Un angajat care pleacă poate provoca mai multe dureri de cap pentru o afacere, incluzând întreruperea serviciului pentru clienți, defecțiunile clienților și pierderea vânzărilor. Folosind o scrisoare de anunț pentru a avertiza clienții despre plecarea angajatului poate fi o strategie pozitivă și proactivă de relații publice care să vă ajute să transformați o limonadă potențială în limonadă.
Stabiliți-vă obiectivele pentru scrisoare
Decideți de ce doriți sau trebuie să contactați clienții pentru a le informa despre plecarea unui membru al personalului. Utilizați o listă de puncte pentru a vă ajuta să adaptați literele diferite la diferitele nevoi ale clienților pe care îi contactați. De exemplu, este posibil să fie necesar să reasigurați că unii clienți nu vor întrerupe livrările sau serviciul clienți. S-ar putea să trebuiască să îi lăsați pe alți clienți să știe că au un nou contact la compania dvs., cine va fi acea persoană și că noul reprezentant îi va chema. S-ar putea să vă adresați zvonurilor, să informați clienții că angajatul care pleacă are o clauză de neconcurență pe care intenționați să o aplicați sau că angajatul pleacă în condiții bune.
Discutați cu Angajatul
Faceți cunoștință cu angajatul pentru a discuta planul dvs. de a contacta clienții. Cereți angajatului sfaturi pentru a comunica cu anumiți clienți, pe baza relațiilor sale cu aceștia, a cunoștințelor despre istoria și nevoile lor și a gândurilor privind preocupările lor potențiale. Întrebați-l pe angajat dacă ar dori să comunice motivul plecării sale sau dacă ar trebui să renunți la aceasta din scrisoare. Chiar dacă vă separați de un angajat în condiții nepotrivite, nici unul dintre dvs. nu ar trebui să ardă punți și să distrugă reputația cuiva pe piață.
Decideți asupra destinatarilor
Scrieți o listă cu destinatarii literei, astfel încât să puteți personaliza conținutul fiecăruia. Documentați motivele pe care le scrieți fiecare client alături de numele clientului și faceți note despre orice conținut specific pe care doriți să îl includeți sau omiteți în scrisoarea clientului respectiv.
Scrieți primul proiect
Scrieți prima schiță a scrisorii adresându-vă clientului după nume. Începeți prin oferirea unei reasigurări, cum ar fi: "Compania XYZ a fost mereu mândră de abilitatea noastră de a oferi servicii excelente clienților prin intermediul personalului nostru instruit și profesional". Apoi, alertați clientul că angajatul dvs. pleacă și de ce, dacă aveți a decis să includă aceste informații. Adresați-vă tuturor îngrijorărilor pe care le-ar putea avea clientul și spuneți-le cum le veți adresa. Introduceți noul contact al clientului și informațiile de contact ale acestuia și asigurați-vă că includeți toate datele de tranziție aplicabile. Adăugați un postscript care apelează toate informațiile importante pe care doriți să le evidențiați, cum ar fi faptul că noul contact va fi chemat să se prezinte săptămâna aceasta. Finalizați-vă cu o invitație către client să vă contacteze personal dacă clientul are întrebări.
Finalizați Scrisoarea
Lăsați managerii cheie și fiecare nou contact al fiecărui client să revizuiască schița diferitelor scrisori pe care le creați pentru a solicita introducerea. Odată ce ați primit informații despre primul dvs. proiect al scrisorii dvs. de client, creați copii finale. Lăsați membrii personalului respectiv să vadă proiectul final înainte de a fi semnat și distribuit.
