modul în care ar trebui făcut. Crearea unei hărți de proces, denumită și o diagramă, este o componentă majoră a managementului și îmbunătățirii proceselor Six Sigma, dar poate fi benefică chiar și fără cadrul complet al Six Sigma.
Strângeți informații de la persoanele care efectuează efectiv procesul despre cum este făcut. Asigurați-vă că ați descoperit dacă pașii variază în funcție de circumstanțe diferite sau de persoane diferite. Concentrați-vă pe modul în care se desfășoară în prezent procesul, nu pe modul în care se presupune că trebuie făcut.
Decideți ce tip de hartă de procese să creați. O diagramă a activității de bază arată fluxul de pași în proces, inclusiv punctele de decizie, în timp ce o diagramă de desfășurare descrie în mod clar implicarea diferitelor grupuri sau persoane. Pentru acesta din urmă, creați coloane pentru fiecare persoană sau grup și desenați fiecare etapă din coloana corespunzătoare pentru a indica cine efectuează pasul.
Porniți harta dvs. de proces de afaceri prin desenarea unui dreptunghi oval sau rotunjit, simbolul standard pentru punctul de plecare. Pentru o diagramă de activitate, trageți punctul de pornire din partea stângă sus a paginii paginii dvs. de hârtie sau de software. Pentru o diagramă de desfășurare, trageți-o în partea de sus a coloanei corespunzătoare.
Etichetați punctul de pornire cu o frază care indică faptul că acesta este punctul de plecare, cum ar fi "Apel în convorbire" sau chiar "Începeți". Fiecare dintre pașii dvs. va fi etichetat în acest fel și ar trebui să includă un verb care să reprezinte o acțiune întreprinsă.
Creați fiecare dintre etapele de proces prin desenarea unui dreptunghi și prin etichetarea acestuia. Fiecare pas ar trebui să aibă o reprezentare proprie. Nu combinați pașii într-o singură formă utilizând cuvântul "și" pentru a conecta mai mult decât un verb sau o acțiune.
Conectați pașii cu săgeți indicând direcția fluxului de proces. Este în regulă dacă harta dvs. se împachetează pe mai multe linii pentru a se încadra pe pagină; săgețile fac ca fluxul să apară indiferent de aranjamentul fizic al treptelor.
Utilizați o formă de diamant pentru a reprezenta un punct de decizie ori de câte ori următorul pas depinde de o anumită circumstanță. De exemplu, o hartă de proces pentru un coș de cumpărături online ar avea un punct de decizie care să reprezinte alegerea clientului de a plăti prin card de credit sau prin intermediul serviciului PayPal.
Indicați pașii care urmează unui punct de decizie prin crearea simbolurilor dreptunghiulare și prin etichetarea acestora și adăugarea săgeților pentru a arăta fluxul de proces. Etichetați fiecare săgeată care duce de la punctul de decizie, pentru a clarifica condiția care duce la urmărirea căii. În exemplul nostru curent, folosiți eticheta "PayPal" pentru o singură săgeată și pentru "carte de credit" pentru cealaltă.
Adăugați o formă finală ovală sau dreptunghiulară rotunjită marcată "End" ca ultim pas pentru a indica sfârșitul procesului.
Examinați harta procesului pentru a vă asigura că citește corect. De asemenea, aveți câțiva indivizi care efectuează procesul de revizuire, pentru a vă asigura că descrie cu exactitate ceea ce fac.
sfaturi
-
Programe precum Microsoft Visio au caracteristici speciale pentru crearea hărților de proces, dar pot fi utilizate și alte programe grafice sau PowerPoint. Când colectați pentru prima dată informații despre proces, scrieți fiecare pas pe o notă mică lipicioasă și apoi aranjați-i să prezinte fluxul de proces. Această metodă poate fi mai ușoară decât încercarea de a crea hartă de proces simultan de la început. Dacă procesul dvs. implică o mulțime de hand-off-uri între grupuri sau persoane fizice, poate doriți să utilizați o diagramă de implementare pentru a ilustra explicit implicarea diferitelor părți.
