Dacă sunteți prins la telefon cu un coleg sau client lung, care ar fi trebuit să fie un apel telefonic rapid și simplu, puteți lua o bucată mare din ziua dvs. Mai degrabă decât să încercați să faceți mai multe sarcini în timp ce apelantul se aprinde, trebuie să folosiți câteva tehnici tactice pentru a termina apelul cât mai repede posibil, fără a sacrifica curtoazia sau pentru a pleca de la eticheta de bază. Odată ce ați avut grijă de afacerea la îndemână, puteți face o ieșire grațioasă și politicoasă din apel.
Concentrați-vă pe problema la îndemână. Păstrați conversația centrat pe scopul apelului și evitați să deranjeze în discuții mici. Dacă persoana cu care vorbești începe să se abțină de la un subiect fără legătură, îndreptați-l ușor la aspecte mai relevante. Nu vă fie teamă să fiți înainte când faceți asta. Dacă persoana pe care o vorbești alunecă la un alt subiect, aduceți-o înapoi spunând: "Dar despre …" și menționați din nou punctul principal. Acest lucru va permite apelantului să știe că subiectul în cauză este cel mai important lucru. Menționați, de asemenea, că "nu doriți să vă ocupați prea mult de timpul său". Acesta este un mod strict, dar politicos, de a menține un apel telefonic pe drumul cel bun.
Întrebați întrebări închise, astfel încât să nu se poată deranja din subiectul principal. Mai degrabă decât să întrebați ce este momentul potrivit pentru a vă întâlni, întrebați: "Va fi 10 un moment bun pentru întâlniri?" Întrebările închise vor avea doar un număr fix de răspunsuri, cel mult două sau trei, ceea ce va menține conversația specifică la subiectul la îndemână.
Completați apelul telefonic pentru a vă asigura că ați avut grijă de tot. Reiterați problema și modul în care este tratată. O întrebare rapidă, "Voi scoate această informație și vă voi da un raport până la sfârșitul zilei", întărește faptul că totul a fost rezolvat.
Întrebați dacă există altceva ce puteți face pentru a vă ajuta sau orice alte chestiuni pe această temă care trebuie discutate. Încă o dată, întăriți scopul apelului și nu vă abțineți de alte subiecte. Utilizați expresii precum "Deci, rezolvă problema dvs. cu raportul de cheltuieli?" Sau "Există altceva ce pot fi inclus în acest pachet pentru dvs.?" Pe măsură ce apelul dvs. ajunge la concluzia sa, persoana de la celălalt capăt va admite probabil că nu, nu este nimic altceva pe acest subiect pentru a discuta.
Mulțumiți apelantului pentru timpul său sau pentru apelare (în funcție de cine a inițiat apelul). Lăsați-l să știe că veți urma în orice fel este potrivit situației. Utilizați o scurtă "Ai o zi frumoasă" sau "Vă mulțumim pentru apelare" pentru a termina apelul. Evitați rămas bun de-a lungul timpului în care schimbați prea multe plăceri.
sfaturi
-
Dacă știți că un anumit colaborator are tendința de a vorbi prea mult, trimiteți un e-mail ori de câte ori este posibil pentru a aborda probleme sau a pune întrebări.
