Chiar dacă o echipă execută fără probleme activitățile proiectului, este necesar ca managerul de proiect să monitorizeze progresul proiectului în ceea ce privește timpul, costurile, resursele și performanța. Obțineți acest obiectiv prin compararea statutului proiectului cu planul de lucru și cu bugetul aprobat. De asemenea, comparați parametrii de planificare efectivi ai proiectului cu cei definiți în planul proiectului. Apoi, comparați angajamentele de proiect, cum ar fi finanțele și alte resurse, cu cele menționate în planul de proiect. Apoi, verificați progresul real al proiectului în timp, comparativ cu cel așteptat și documentat în planul proiectului.
Monitorizați bugetul proiectului
Bugetul unui proiect poate fi declarat ca resurse, cum ar fi dolari, săptămâni de resurse, ore petrecute sau altă măsură. Comparați utilizarea reală a resurselor proiectului cu cea anticipată în planul proiectului. Urmărirea bugetului este esențială deoarece, înainte de începerea proiectului, managerul de proiect și părțile interesate sunt de acord cu dedicarea unor resurse speciale pentru proiect. În consecință, dacă costurile proiectului încep să depășească bugetul, aceasta ar putea însemna că, fără o ajustare a sferei de proiect sau a resurselor, toate cerințele proiectului nu vor fi atinse.
Urmăriți domeniul de aplicare al proiectului
Un scop al proiectului constă în cerințele proiectului, cunoscute și ca obiective. Monitorizarea domeniului de aplicare al proiectului este esențială deoarece influențează toate celelalte aspecte ale proiectului, inclusiv costurile proiectului, programul și resursele. De exemplu, dacă aveți prea multe resurse alocate proiectului, costurile dvs. vor fi prea mari. Monitorizarea domeniului de aplicare al proiectului va stopa fluajul de aplicare, adică adăugarea de noi cerințe după aprobarea planului de proiect. Domeniul de acoperire înseamnă că bugetul, timpul și resursele alocate proiectului vor fi inadecvate.
Urmăriți Programul Proiectului
Un manager de proiect compară starea de lucru a unui proiect raportată în programul de proiect cu programul planificat pentru a asigura că proiectul avansează conform așteptărilor. Programul de proiect poate fi reprezentat ca o structură de defalcare a muncii care identifică atât activitățile efectuate în conformitate cu rapoartele zilnice, recunoașterea etapelor și materialele și alte informații și resursele necesare pentru fiecare etapă de proiect a ciclului de viață al proiectului. Folosind graficul, este de asemenea posibil să se identifice ce etape au fost îndeplinite și care activități ar putea necesita resurse suplimentare în cazul în care acestea urmează să fie finalizate la timp și în funcție de buget.
Supravegheați resursele proiectului
Resursele unui proiect includ oameni, facilități de lucru, echipament, software și alte instrumente de proiect. Angajarea resurselor unui proiect nu se reflectă doar în dolari și cenți, ci și în costurile de oportunitate în ceea ce privește scăderea disponibilității resurselor pentru un alt proiect. Este important să se monitorizeze progresul proiectului în parte prin disponibilitatea unor resurse speciale atunci când lipsa resurselor disponibile va afecta programul proiectului, domeniul său de aplicare și calitatea produsului finit al proiectului.
