Sistemul de resurse umane (HRS) este un sistem de tehnologie a informațiilor care captează, stochează și împărtășește informații legate de practicile, politicile și gestionarea resurselor umane într-o organizație. Este, de asemenea, cunoscut ca un sistem de management al resurselor umane (HRMS), sistemul informațional al resurselor umane (HRIS), sistemul de management al capitalului uman (HCMS) și tehnologia informației cu resurse umane (HRIT). Un HRS ajută o organizație să administreze toate aspectele complexe și interconectate ale resurselor umane, inclusiv conformitatea cu legile federale și de stat privind ocuparea forței de muncă.
Structura HMS
Un HRS automatizează funcțiile cruciale de gestionare a resurselor umane, cum ar fi managementul angajaților, compensațiile și beneficiile și sprijinul pentru luarea deciziilor. Acesta este alcătuit dintr-un set de baze de date integrate legate de unitățile de procesare funcțională, cum ar fi angajarea, durata și frecventarea, salariile, beneficiile și pensiile, aptitudinile angajaților și instruirea. Deoarece bazele de date sunt integrate, informațiile de bază, cum ar fi numele angajatului, adresa și numărul de securitate socială, trebuie introduse o singură dată, după care toate unitățile de procesare funcționale pot prelua și utiliza informațiile.
Managementul angajaților
HRS surprinde toate informațiile despre salariați de la cererea lor inițială de angajare la salariul lor final. Acesta captează informații de bază de identificare, misiuni de muncă, informații despre performanță, rata de plată, inventarul abilităților angajaților și istoricul antrenamentelor. Informațiile capturate în baza de date privind gestionarea angajaților sunt, de asemenea, utilizate pentru raportarea obligatorie a conformității pentru Comisia pentru egalitatea de locuri de muncă (EEOC), cum ar fi vârsta, sexul, originea națională, rasa și handicapul.
Compensatii si beneficii
Funcțiile de compensare și beneficii HRS colectează informații privind orele lucrate și o utilizează pentru a calcula salariile, valoarea impozitelor federale și de stat și alte deduceri, cum ar fi asigurările de sănătate și contribuțiile la pensie. Sistemul generează salarii sau depozite plătesc direct în conturi bancare ale angajaților. Se calculează, de asemenea, concediul de concediu și concediul medical cu perioadă de plată și totaluri anuale.
Suportul decizional
Un HRS simplifică activitățile de raportare și de susținere a deciziilor, generând rapoarte standard privind resursele umane, cum ar fi plata, angajările noi și transferurile de angajați. Aceste informații sunt utilizate pentru a gestiona afacerea, a măsura performanța organizațională și a planifica pentru viitor. Un HRS permite utilizatorilor să genereze rapoarte speciale pentru a analiza anumite situații și a identifica tendințe, cum ar fi creșterea cifrei de afaceri a angajaților într-o zonă a organizației.
Schimbul de informații
Sistemele de resurse umane facilitează schimbul de informații și integrarea cu alte sisteme de afaceri esențiale ale organizației, inclusiv cu lanțul financiar, contabil și de aprovizionare. Ele permit, de asemenea, schimbul de date cu terțe părți, cum ar fi rapoartele pentru agențiile de reglementare și transferurile de date către și de la asigurătorii de sănătate și administratorii planului de pensii.
Angajatul Self-Service
Multe sisteme de resurse umane includ o funcție de auto-serviciu a angajaților care operează printr-o legătură intranet - un site web securizat și privat al companiei. Folosind acest site, angajații își pot actualiza informațiile personale, își pot introduce orele lucrate, se pot înscrie la cursuri de formare și își pot căuta concediul de concediu și concediul medical fără să fie nevoiți să contacteze un reprezentant al resurselor umane. Angajații își pot căuta informațiile de pe computer pe birourile lor, pe un laptop sau pe un chioșc de calculator situat la etajul fabricii sau în depozit.
