Într-un mediu de birou este important să mențină întotdeauna o conduită profesionistă. Punctual este esențial și trebuie făcute toate încercările de a ajunge la timp. Cu excepția cazului în care vă așteptați la un apel important, telefoanele mobile ar trebui să fie oprite sau setate pe vibrații, pentru a nu perturba biroul. Rochie în îmbrăcăminte corespunzătoare pentru tipul de afaceri efectuate. De exemplu, purtarea de blugi într-un mediu profesional de birou ar fi considerată inadecvată, dar blugi pot fi îmbrăcăminte acceptabilă într-un birou de construcții.
Serviciu clienți
Unul dintre cei mai importanți factori în procedurile de birou este modul în care clienții sunt tratați atunci când telefonează sau vizitează biroul.
Atunci când se ocupă cu clienții în persoană, este o idee bună să salutăm persoana cu un zâmbet și să fim atenți la nevoile lor. Dacă un client vine cu o reclamație, asculta cu atenție, dar nu devine defensiv, confruntat sau supărat, va servi numai la escaladarea situației. Arătați o îngrijorare reală, deși expresia facială sau limbajul corpului, atunci când un client se plânge. În cazul în care clientul este ranging, permiteți-le la rant - nu încercați să le opriți sau vorbesc peste ele. Odată ce și-au exprimat plângerea, răspundeți calm spunându-le ce intenționați să faceți pentru a le ajuta sau pentru cine le veți referi și cum va ajuta persoana în rezolvarea problemei.
Eticheta telefonului
Deoarece persoana de pe celălalt capăt al liniei nu vă poate vedea, telefoanele ar trebui să răspundă într-un mod optimist. Persoana de la celălalt capăt ar trebui să poată auzi "zâmbetul" în vocea ta. Întotdeauna răspundeți la apelurile primite cu numele companiei care are grijă să enunțe numele companiei astfel încât să fie ușor de înțeles. Uneori este necesar să afișați apelurile înainte de a le trimite destinatarului. Faceți toate încercările de a obține dreptul persoanei. Mențineți un notepad la îndemână pentru a scrie numele apelantului în caz de întreruperi sau dacă destinatarul nu răspunde și apelul este returnat. Acest lucru va face posibilă abordarea directă a apelantului.
Interacțiunea cu alți angajați
Nu este niciodată o idee bună să discutați probleme personale cu alți angajați sau să vă implicați în bârfe de birou. Politica și religia ar trebui evitate ca subiecte de conversație în birou.
Fiți întotdeauna respectuos când adresați-i altor angajați. O regulă bună este dacă persoana pe care o adresați este un subordonat că este bine să îi adresați după numele lor, dar un supraveghetor sau un manager ar trebui să fie contactat ca domnul sau doamna, cu excepția cazului în care solicită să li se adreseze primului lor Nume.
Organizare
Zona de lucru trebuie să fie întotdeauna curată, îngrijită și organizată. Dacă sunteți bolnav sau departe de birou din orice motiv, cineva poate fi nevoit să recupereze informații de la biroul dumneavoastră și nu ar trebui să "rumage" prin tot în zona de lucru pentru a găsi ceea ce caută. De asemenea, este important să nu păstrați obiecte personale în biroul dvs. sau pe biroul dvs., deoarece cineva mi-a "dat peste cap" accidental ceva ce nu doriți să deveniți public.
Atenție la detalii
Dacă lucrarea necesită mai mulți pași pentru a finaliza, este o idee bună să faceți o listă de verificare și să verificați fiecare articol în momentul în care este finalizată. Indiferent de ce sarcini sunt atribuite o atenție deosebită la detalii este crucială pentru a face o treabă bună.
Dacă crearea de documente este o parte a sarcinii, asigurați-vă că rulați o verificare de ortografie și gramatică pe fiecare document. Indiferent de locul de muncă, este întotdeauna o idee bună să verificați dublu lucrarea înainte de a o roti.
