Fiecare afacere și persoană care lucrează cu publicul trebuie să comunice cu publicul la un moment dat. Dar nu este ideal ca o petrecere să-și împartă resursele între activitatea sa principală și să explice acea afacere în lume - aici vin agenții de relații publice. Orice agenție de PR care merită săruri va folosi o varietate de metode pentru a deveni o față și o voce eficiente pentru clientul pe care îl reprezintă.
Noțiuni de bază pe aceeași pagină ca și clientul
Înainte ca o agenție PR să poată scoate mesajul în numele unui client, trebuie să afle care este mesajul respectiv. Reprezentanții PR stau jos cu clienții lor la începutul unei relații pentru a afla tot ce pot despre operațiunile lor. Pentru companii, aceste informații includ declarația lor generală de misiune, produsele, serviciile și modul în care le aduc pe piață. Pentru personalul public, care include informații despre proiectele profesionale ale persoanei, precum și detalii despre viața personală care ar putea afecta opinia publică. Pentru toți clienții, agenția stabilește un protocol pentru schimbul de informații, astfel încât să nu piardă niciodată șansa de a prezenta publicului noile evoluții.
Scrierea comunicatelor de presă
Produsul de bază care iese din agențiile de PR este comunicatul de presă, informații despre companie care sunt oferite agențiilor de presă pentru publicare. Agențiile de știri doresc să aibă comunicate de presă, în special în zilele de știri lente, deoarece înseamnă mai puțină muncă pentru a umple spațiul în lucrare. Precauția este că comunicatul de presă ar trebui să necesite câteva modificări de editare - în caz contrar editorii de știri nu vor să piardă timp prețios în ceea ce este, probabil, informații nesatisfăcătoare. O modalitate de a măsura calitatea unei agenții de publicitate este prin solicitarea de eșantioane de presă și examinarea acestora față de liniile directoare asociate stilului Associated Press. Dacă versiunile nu pot fi distincționate cu greu în format din articole de știri reale și, totuși, veți pleca cu o impresie pozitivă asupra organizației reprezentate în lansare, agenția și-a făcut bine treaba. Dar spre deosebire de un articol de știri real, nu este important ca un comunicat de presă să conțină citate exacte. Adesea, scriitorul de relații publice alcătuiește citate - dar numai în numele clienților - și solicită aprobarea clientului înainte ca acest comunicat de presă să fie trimis agențiilor de știri.
Stabilirea relațiilor cu agenții de știri
Agențiile de presă ar trebui să păstreze o listă de agenții de știri la care trimit comunicate de presă. Dar, mai important, profesioniștii din domeniul relațiilor publice stabilesc relații de vorbire cu jurnaliștii care caută informații despre un client pentru un articol. Profesioniștii în domeniul PR sunt punctul de plecare pentru toate informațiile care provin din organizația pe care o reprezintă. Aceasta înseamnă că o agenție PR va fi primul contact al jurnalistului pentru informații despre client și agenția va acționa în calitate de purtător de cuvânt al clientului sau va pune jurnalistul în contact cu persoana potrivită din cadrul organizației clientului. Uneori, un angajat al agenției acționează ca un terț într-un interviu pentru a ghida întrebările și răspunsurile într-o direcție pozitivă.
Gestionarea prezenței în mass-media sociale
Odată cu dezvoltarea mass-mediei sociale, rolul profesioniștilor din domeniul relațiilor publice sa extins pentru a include reprezentarea clienților online. Dacă un client are un blog, un profil Facebook sau Twitter, agenția de relații publice ar trebui să aibă acces la acesta; dacă clientul nu are niciunul, agenția ar trebui să stabilească una. Spre deosebire de comunicatele de presă, prezența socială a mass-mediei este directă către public. În consecință, agenția nu trebuie să-și facă griji în ceea ce privește aderarea la formatul de știri sau apare părtinitoare în numele clientului, deoarece nimeni nu se așteaptă ca o persoană sau o companie publică să nu-și viseze propriul corn. Asemenea sarcinilor sau citatelor purtătorilor de cuvânt în comunicatele de presă, actualizările mass-media sociale ar trebui să fie scrise ca și cum informația este directă de la client, spre deosebire de perspectiva unei terțe părți angajate.
