Utilizând procesele de gestionare a achizițiilor, profesioniștii din domeniul afacerilor achiziționează resursele de care au nevoie de la furnizori sau vânzători pentru a-și desfășura activitatea. Politicile și procedurile eficiente de gestionare a achizițiilor permit achiziționarea de profesioniști pentru a negocia prețurile de la furnizori și furnizori pentru a obține cele mai bune materiale și servicii de calitate pentru operațiunile de afaceri.Întrucât întreprinderile mari cumpără resurse în volume mari, acestea utilizează în mod tipic proceduri oficiale de gestionare a achizițiilor. Întreprinderile mai mici utilizează tehnici mai informale pentru a obține bunurile necesare afacerilor lor.
Beneficii
Transformarea rolului de gestionare a contractului de la o funcție administrativă la un proces strategic implică dovedirea faptului că o afacere depinde de gestionarea eficientă a procesului de achiziții publice. Dezvoltarea unei expertize critice în domeniul managementului achizițiilor permite profesioniștilor din domeniul afacerilor să-și sporească cunoștințele legate de producție și managementul inventarului, să îmbunătățească eficiența prin raționalizarea proceselor din lanțul de aprovizionare folosind tehnici de prognoză exacte, să maximizeze satisfacția clienților prin furnizarea rapidă a produselor și serviciilor și sporind credibilitatea între colegii, angajatorilor și furnizorilor.
Dezvoltarea proceselor de gestionare a contractelor
Gestionarea eficientă a achizițiilor începe cu recunoașterea faptului că gestionarea proceselor utilizate pentru semnarea contractelor aduce beneficii companiei. Odată ce o organizație stabilește documentația standard a politicilor și procedurilor asociate cu gestionarea contractelor, personalul poate fi tras la răspundere pentru respectarea și respectarea acestor standarde. La început, numai contractele cu vizibilitate ridicată care respectă pragurile bugetare se încadrează în aceste orientări, însă, pe măsură ce funcția de achiziție a organizației se maturizează, profesioniștii din domeniul achizițiilor aplică aceste standarde la alte oferte.
Automatizarea proceselor de gestionare a contractelor
Deoarece profesioniștii în managementul achizițiilor instituționalizează politicile standard în întreaga companie, ei stabilesc documentația și procedurile care trebuie completate pentru a finaliza o tranzacție. Folosind instrumentele software, automatizarea acestor funcții în funcție de tipul de contractare, termenii și condițiile, valoarea dolarului sau alte cerințe simplifică procesul.
Integrarea proceselor de achiziții
Pe măsură ce procesele de gestionare a contractelor sunt mature, organizațiile integrează funcțiile de achiziții critice cu alte procese operaționale de bază, cum ar fi managementul financiar, managementul performanței și proiectarea tehnică. Furnizarea de formare pentru toți angajații asigură că fiecare departament respectă cele mai bune practici stabilite. Din 1973, Asociația pentru Managementul Operațiunilor a oferit educație critică mai mult de 90.000 de profesioniști din industria prelucrătoare pe teme precum managementul achizițiilor. În plus, prin utilizarea măsurătorilor de producție din fiecare departament, profesioniștii din domeniul achizițiilor pot analiza date pentru a negocia mai eficient cu furnizorii și pentru a lua decizii privind calitatea și serviciile care influențează profitabilitatea pe termen lung a întregii companii.
Evaluarea eficienței
Evaluarea eficienței include eforturile continue de îmbunătățire a procesului realizate de profesioniștii din domeniul achizițiilor publice. Aceste proiecte, menite să îmbunătățească procesul de gestionare a contractelor, reflectă experiențele și lecțiile învățate de proiectele anterioare. Prin asigurarea faptului că organizația urmărește cel mai eficient flux de lucru cu cele mai puține semnături de aprobare necesare, o companie atinge cel mai înalt nivel de capacitate de achiziție.
