Dacă sunteți suficient de norocoși pentru a avea mai mulți furnizori care se luptă pentru afacerea dvs., invitându-vă la prânzuri scumpe și prezentând mulțumirile lor cu daruri, aveți grijă. Gesturile prietenoase, cum ar fi acestea, pot traversa linia de etică a achizițiilor prin influențarea deciziilor dvs. de achiziție. Chiar dacă nu sunteți influențați, doar apariția improprietății vă poate afecta reputația și propria companie.
Probleme etice în achiziții
Institutul de Management al Aprovizionării a adoptat trei principii pentru achiziționarea de manageri și angajați care să-și amintească în activitatea lor:
- Mențineți integritatea în deciziile și acțiunile dvs.
- Încercați întotdeauna să obțineți cea mai bună valoare pentru angajatorul dvs.
- Fiți loiali profesiei voastre.
Din aceste principii, ISM a elaborat standarde pentru achiziționarea de profesioniști care să le urmeze pentru a se asigura că păstrează o etică înaltă în achiziții publice. Aceste standarde includ acționarea adecvată a furnizorilor și împiedicarea deciziilor dvs. de a fi influențate de furnizori. Un alt standard este renunțarea la încheierea de acorduri care să garanteze un aranjament reciproc sau unul care ar putea intra în conflict cu interesele angajatorului.
Exemple de comportament neetic
Desigur, doriți să promovați relații bune cu furnizorii și potențialii vendori. Cu toate acestea, acțiunile aparent inofensive pot servi ca exemple de comportament neetic în achizițiile publice.
Exemplu: Toată lumea trebuie să mănânce, deci care este răul în prânz cu un potențial vânzător pentru a discuta despre specificul?
În primul rând, puteți deveni prea prietenos, până la punctul în care doriți să faceți afaceri cu acest vânzător, chiar dacă prețurile și termenii săi nu sunt cei mai favorabili. Este atât de frumos încât sunteți înclinat să-l luați la cuvânt atunci când descrie termenii de livrare care par prea bine pentru a fi adevărați. În al doilea rând, dacă nu vă așezați cu fiecare vânzător care vă apropie, vă prezentați favoritism.
Exemplu: Un potențial vânzător vă oferă prețuri de tip rock-bottom pentru inventarul pe care compania dvs. îl folosește în mod regulat. În schimb, sunteți de acord să le faceți o notificare prealabilă atunci când alte oferte vor fi scoase la licitație.
Se poate părea că această situație este inofensivă, deoarece veți mai oferi altor furnizori șansa de a licita și intenționați să luați în considerare toate ofertele în mod corect. Dar, prin acordarea unei notificări prealabile unui furnizor, le oferiți un avantaj incorect de a avea mai mult timp să vă pregătiți oferta și să obțineți oferta lor înaintea altor furnizori. Poate că va schimba ceea ce ar fi oferit dacă ar fi dat mai puțin timp; poate că nu va. Dar nu este corect să oferim un vânzător un avantaj de orice fel față de ceilalți.
Exemplu: Un vânzător căruia i-ai acordat recent un contract a trimis un cadou de mulțumire pentru brandy preferată, bilete la un joc sportiv sau o carte cadou pentru o cafea mică. Din moment ce este un cadou de mulțumire, nu v-a influențat decizia, deci acceptați-o.
Există numeroase probleme etice care acceptă daruri, chiar și cele cu valori mici ale dolarului. Adevărat, nu a influențat decizia dvs. dacă aceasta este prima dată când ați folosit acest vânzător. Dar dacă alegeți să le folosiți din nou, cum știți că nu sunteți influențați de darul lor atent? Va apare și altor persoane din industrie că ați fost influențați. Oricum, veti deveni cunoscut pentru acceptarea de cadouri, care va afecta reputatia si cea a companiei dumneavoastra, deoarece sunteti agentul lor de cumparare.
O singură întrebare pe care trebuie să o întrebați în toate deciziile dvs. privind achizițiile publice: este această acțiune benefică pentru compania mea? Cadourile vă ajută, nu compania dvs. Chiar dacă darul era pentru companie, acesta doare mai degrabă decât ajută, dând societății o reputație rea.
Asigurarea unei etici înalte în domeniul achizițiilor publice
Dacă sunteți proprietar al companiei sau manager de achiziții, există pași pe care îi puteți lua pentru a vă asigura că firma dvs. menține etică în achiziții publice.
- Explicați codul de etică al companiei cu specificul departamentului de achiziții.
- Instruiți toți angajații care achiziționează aceste etică, oferind exemple de acțiuni etice și neetice. Acesta este un loc ideal pentru acțiunile vânzătorului de roluri și a agenților de achiziție.
- Lăsați angajații să știe că conducerea va revizui contractele de achiziții publice, iar auditurile neanunțate se vor face și ele. Asigurați-vă că urmați cu ambele, astfel încât poziția companiei cu privire la problemele etice în achiziție sunt înțelese și urmate de toată lumea.
