Informațiile contabile reprezintă date despre tranzacțiile entității comerciale. De la achiziționarea inventarului și a mașinilor la încheierea unor contracte de construcții pe termen lung, evenimentele care apar în operațiunile de afaceri aproape întotdeauna se transformă în informații contabile. Contabilitatea este o metodă de identificare și înregistrare a acestor date și de utilizare a acestora pentru a genera rapoarte utile pentru o varietate de utilizatori. Acești utilizatori sunt în general clasificați în două grupuri: utilizatori interni și utilizatori externi. Deoarece nevoile acestor utilizatori sunt atât de variate, contabilitatea are două perspective principale. Contabilitatea managerială este o perspectivă prospectivă orientată spre utilizatorii interni. Contabilitatea financiară se bazează pe date istorice și este standardizată pentru utilizatorii externi. Pentru a înțelege aceste perspective, trebuie să înțelegeți mai multe concepte care stau la baza contabilității ca limbă de afaceri.
sfaturi
-
Informațiile contabile sunt informații măsurabile, cuantificabile despre tranzacțiile și evenimentele care implică o entitate comercială.
Ce sunt informațiile contabile?
Informațiile contabile reprezintă informațiile care rezultă din tranzacțiile de afaceri. După identificare, informațiile sunt apoi clasificate și înregistrate, iar în cele din urmă își găsesc drumul în diverse rapoarte. Pentru contabilitatea în numerar, acest lucru este relativ simplu. Veniturile sunt înregistrate în cărți atunci când se primesc numerar, iar cheltuielile se înregistrează în momentul plății numerarului. Această metodă poate fi mai simplă, dar este potrivită numai pentru întreprinderile mai mici, cu doar câțiva proprietari sau parteneri. Cu toate acestea, întreprinderile cu mai mulți investitori și întreprinderi care au inventar găsesc baza de angajamente a contabilității necesare. În plus, societățile comerciale tranzacționate la nivel public sunt obligate prin lege să utilizeze contabilitatea bazată pe angajamente. Tranzacțiile în contabilitatea de angajamente sunt înregistrate în raport cu ecuația contabilă, în care fiecare tranzacție are o parte de debit și o parte de credit.
Care sunt cele trei elemente de bază ale contabilității?
Ecuația contabilă este formată din trei elemente: active, pasive și capitaluri proprii. Activele sunt lucrurile pe care compania le deține și le pot utiliza. Activele pot fi tangibile, cum ar fi articole de inventar, mașini, clădiri și bunuri, sau intangibile, cum ar fi brevetele și drepturile de autor. Numerarul și instrumentele similare, cum ar fi soldurile conturilor bancare, sunt, de asemenea, considerate active. De asemenea, o întreprindere ar putea deține investiții, care ar fi considerate active pe termen lung.
Obligațiile sunt sume pe care întreprinderea le datorează altor entități. Afacerea ar putea cumpăra, de exemplu, un inventar pentru revânzare pe credit. Suma pe care o datorează furnizorului lor ar fi o datorie până când va fi plătită. Întrucât afacerea plătește salariați și reține impozite de la salariile, acestea vor suporta o datorie sub formă de rețineri fiscale datorate guvernului. Afacerea ar putea lua împrumuturi sau linii de credit pentru a plăti anumite cheltuieli. Aceste solduri de credite ar reprezenta pasivele afacerii.
Echitatea reprezintă o combinație între sumele investite în afacere de către proprietari sau acționari și veniturile întreprinderii de-a lungul anilor. Un proprietar, un parteneriat sau o societate cu răspundere limitată ar putea să înceapă prin a pune membrii afacerii fiecare să pună o sumă de numerar într-un cont bancar pe care să îl poată utiliza. O corporație ar putea începe cu un grup mare de investitori, care să strângă banii împreună. Oricum, această investiție reprezintă interesul de proprietate în afaceri și se numește capitalul propriu al întreprinderii. Pe măsură ce afacerea operează, profiturile și pierderile sale vor majora sau diminua capitalurile proprii.
Aceste trei elemente se combină în ecuația contabilă, care prevede că activele sunt egale cu pasivele plus capitalul propriu. Ca și în cazul oricărei ecuații, cele două părți trebuie să rămână egale. Acesta este conceptul care subliniază necesitatea unei debite și a unei părți de credit pentru fiecare tranzacție. O creștere a activelor va determina întotdeauna fie o creștere a pasivelor sau a capitalului propriu, fie o scădere a unui activ diferit care a fost schimbat. De exemplu, dacă afacerea dvs. cumpără inventarul cu numerar, tranzacția reduce activul în numerar pentru a crește activul inventarului. Dacă afacerea dvs. cumpără inventarul pe credit, compania dvs. a majorat o datorie, conturile de plătit, pentru a crește contul de inventar.
De ce contabilitatea este importantă pentru afaceri?
Informațiile contabile ajută oamenii să ia decizii de afaceri și financiare. Încrederea lor în exactitatea și fiabilitatea acestor informații este aproape la fel de importantă ca și rezultatele financiare ale companiei. Prin urmare, este important să avem un sistem care să surprindă cu exactitate realitățile operațiunilor unei afaceri și situația financiară a acesteia și să raporteze informațiile cu bună-credință. Există mulți utilizatori de informații contabile, fiecare dintre ele având preocupări diferite cu privire la afacere.
Managerii trebuie să poată prognoza potențialele rezultate ale diferitelor decizii de afaceri. Angajații doresc să știe că afacerea va continua să funcționeze într-un mod stabil din punct de vedere financiar. Investitorii doresc să știe cum o afacere și-a folosit banii pentru a-și face un profit și trebuie să poată compara afacerea cu alte întreprinderi pentru a evalua strategiile de investiții. Furnizorii și alți creditori trebuie să știe despre performanța financiară a unei întreprinderi și dacă afacerea are sau nu prea multe active sau utilizează prea mult credit. În sens larg, acești utilizatori pot fi împărțiți în două grupuri de bază: interne și externe. Ca urmare, contabilitatea are două ramuri principale: managerială și financiară.
Contabilitate financiara
Contabilitatea financiară este ramura de contabilitate care se axează pe raportarea standardizată pentru a furniza informații utilizatorilor externi. Firmele cotate la bursă, cele care își oferă acțiunile de vânzare pe diverse burse, trebuie să pregătească rapoartele financiare și să le depună la Comisia pentru valori mobiliare și de schimb valutar pentru vizionarea publicului. Consiliul de Standarde de Contabilitate Financiară stabilește standardele care guvernează modul în care se realizează contabilitatea financiară. Aceste principii contabile general acceptate sau GAAP servesc ca un cadru pentru contabilii de a utiliza atunci când se decide modul de măsurare și înregistrare a informațiilor financiare.
Standardul GAAP impune ca informațiile contabile să aibă anumite calități: relevanță, materialitate, fiabilitate, înțelegere și comparabilitate. Informațiile relevante reprezintă informații care influențează decizia la îndemână. Materialitatea înseamnă că ceva este suficient de semnificativ pentru a fi notat. De exemplu, o afacere cu mai mulți milioane de dolari ar putea să nu fie nevoită să-și facă griji cu privire la o raportare precisă a unei tranzacții de 200 de dolari, dar ar găsi o tranzacție de 20.000 de dolari ca fiind materială. Informațiile fiabile nu conțin erori sau manipulări. Înțelegerea înseamnă că informațiile sunt prezentate clar și într-un mod eficient pentru a evita interpretarea greșită. În cele din urmă, comparabilitatea înseamnă că declarațiile sunt create și prezentate prin respectarea metodelor contabile acceptate la momentul respectiv. Acest lucru permite utilizatorilor să compare o afacere cu alta, deoarece știu că li se comunică aceleași informații de la afaceri la afacere.
Principiile fundamentale de contabilitate financiară
Contabilitatea financiară este bazată pe angajamente și utilizează GAAP ca cadru. În conformitate cu GAAP, veniturile sunt egale cu cheltuielile utilizate pentru a le crea. Veniturile sunt considerate câștigate atunci când întreprinderea a livrat bunuri sau servicii furnizate, indiferent dacă acestea sunt sau nu schimbate. Cheltuielile sunt, de asemenea, înregistrate atunci când sunt primite bunuri sau servicii. Aceste tranzacții intră în cărți la costul lor istoric și nu sunt reevaluate mai târziu. Costul istoric este obiectiv, în timp ce reevaluarea ar fi subiectivă și trebuie evitată. Aceste principii ghidează crearea situațiilor financiare.
Situațiile financiare majore
În contabilitatea financiară, fiecare ciclu contabil are ca rezultat trei situații financiare majore: contul de profit și pierdere, bilanțul contabil și situația fluxurilor de trezorerie. Din aceste trei afirmații, utilizatorii pot analiza o gamă largă de rapoarte de performanță pentru a compara cu ușurință o afacere cu alta, chiar și atunci când întreprinderile au dimensiuni diferite.
Contul de profit și pierdere prezintă diferitele conturi de venituri și cheltuieli. Veniturile sunt prezentate mai întâi. În cazul în care este implicat inventarul, costul bunurilor vândute este, în general, scăzut din venituri în primul rând, înainte de a trece la categoriile de cheltuieli pentru înregistrare. Costul bunurilor vândute și cheltuielile sunt deduse din venit pentru a obține profitul net sau "linia de jos" a contului de profit și pierdere.
Un bilanț urmează ecuația contabilă. Afișează toate conturile de active pe o parte și conturile de pasive și de capital, pe de altă parte. Atunci când cărțile sunt închise la sfârșitul unei perioade contabile, venitul net este înregistrat în conturile de capital. Se întocmește un bilanț de probă, se ajustează ajustările în jurnale și se întocmește un bilanț în cazul în care activele sunt egale cu suma pasivelor și a capitalurilor proprii.
Situația fluxurilor de trezorerie indică locul în care au trecut numerarul. Deși contabilitatea de angajamente înseamnă că tranzacțiile sunt înregistrate atunci când obligațiile sunt îndeplinite sau luate fără a ține seama de numerar, este totuși important să știți ce sa întâmplat cu numerarul afacerii.Situația fluxurilor de trezorerie explică modul în care au venit numerarul și au ieșit din afacere. Ea sparge aceste fluxuri în diferite tipuri de activități. Pentru o analiză mai clară, fluxurile de trezorerie din operațiunile de afaceri vor fi prezentate separat de fluxurile de trezorerie din activitățile de investiții sau de finanțare.
Contabilitatea managerială
Prin contrast, contabilitatea managerială este mult mai flexibilă. Conducerea ar putea avea nevoie să vadă informații într-o varietate de moduri pentru a evalua o decizie. Ei sunt liberi să folosească orice formular de raport este cel mai util pentru ei. Rapoartele contabile manageriale nu trebuie să fie prezentate utilizatorilor externi și, prin urmare, nu sunt constrânși de utilizarea GAAP.
Contabilitatea managerială este adesea anticipată și subiectivă. Este posibil ca managerii să fie nevoiți să facă analiza cost-beneficiu, să găsească puncte de rentabilitate, să examineze costurile ciclului de viață sau să defalcă rapoartele în diferite segmente de activitate decât cele solicitate în rapoartele financiare. Prin urmare, beneficiul major al contabilității manageriale este flexibilitatea de a manipula rapoartele, astfel încât acestea să fie cele mai utile pentru decizia la îndemână. Cu toate acestea, natura subiectivă a acestor rapoarte contravine principiilor GAAP, motiv pentru care acestea nu trebuie prezentate utilizatorilor externi.
Alte tipuri de informații contabile
Contabilitatea fiscală și contabilitatea non-profit au reguli mai specializate decât cele discutate aici. Atunci când discutați contabilitatea fiscală, puteți auzi termenul "reconcilierea cărții cu impozitul". Aceasta înseamnă că contabilul explică diferențele dintre ceea ce este prezentat în rapoartele contabile financiare și rezultatele rezultate din declarația fiscală. Acest lucru se datorează faptului că reglementările GAAP ale Consiliului de Contabilitate Financiară și ale Regulamentului IRS diferă în privința modului în care sunt tratate anumite tranzacții. Un exemplu este tratarea cheltuielilor cu mesele. În timp ce probabil veți reflecta întregul cost al unei mese în cărțile firmei dvs., IRS va permite în cele mai multe cazuri doar 50% din cheltuială. Reconcilierea dvs. ar avea ca element explicativ o linie care ar arăta cealaltă jumătate a cheltuielilor.
Contabilitatea non-profit se face într-un mod foarte specific, deoarece întreprinderile non-profit au adesea fonduri alocate în moduri foarte specifice. Emitenții de finanțare ar putea avea constrângeri foarte specifice cu privire la modul în care pot fi utilizate banii. De exemplu, ar putea fi pusă la dispoziție o subvenție pentru a ajuta lucrătorii de sex feminin cu calificare scăzută să obțină formare profesională. Organizația nonprofit va trebui să demonstreze că fondurile nerambursabile au fost utilizate în vederea realizării acestui obiectiv. Aceștia nu pot utiliza aceste fonduri pentru alte proiecte sau vor trebui să plătească fondurile înapoi emitentului. În mod similar, donatorii ar putea să doneze un proiect specific, mai degrabă decât un fond general pentru nonprofit. Ei vor dori să vadă că obiectivele proiectului au fost îndeplinite. Contabilitatea nonprofit separă fondurile de diferite "fonduri" pentru a realiza această raportare.
Deși definiția informațiilor contabile pare simplă, puteți vedea rapid modul în care a crescut domeniul de contabilitate pentru a include atât de multe specialități. Există oameni care lucrează în domenii largi, dar multe se termină în roluri foarte specializate. O persoană poate tranzacționa exclusiv în conturile de plătit, de exemplu, asigurându-se că afacerea își plătește facturile la timp, astfel încât luminile să rămână în continuare și inventarul să continue să curgă fără probleme. O altă persoană ar putea decide să lucreze exclusiv pe informațiile fiscale ale unei companii, asigurând raportarea exactă și respectarea tuturor reglementărilor entităților fiscale, indiferent dacă sunt federale sau statale, venituri, vânzări sau impozite pe salarii. Un lucru este sigur: ei vor înregistra toate informațiile despre tranzacțiile afacerii și le vor folosi pentru a raporta la diferite părți interesate.
