Concentrarea asupra problemelor de nemulțumire a clienților este unul dintre cele mai importante lucruri pe care întreprinderile le pot face dacă vor rezolva plângerile clienților. Un program de reclamații pentru clienți permite urmărirea, organizarea și eventuala rezolvare a problemelor legate de serviciu sau de companie. Monitorizarea periodică a unui program de reclamații pentru clienți este esențială pentru dezvoltarea relațiilor de succes pe termen lung cu clienții.
Creați o foaie de calcul electronică sau alt document în care pot fi înregistrate date din programele de reclamații ale clienților. Denumiți acest fișier de computer "Reclamații pentru clienți" sau un titlu similar și salvați-l într-un loc sigur pe computer. Un exemplu de software de calcul tabelar care poate fi folosit este Microsoft Excel, care permite filtrarea și sortarea datelor introduse.
Urmăriți problemele importante legate de programul dvs. de reclamații pentru clienți prin colectarea datelor din program și prin introducerea acestora în foaia de calcul. Exemple de probleme care trebuie să fie actualizate și monitorizate în mod regulat includ cauzele plângerilor clienților, care clienții depun cele mai multe plângeri, cât de des sunt depuse, cât de repede și dacă problemele sunt rezolvate.
Sortați datele din programul de reclamații ale clienților în foaia dvs. de calcul pentru a fi văzute într-o manieră clară și organizată. Clasificați diferite tipuri de reclamații pentru a vedea ce probleme trebuie abordate cel mai mult. Sortați valoarea dolarului oricăror tranzacții monetare care au dus la o plângere a clientului.
Elaborați politici care să abordeze reclamațiile nerezolvate ale clienților și să decideți ce tehnici de păstrare a clienților veți folosi. Oferirea unor reduceri speciale pentru clienți, a articolelor gratuite sau a altor oferte unice pentru a salva o relație cu clienții sunt toate exemple de modalități de tratare a reclamațiilor nerezolvate.
Căutați feedback-ul clienților din programele de reclamații ale clienților atât din partea clienților mulțumiți, cât și nesatisfăcuți. Acest lucru ar trebui făcut de un membru al conducerii, de vreme ce aspectele nerezolvate vor fi adesea implicate. Obținerea de feedback de la client cu privire la programul dvs., cu toate acestea, este un pas bun pentru a lua pentru a îmbunătăți programul dvs. de reclamații client.
Integrați un program de reclamații pentru clienți care vă va permite să urmăriți și să organizați și să soluționați plângerile. Aceste instrumente permit reprezentanților companiei să dea instrumentele de care au nevoie pentru a rezolva problemele legate de reclamații. Exemplele includ Managementul reclamațiilor pentru clienți de la Everest de către Lynk Software și Software-ul de reclamații pentru clienți Master Control.
