Din când în când, este posibil ca lucrătorii să fie nevoiți să își reîmprospătează amintirile cu privire la modul de îndeplinire a anumitor sarcini. De asemenea, noii angajați ai unei organizații vor dori să învețe corzile cât mai repede posibil, fără a fi nevoiți să întrerupă supraveghetorii sau colegii cu nenumărate întrebări. Un manual de proceduri de birou realizează ambele obiective, oferind în același timp protocoale scrise și așteptări de performanță care pot fi ulterior menționate în evaluările angajaților și documentația pentru acțiuni disciplinare.
Identificați scopul și scopul manualului de birou pe care doriți să îl dezvoltați. Conținutul manualelor de birou se încadrează, în general, în două categorii: (1) cum să interacționezi cu oamenii și (2) cum să îndeplinești sarcini specifice, inclusiv funcționarea echipamentului necesar pentru a crea, a gestiona și a livra bunuri și servicii. Manualele de birou includ adesea diagrame organizaționale, directoare de resurse și exemple de formulare. Complexitatea unui manual de birou se bazează pe cine vor fi utilizatorii vizați. Dacă, de exemplu, conținutul se referă la relațiile cu clienții și la modul de procesare a reclamațiilor, nu ar fi logic să includeți capitole despre cum funcționează un stivuitor sau cum să se ocupe de materiale periculoase.
Decideți la prezentarea formatului care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei dvs. În timp ce manualele de birou sunt considerate, de regulă, ca îndrumări tipărite pe hârtie și plasate în lănțișoare cu trei inele cu cleme de separare a subiectelor, tehnologia a deschis ușa la metode mult mai interesante - precum și mai economice - de a furniza informații. Luați în considerare, de exemplu, dacă un manual de proceduri online ar ușura și accelera accesul angajaților la informații prin introducerea cuvintelor cheie. Un format electronic ar putea, de asemenea, să faciliteze procesul de actualizare și revizuire a conținutului, precum și integrarea conținutului audio și a demonstrațiilor video pentru îmbunătățirea procesului de învățare.
Efectuați o listă cu toate subiectele din capitole pe care doriți să le adresați manualul. De exemplu, dacă decideți să stabiliți reguli privind funcționarea diferitelor echipamente de birou, veți identifica secțiuni individuale pentru computere, faxuri, sisteme telefonice, microfișe, fotocopii, sisteme de înregistrare, contoare și dispozitive de colaționare. Decideți dacă veți scrie tot conținutul dvs. sau veți atribui primul proiect al fiecărei secțiuni persoanelor care sunt bine cunoscute în materie.
Organizați pașii procedurali de la cele mai simple concepte la cele care sunt mai complicate. Luați în considerare dacă includerea fotografiilor, a desenelor, a tabelelor sau a altor grafice va completa înțelegerea materialului de către utilizator. Oferiți un glosar de acronime și terminologie specifică sarcinilor. Dacă este posibil, furnizați exemple de completare a ordinelor de solicitare, a cererilor de cheltuieli de deplasare, a solicitărilor de concediu, a foilor de parcurs, a chitanțelor clienților și a altor formulare utilizate de companie.
Stabiliți un interval de timp pentru completarea fiecărei secțiuni a noului manual. Dacă este necesar, programați un bloc de timp în fiecare zi pentru cercetarea, scrierea, examinarea și asamblarea conținutului.
Înainte de diseminare, personalul HR și personalul juridic trebuie să revadă conținutul, pentru a se asigura că limba sa este clară, ordonată și conformă cu mandatele și reglementările statale și federale. Furnizați fiecărui beneficiar al manualului o foaie de semnătură care indică acordul acestora pentru a citi materialul și pentru a se conforma directivelor sale.
sfaturi
-
Un manual de birou ar trebui să fie întotdeauna considerat o lucrare în desfășurare și, prin urmare, să fie revizuită în permanență pentru a se asigura că conținutul reprezintă o reflectare exactă a procedurilor urmate și a echipamentelor utilizate pentru îndeplinirea acestor sarcini.
