Uneori, o relație cu clienții nu funcționează. Poate clientul este prea exigent, are așteptări nerealiste, plătește cu întârziere sau doar nu se potrivește cu compania dvs. Atunci când este clar că o relație de lucru nu mai este viabilă, este timpul să tăiem legăturile într-o manieră profesionistă și directă.
Fii profesionist
Scrisoarea dvs. ar trebui să vină de la dvs. pe antetul companiei. Timpul de livrare a scrisorii pentru a oferi destinatarului suficient timp pentru a găsi un înlocuitor pentru serviciile dvs. Adresați-vă individului cu care lucrați, conduceți-vă cu o recunoaștere a relației, apoi ajungeți la un punct. "Deși a fost plăcerea mea de a fi reprezentantul dvs. pentru relațiile publice în ultimii cinci ani, începând cu 1 mai 2015, nu voi mai putea să slujesc în această calitate".
Oferiți o explicație
Explicarea motivului pentru care tragi un client poate fi dificilă, mai ales dacă relația a fost acrimonioasă sau dacă sunteți îngrijorat, clientul poate vorbi prost despre dvs. cu ceilalți. O opțiune este să fii sincer și să afirmi motivul specific. "Din păcate, mă tem că avem filozofii foarte diferite despre îndeplinirea termenelor și a programelor de publicare și nu mai cred că pot fi un avocat eficient în această poziție".
Dacă preferați să fiți mai puțin confruntați, o scuză mai generică poate evita sentimentele grele. De exemplu, "Mă tem că m-am extins prea mult și sunt obligat să reduc numărul clienților pe care îi reprezintă."
Oferiți un orar de completare
Cu excepția cazului în care un client sa comportat într-o manieră extrem de neprofesională care necesită decuplarea imediată a legăturilor, stabiliți un calendar pentru finalizarea proiectelor restante. "Așa cum am planificat, îmi voi pune la dispoziție seturile de presă finalizate până la sfârșitul lunii. Voi actualiza, de asemenea, arhivele de presă de pe site-ul dvs. și vă va oferi atât copii digitale, cât și pe hârtie ale diferitelor discursuri și prezentări pe care le-am scris pentru dvs. în ultimii ani. O factură finală este atașată pentru confortul dvs."
Faceți o trimitere
Dacă clientul dvs. nu a fost doar potrivit pentru dvs., ci ar putea fi un bun valoros pentru un coleg, vă recomandăm să faceți o sesizare. "Aș dori să vă adresez unui coleg, Jane Smith de la ABC Public Relations. Are o experiență bună în gestionarea clienților din industria dvs. și cred că personalitățile și filozofiile dvs. de afaceri ar fi un meci bun. Dacă vrei să aranjez o întâlnire, aș fi fericit să-ți pun o întâlnire.
Scrie un Cordial Close
Adu-ți scrisoarea la capăt cordial și profesional. Oferiți-i să discute în continuare problema prin telefon dacă clientul preferă. "Din nou, vă mulțumim pentru oportunitatea de a vă reprezenta compania. Dacă aveți întrebări sau doriți să discutați ceva în persoană, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct. Vă doresc succes în toate eforturile dvs. profesionale ".
Protejeaza-te
Dacă aveți vreo îndoială în privința tragerii unui client dintr-o perspectivă juridică, cereți unui avocat să revizuiască termenii contractului înainte de a scrie scrisoarea. Nu doriți să încălcați un acord scris, nu îndepliniți obligațiile pe care le-ați convenit sau nu le acordați atenția corectă.
