Când desfășurați o afacere, părțile interesate, managerii și clienții săi se așteaptă la eficiență, fiabilitate și siguranță. Acest lucru este valabil mai ales în cazul tranzacțiilor financiare. Controlul intern asigură că toate procesele de afaceri sau organizaționale îndeplinesc aceste cerințe. Cu toate acestea, este important să identificați eventualele deficiențe în configurarea dvs. de control intern. Există mai multe modalități de a observa aceste deficiențe și informațiile sunt disponibile pentru a vă ajuta. Comisia pentru valori mobiliare și burse, de exemplu, a emis orientări pentru monitorizarea controalelor interne.
Catalogați toate procedurile de control intern. Aceasta va include documentarea tranzacțiilor financiare, proiectarea și testarea produselor, procedurile de achiziție și auditul intern. Știți cu exactitate cu ce aveți de-a face înainte de a examina mai departe procedurile. Încercați să identificați părți ale companiei sau ale organizației care ar putea fi mai riscante decât altele. De asemenea, evaluați designul comenzilor. Aceasta va include de obicei documentația, organizarea, separarea sarcinilor, feedback-ul și instruirea.
Desfășurați o evaluare a riscurilor pentru toate procedurile dvs. de control. Identificați cele mai probabile eșecuri din cadrul afacerii sau organizației dvs. O evaluare a riscului are de obicei forma unui tabel. Fiecare risc nou este pus într-un rând. Pentru a examina riscul, adăugați o serie de coloane care indică ce ar putea să meargă greșit, de ce cine este responsabil de acel proces, cine a inspectat-o, soluțiile și când persoana responsabilă a luat măsuri.
Desfășurați un audit intern. Acestea vor include stocurile și stocurile de active, reconcilierea în numerar și conturile de plătit. Reconcilierea prin mijloace bănești înseamnă că valoarea lichidelor lichide deținute de companie este corectă în comparație cu veniturile și cheltuielile. Verificarea conturilor de plată înseamnă verificarea faptului că toate plățile sunt efectuate către compania sau persoana fizică corectă. Acestea ar trebui să fie încrucișate în raport cu toate situațiile financiare atât interne (departamente contabile), cât și externe (bănci).
Educarea personalului cu privire la procesele și metodele moderne de control intern. Controalele interne, ca multe alte aspecte ale afacerii, evoluează în mod constant. Notificați angajaților dvs. cu privire la orice schimbări și păstrați-i bine instruiți. Lipsa de cunoștințe și de formare este un motiv-cheie pentru eșecurile de control intern. Testați cunoștințele lucrătorilor și organizați sesiuni de evaluare în timpul formării personalului.
Monitorizați personalul dvs. de control intern. Evaluările riscurilor sunt, de obicei, create de cei care efectuează controlul intern. Monitorizarea sau efectuarea inspecțiilor externe permite unei terțe părți să identifice posibilele slăbiciuni pe care le-a pierdut persoana sau echipa în cauză. Acestea pot varia de la procesul în sine până la supravegherea celor care o controlează. O întreprindere de audit extern efectuează, de regulă, astfel de inspecții. Majoritatea întreprinderilor au relații cu auditori externi de încredere.
Examinați feedback-ul clientului și al părților interesate. Există plângeri comune? Au existat încălcări ale controlului intern? De exemplu, dacă un număr de clienți raportează același eșec al unui produs, cum ar fi un buton defect, puteți lucra înapoi prin procedurile companiei pentru a găsi problema. Aceasta ar însemna, în mod obișnuit, revizuirea, în ordine inversă, a livrării, a asamblării, fabricării, testării și designului.
Uită-te la rapoartele departamentale. Există zone ale companiei care s-au înrăutățit sau nu se îmbunătățesc așa cum era de așteptat? Asemenea probleme pot fi cauzate de alți factori, dar pot semna și un fel de eșec al controlului intern. Fiecare departament este capabil să controleze și să monitorizeze ceea ce face; dar rapoartele departamentale trebuie să fie legate între ele pentru a reflecta afacerea în ansamblu. Examinați dacă fiecare departament are un mecanism suficient de puternic pentru ca personalul acestuia să raporteze deficiențele de control.
