Instruirea este inima oricărei operațiuni de afaceri. Indiferent dacă antrenează salutări și servicii pentru clienți sau folosesc tehnologii sofisticate, întreprinderile angajate în formare se bucură de un personal mai eficient și mai productiv și oferă un serviciu de relații cu clienții mai bun decât cei care nu. Unele categorii de afaceri au cerințe legale de instruire. Microsoft Office Suite are două opțiuni pentru urmărirea instruirii angajaților: Microsoft Excel sau Microsoft Access. Sistemul Excel poate fi implementat de oricine are experiență de bază de calcul tabelar. Cu toate acestea, accesul oferă metode mai sofisticate de raportare și urmărire.
excela
Faceți o listă a titlurilor sesiunilor de instruire pe care angajații trebuie să le finalizeze. Într-o altă foaie de calcul, introduceți aceste titluri ale coloanelor: "First Name", "Last Name" și numele subiectului sau sesiunii în fiecare coloană ulterioară, folosind câte sunt necesare. Se poate adăuga și o coloană pentru un număr de angajat sau alt identificator. Selectați comanda "Tipărirea titlurilor" din grupul "Page Setup" din fila "Pictogramă" a panglicii și creați rândul "Titlu". Introduceți "$ 1: $ 1" în câmpul "Titlu rând".
Introduceți numele tuturor angajaților și orice număr de identificare în coloanele corespunzătoare.
Selectați celula "A1" și, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, trageți pentru a selecta toate rândurile și toate coloanele în care vor fi introduse datele. Selectați comanda "Format ca o masă" din grupul "Stiluri" din fila "Acasă". Verificați câmpul "Domeniul de date" și bifați caseta care spune "Tabela mea are anteturi".
Selectați toate rândurile și coloanele în care vor fi introduse datele de antrenament. În fila "Acasă", selectați formatul de dată preferată din caseta derulantă "Generală" din grupul "Număr". Salvați foaia de calcul.
Introduceți data corespunzătoare în coloana și rândul corect atunci când un angajat încheie antrenamentul necesar. Folosind formatul "Table" permite sortarea cu un singur clic pe coloană la pregătirea rapoartelor. Salvați foaia de calcul după fiecare introducere de date noi.
Acces
Creați o nouă bază de date de acces. Redenumiți "Tabelul 1" ca "Înregistrări de instruire a angajaților" sau un nume alternativ preferat. Deschideți "Vizualizare design tabel" din grupul "Vizualizare" din fila "Acasă". Primul câmp, "ID", este setat ca cheie primară în mod prestabilit. Accesul va număra automat acest câmp sau utilizând panoul "Proprietăți câmp", puteți crea o mască sau alt format pentru a răspunde nevoilor dvs. de afaceri, cum ar fi adăugarea numerelor de identificare a angajaților.
Introduceți aceste nume de câmp și toate celelalte câmpuri pentru a captura datele dorite, cum ar fi "Prenume," "Nume de familie", "Teme de instruire" sau "Data finalizată". Alte câmpuri care pot fi înregistrate pot include "note", "performanță" și "note sau comentarii". Setați proprietățile și tipurile de date corespunzătoare. Nu uitați să selectați "Data / Ora" pentru tipul de date "Date".
Salvați masa. Treceți la "Vizualizare tabel" în grupul "Vizualizare" din fila "Acasă".
Selectați "Wizard Form" din grupul "Formulare" din fila "Creați" pentru a deschide caseta de dialog Design. Selectați fiecare "câmp disponibil" dorit din coloana din stânga și treceți la coloana "Selected Field" apăsând butonul ">" pentru câmpurile individuale sau ">>" pentru a muta toate câmpurile simultan. Faceți clic pe butonul "Următorul".
Alegeți aspectul dorit pentru formular din caseta de dialog "Layout". Faceți clic pe butonul "Următorul". Denumiți "Formularul" în următoarea casetă de dialog sau păstrați potrivirea implicită cu numele tabelului. Decideți dacă doriți să acceptați formularul proiectat de Wizard sau să modificați designul. Dacă modificați formularul, faceți clic pe butonul "Următorul". Dacă utilizați designul implicit, faceți clic pe butonul "Terminare". Salvați formularul.
Completați datele pentru fiecare angajat și sesiune de instruire atunci când informațiile sunt disponibile. Utilizați vizualizarea "Form" pentru introducerea datelor și vizualizarea "Tabel" pentru filtrarea datelor și crearea rapoartelor. Înregistrările sunt salvate automat la introducerea datelor.
sfaturi
-
Excel permite căutări simple și rapoarte bazate exclusiv pe sortare. Accesul permite păstrarea și raportarea sofisticată a înregistrărilor, permițând mai multor filtre să creeze rapoarte de către angajați, sesiuni de instruire sau orice alt domeniu sau selecție de date. Numele câmpurilor de acces nu pot avea spații; creați o legendă de limbă simplă în coloanele de raport. De exemplu, un câmp "TrainingSessionName" poate fi denumit "Sesiunea de instruire" pentru rapoarte.
Avertizare
Nu utilizați numerele de securitate socială ca numere de identificare ale angajaților; acest lucru deschide afacerea pentru a identifica responsabilitatea furtului.
