Indiferent dacă dețineți o proprietate de închiriere sau mai multe, este important să păstrați toate documentele asociate cu proprietățile organizate. Aveți nevoie de un acces ușor la contractele de leasing și orice addende la acestea în cazul în care apar întrebări de chiriaș și ar trebui să păstrați toate cererile de închiriere în cazul în care un solicitant respins face o cerere viitoare împotriva dumneavoastră. În plus, și poate cel mai important, puteți deduce cheltuielile privind impozitul pe venit numai atunci când le puteți dovedi prin intermediul înregistrărilor. Documentele necesare pentru taxe sunt cele mai dificile pentru a fi organizate, deoarece există atât de mult.
Ce trebuie să păstrați
Păstrați întotdeauna o copie a contractului de închiriere, orice addenda la contractul de închiriere și toate cererile de închiriere de la potențialii chiriasi într-un loc sigur. O idee bună este să creați un fișier pentru fiecare proprietate de închiriere. Păstrați fișierele într-un dulap de depozitare. Aveți, de asemenea, nevoie de dovezi privind dacă ați făcut sau ați pierdut bani pe proprietatea de închiriere în fiecare an și cât de mult. Faceți asta prin afișarea veniturilor din chirii și scăderea cheltuielilor. Cecurile anulate, extrasele bancare care arată depozite directe sau chitanțe pe care le scrieți dacă acceptați numerar dovedesc toate veniturile din chirii. Veniturile dvs. din tot ce vă petreceți în casă pentru reparații, asigurări, taxe și orice altceva, cum ar fi serviciul de termite și gunoi, servesc drept dovadă a cheltuielilor dvs. Trebuie să păstrați înregistrări separate privind veniturile și cheltuielile pentru fiecare proprietate de închiriere pe care o dețineți.
Urma de hartie
Nu este nimic în neregulă cu păstrarea înregistrărilor de modă veche prin înscrierea veniturile și cheltuielile dvs. într-un notebook sau registru și păstrarea documentelor de venituri și încasări de cheltuieli într-o cutie de depozitare sau într-un compartiment din notebook-ul dumneavoastră. Această metodă este acceptabilă pentru serviciul intern de venituri, conform site-ului Nolo. Este o idee bună să notați pe chitanță ce a fost pentru dacă aceste informații nu sunt deja la chitanță. Metoda de hârtie poate fi cea mai simplă metodă de a ține evidența, mai ales dacă așa ați făcut întotdeauna lucrurile. Trebuie doar să enumerați o coloană de venit și o coloană de cheltuieli pentru fiecare lună pentru a vedea cum vă rezervați la sfârșitul anului. Împărțiți cheltuielile pe care ați putea plăti o dată pe an, cum ar fi impozitul pe proprietate, cu 12 pentru a obține un cont lunar adevărat.
Metode electronice
Multe programe software de calculator sunt disponibile pentru a ajuta la păstrarea înregistrărilor. Foile de calcul tabelar, cum ar fi Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 și Ability Office, vă pot urmări veniturile și cheltuielile. Ați crea o foaie de calcul separată pentru fiecare proprietate de închiriere.Dar va trebui în continuare să păstrați copii pe suport de hârtie ale veniturilor și cheltuielilor dvs. în cazul în care IRS vă audită. Celelalte opțiuni pentru păstrarea chitanțelor sunt utilizarea unui serviciu de stocare pe Internet pe care să-l puteți încărca, cum ar fi Shoeboxed sau să utilizați o versiune la domiciliu, cum ar fi NeatReceipts, pentru a păstra încasările digitale la domiciliu. O dată pe lună, examinați veniturile și încasările de cheltuieli și introduceți datele în foaia de calcul.
Software de administrare a proprietății
Proprietarii pot, de asemenea, să utilizeze software-ul de administrare a proprietății pentru a păstra documentele de închiriere a proprietății. Quicken, de exemplu, are software care organizează toate documentele pentru dvs. De asemenea, vă ajută să găsiți toate deducerile fiscale, vă oferă un loc pentru a înregistra comisioane târzii sau plăți parțiale și vă permite să comparați statutele proprietăților dvs. de închiriere. Software-ul de administrare a proprietății are de obicei multe caracteristici avansate pe care proprietarii cu una sau două proprietăți nu le pot avea nevoie. Proprietarii cu mai mult de 10 proprietăți le consideră adesea folositori, potrivit lui Nolo.
