Toți am lucrat în birouri haotice - documentele și alte materiale s-au îngrămădit în stive, personalul este frustrat și nesigur în ceea ce privește responsabilitățile, iar managementul nu este mulțumit de ceea ce face personalul. Cum puteți face biroul să funcționeze fără probleme? Procedurile clare pe care personalul să le urmeze vor contribui la realizarea oricărui alt lucru - veți avea un birou mai curat, un personal mai fericit și mai productiv, și un manager mai bun în cel mai scurt timp.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Hârtie
-
Caiet
Creați un protocol
Cercetați domeniile organizației care sunt neclare prin scrierea unui sondaj și a personalului de supraveghere. Întrebați personalul despre ce este neclar, indiferent dacă este vorba despre rolul și responsabilitățile acestuia, despre cine raportează sau despre cum să procedeze corect.
Creați un manual al angajaților, bazat pe ceea ce au nevoie clarificările angajaților. De asemenea, includeți politicile standard ale companiei, inclusiv informații despre mediul de birou. Personalul trebuie să știe că documentele trebuie să fie depuse în timp util, să își îndrepte birourile înainte de a părăsi locul de muncă și să-și facă partea pentru a crea un spațiu de lucru curat.
Creați proceduri standard de operare sau SOP-uri. SOP-urile sunt instrucțiuni scrise care definesc cine, ce, unde, de ce și cum de fiecare sarcină. Creați un POS pentru fiecare sarcină pe care doriți să o urmați personalul. Includeți un paragraf sumar despre proces, instrucțiuni pas cu pas despre cum să faceți acest lucru și o listă de resurse dacă acestea au nevoie de mai multe informații. Includeți o dată în viitor, între 6 și 12 luni, când acest POS va fi revizuit și actualizat. De asemenea, includeți numele și datele de contact ale persoanei din organizație care este responsabilă pentru procedura respectivă - în acest fel, personalul știe cine să contacteze pentru mai multe informații. Plasați toate SOP-urile într-un notebook și faceți acest lucru accesibil tuturor angajaților, astfel încât aceștia să caute o procedură dacă trebuie să verifice ceva. Scrieți SOP-uri noi pentru procedurile noi care apar și le adăugați la carte.
Personalul de tren și organizați-vă
Oferiți manualul angajaților tuturor angajaților actuali de îndată ce acesta este terminat și angajaților noi atunci când sunt angajați. Angajații pot îmbunătăți modul de funcționare a biroului, dacă știu ce se așteaptă de la ei.
Instruiți angajații cu privire la toate SOP-urile care li se aplică. Persoana care este responsabilă de procedură trebuie să se angajeze pe un alt membru al personalului individual sau într-un grup. Personalul trenului trebuie să fie însoțit de toate procedurile după ce acestea sunt dezvoltate, astfel încât personalul să fie clar în ceea ce privește ceea ce se așteaptă de la acea procedură.
Țineți o zi de curățenie a personalului pentru a organiza biroul. Acest lucru nu ar trebui să se facă de multe ori. După ce a citit manualul angajaților și a fost instruit cu privire la noile POS, personalul ar trebui să aibă o idee clară despre ce să facă.
sfaturi
-
Luați-vă personal într-o retragere în afara biroului pentru o formare continuă.
