Toate companiile au procese, indiferent dacă sunt asamblate un produs, procesează o plată prin card de credit, la bordul unui angajat sau verifică asigurarea calității. Uneori, aceste procese funcționează perfect, iar alteori nu o fac. Gestiunea proceselor de afaceri este un sistem care ține de procesele dvs. și le biciuie în forma olimpică-înotător. O bună implementare BPM va îmbunătăți vizibilitatea proceselor dvs., facilitând eliminarea blocajelor și prevenirea dublării muncii.
sfaturi
-
Gestiunea proceselor de afaceri este o metodologie care simplifică modul în care o companie face lucruri, în vederea îmbunătățirii performanței.
Ce este un exemplu de proces de afaceri?
Un proces de afaceri reprezintă o serie de pași pe care oamenii din organizația dvs. le îndeplinesc pentru a atinge un obiectiv specific. Acești pași sunt repetate de multe ori, adesea de mulți oameni și de obicei într-un mod standardizat. Aproape orice - de la autorizarea unei solicitări de vacanță la evaluarea triajului pe care personalul medical îl efectuează în camera de urgență - se va califica drept un proces de afaceri.
Luați, de exemplu, exemplul unei cereri de creditare către o bancă. Pentru a începe acest proces, clientul va completa un formular electronic de solicitare pe site-ul băncii. Acum, roțile băncii încep să se întoarcă. În primul rând, banca va verifica dacă clientul a completat corect formularul. Apoi, cererea va trece printr-o verificare de credit. Cineva poate efectua o verificare a venitului, o altă echipă poate solicita o documentație suplimentară și pot exista alte activități care să permită băncii să ia o decizie cu privire la aprobarea împrumutului.
Cheia este că procesul este multilateral. Ca majoritatea proceselor de afaceri, aceasta implică mai mulți pași și mai mulți oameni, iar acești oameni folosesc diverse instrumente și sisteme pentru a face lucrurile. Luate împreună, întregul sistem este conceput pentru a transforma o serie de intrări (cererea de împrumut și documentele justificative) într-o ieșire dorită (o decizie de aprobare care este comunicată clientului).
Ce este managementul proceselor de afaceri?
Când afacerea dvs. este foarte mică, procesele de afaceri sunt relativ ușor de gestionat. Nu poate fi decât o mână de oameni în birou care îndeplinesc sarcini de zi cu zi, și toată lumea are o imagine de ansamblu solidă a imaginii mari. Această situație se schimbă în timp ce creșteți. Sarcinile care au fost tratate odată de o singură persoană au fost împărțite brusc între mai multe departamente. Oamenii își duplică eforturile reciproce, sarcinile intră în crăpături și există un potențial mai mare ca oamenii să facă greșeli.
Scopul principal al managementului proceselor de afaceri este de a pune aceste procese haotice sub microscop și de a afla cum să le facem mai bine. Cea mai ușoară modalitate de a înțelege acest lucru este de a vizualiza toate activitățile din procesul dvs. ca o diagramă de pași. BPM este disciplina formalizării acestor pași într-un flux de lucru mai logic și mai consistent.
Care sunt avantajele managementului proceselor de afaceri?
Principalul pas al BPM este să vă economisiți timp și bani prin reducerea grăsimii în procesele dvs., cum ar fi eliminarea blocajelor, eliminarea concedierilor și oprirea duplicării inutile a muncii. Totuși, BPM nu are în vedere creșterea numărului de linii de bază și există și alte rezultate pozitive din partea companiilor care pot beneficia:
-
Atât angajații, cât și managerii beneficiază de o definiție mai clară a rolurilor și responsabilităților acestora, deoarece toți aceștia urmează o conduită sistematică pentru a face lucrurile.
-
Echipele se reunesc și comunică mai bine atunci când toată lumea se află pe aceeași pagină în ceea ce privește rezultatele și termenele limită.
- Există mai puțină stres, deoarece angajații suprasolicitați nu mai trebuie să participe la întâlniri de urmărire sau să jongleze simultan mai multe sarcini concurente.
- BPM aliniază procesele dvs. cu prioritățile organizaționale, astfel încât să nu pierdeți timpul cu procesele care adaugă cea mai mică valoare firmei.
- Managerii obțin o vizibilitate mai bună în fluxul de lucru, ceea ce oferă o pistă utilă pentru audit și respectarea reglementărilor.
- Clienții beneficiază de timpi de plată îmbunătățiți, ceea ce duce la o mai mare satisfacție a clienților.
Cum funcționează un BPM?
BPM este, în primul rând, o metodologie. Se compune dintr-o serie clară de pași și tehnici care ajută la formalizarea procesului BPM, astfel încât deșeurile și alte ineficiențe să poată fi identificate și îmbunătățite. Dintre numeroasele metodologii BPM stabilite, unele, cum ar fi Lean sau Six Sigma, au intrat în vocabularul popular. Metodologiile generice urmează multe din aceleași principii. Indiferent de metoda pe care o alegeți, vă puteți aștepta să se concentreze pe cei trei piloni ai BPM: proces, oameni și tehnologie.
Proces
Orientarea centrală a BPM este de a optimiza procesele de afaceri astfel încât acestea să fie potrivite scopului și să obțină rezultatele corecte la momentul potrivit.
oameni
Asigurarea că oamenii fac lucrurile potrivite în mod corect este cheia succesului unui proces. BPM se uită la sarcinile pe care le fac oamenii și întreabă astfel de întrebări, cum ar fi: Cui este sarcina de a efectua sarcina A și în ce interval de timp? Ce se întâmplă dacă persoana relevantă ignoră problema? Cine primește alerte atunci când procesul este blocat? Acest nivel de vizibilitate este esențial dacă intenționați să construiți eficiență în sistem.
Tehnologie
Pentru ca procesele dvs. să funcționeze fără probleme, tranziția sarcinilor trebuie să fie permanentă continuu. Software-ul de management al proceselor de afaceri este instrumentul care ajută la impunerea procesului. Deci, dacă executați un exercițiu BPM și definiți un proces mai bun, tehnologia vă poate ajuta să vă asigurați că procesul funcționează exact așa cum l-ați definit. O caracteristică principală a tehnologiei este colectarea datelor de performanță, astfel încât să puteți urmări valorile esențiale pentru succesul procesului.
Cum creați o metodologie BPM?
BPM funcționează diferit în funcție de tipul de afacere pe care îl aveți. Deci, înainte de a începe chiar să proiectați o metodologie BPM, trebuie să evaluați ceea ce doriți să îmbunătățiți prin implementarea acesteia. Dacă sunteți o organizație de servicii, de exemplu, puteți dori ca BPM să vă îmbunătățească timpul de răspuns pentru clienți. Companiile care fabrică sau construiesc produse, pe de altă parte, pot căuta o eficiență și o performanță mai bună pe linia de asamblare sau o sincronizare cu alte sisteme și procese.
Folosind aceste drivere comerciale ca ghid, fiecare metodologie BPM va urma apoi un ciclu de viață de faze, fiecare cu propriul set de sarcini care trebuie implementate. Metodologia BPM cea mai comună, DMEMO, urmează cinci etape: proiectarea, modelul, executarea, monitorizarea și optimizarea.
Etapa 1: Design
Faza de proiectare utilizează tehnologia BPM pentru a vă identifica procesul așa cum este acum, înainte de a reprograma fluxul de lucru, astfel încât procesul să funcționeze mult mai eficient. Ceea ce obțineți pe ecran este o reprezentare vizuală a fluxului de lucru, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire unde pot apărea blocajele și duplicarea. Ideea este de a crea un flux de lucru cel mai simplu și mai simplu, astfel încât procesul să poată fi finalizat în cel mai mic timp, în timp ce faceți cele mai puține greșeli.
Etapa a doua: modelarea
Această fază are legătură cu testarea procesului dvs. pentru a vedea cum funcționează în condiții diferite. Gândiți-vă la asta ca la un exercițiu "ce-ar fi dacă". Dacă am alocat două persoane la această sarcină? Ce se întâmplă dacă acest angajat întârzie să-și livreze producția? Ce se întâmplă dacă această sarcină a fost făcută într-un mod diferit? Putem să facem noi îmbunătățiri?
Etapa a treia: Executarea
Odată ce ați simulat fluxul de lucru, următorul pas este să testați procesul îmbunătățit pe teren utilizând motorul fluxului de lucru al software-ului dvs. BPM pentru a aloca fiecare sarcină în proces unul sau mai multe persoane.
Etapa a patra: monitorizarea
Monitorizarea este procesul de colectare a datelor pentru a vă asigura că procesul se desfășoară așa cum vă așteptați. Folosind tehnologia dvs., puteți urmări atât un singur pas într-un singur proces - în același mod în care puteți urmări un pachet FedEx - fie puteți agrega datele și puteți vedea cum faceți acest lucru în întregul flux de lucru. Instrumentele implementate în această etapă includ monitorizarea activității de afaceri, tablouri de bord, instrumente de raportare și audit.
Etapa Cinci: optimizarea
În acest stadiu, procesul dvs. poate fi departe de a fi perfect. Acum, trebuie să vă gândiți ce puteți face pentru a optimiza procesul în continuare. De exemplu, trebuie să adăugați o altă resursă în anumite zone în care apar adesea blocaje? Rețineți că optimizarea nu este un eveniment unic. Mai degrabă, trebuie să ascultați feedback-ul angajaților și clienților și să faceți schimbări ori de câte ori apar probleme. Dacă noul proces nu îmbunătățește experiența părților interesate despre serviciu, atunci nu se poate spune că este un succes.
Cine realizează managementul proceselor de afaceri?
De multe ori este nevoie de o echipă de experți cu cunoștințe IT și de afaceri pentru a implementa un proiect BPM, dar într-adevăr depinde de sfera proiectului pe care intenționați să îl derulați. Dacă doriți să obțineți câteva câștiguri rapide prin îmbunătățirea unor procese cu risc redus și cu randament ridicat în propria afacere mică, atunci ar trebui să fie relativ ușor să obțineți un proiect BPM în afara terenului, ajutat de o mică echipă internă, iar unele software-ul de calitate pentru a vă ghida procesele.
O modalitate bună de a începe este să participați la un curs de formare BPM. O căutare rapidă pe Google ar trebui să transforme anumite opțiuni locale sau un program online. Multe companii optează pentru a pune angajații lor printr-un program de certificare a procesului de management al afacerilor, care permite angajaților cheie să se instruiască oficial în metodologiile corespunzătoare. Institutul de Management al proceselor de afaceri oferă în prezent 30 de programe și șapte certificate în diferitele discipline și metodologii asociate cu BPM. Verificați site-ul lor pentru detalii.
Ce este un instrument BPM?
Pur și simplu, un instrument BPM este software-ul pe care îl utilizați pentru a automatiza implementarea BPM. Misiunea sa este de a vă permite transformarea afacerii dvs., astfel încât să vă puteți duce procesele la noi înălțimi. Opțiunile sunt la fel de largi pe cât sunt lungi, dar, în general, veți căuta un sistem cu cel puțin următoarele caracteristici:
- Instrument de diagramă de procesare vizuală: aceasta vă permite să vă modelați procesele și să creați noi fluxuri de lucru. Unele instrumente necesită abilități de codificare ca o modalitate de a implementa modelarea; alți furnizori oferă o abordare cu cod scăzut, care utilizează un sistem de "drag and drop". Acesta din urmă poate funcționa bine dacă nu aveți un programator de hardcore pentru echipă.
- Tablouri de bord pentru management și control al accesului: aceasta oferă factorilor de decizie vizibilitatea pentru a urmări progresul și pentru a oferi securitate prin limitarea accesului la anumite persoane.
- Efectuarea erorilor: este util să aveți un modul de verificare care să găsească și să rezolve erorile și defecțiunile.
- Integrarea cu software-ul existent: soluția dvs. BPM va fi utilizată limitat dacă nu comunică cu alte sisteme ERP / CRM de bază.
- Rapoarte și analize: o soluție BPM bună va rula rapoarte privind astfel de valori-cheie ca articole deschise, durata medie necesară pentru a finaliza o activitate și cât de des se redirecționează un element.
În ceea ce privește instrumentele specifice de gestionare a proceselor de afaceri, este o piață destul de aglomerată. Unii dintre marii jucători includ Pegasystems, studioul bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian și Process Street. Recenzile sunt disponibile pe internet, iar majoritatea instrumentelor au un test gratuit de 14+ zile, astfel încât să puteți examina funcțiile înainte de a efectua o achiziție finală.
