Utilizarea tipurilor în QuickBooks este o funcție adesea neînțeleasă a programului și la fel de des este neglijată sau folosită abuziv. Datorită flexibilității utilizării tipurilor este atât de vastă, ea poate fi utilizată pentru a urmări orice tip de informație dorită despre clienți, locuri de muncă, furnizori și articole vândute sau cumpărate. Alegerea datelor pe care să le urmăriți depinde de tipul de activitate.
Tipuri de furnizori
Utilizarea corectă a tipurilor din programul QuickBooks vă permite să generați rapoarte personalizate și liste de discuții utilizând datele care sunt semnificative pentru o anumită afacere. Proprietarii de afaceri au multe opțiuni în ceea ce privește tipurile de furnizori. Unele companii aleg să utilizeze industria vânzătorului ca tip. Un magazin de vânzare cu amănuntul poate crea tipuri de furnizori care să reflecte produsele pe care le vând. Unii vânzători vând bunuri de produse alimentare și alte produse medicamentoase sau produse din tutun. Alte companii pot avea furnizori care sunt specifici unei regiuni geografice atunci când livrarea produsului este sensibilă la timp și poate crea tipuri pe baza locațiilor vânzătorului.
Cei din industria construcțiilor pot alege să introducă furnizori pe baza tipului de servicii furnizate. De exemplu, o firmă de construcții poate folosi pictori, umerase din gips carton, framereri și contractori electrici și de instalații sanitare. Dacă este necesar să se creeze un subtip (de exemplu, dacă o companie utilizează un subcontractant pentru lucrări de vopsire interioară și altul pentru lucrări de vopsire exterioară), ar crea un pictor general tip etichetat și un subtip pentru pictorii interiori și exteriori.
Acest lucru se face prin ecranul de modificare a furnizorului atunci când introduceți în tipul de sub spațiul pentru numele afacerii furnizorului.
Tipuri de clienți / locuri de muncă
Pentru acele companii care efectuează mai multe locuri de muncă pentru același client, QuickBooks permite crearea de locuri de muncă sub numele clientului. Utilizați aceleași tipuri de clienți ca și pentru furnizori, deși este posibil ca o regiune geografică a unui client să nu fie la fel de importantă ca și vânzătorii. Unele întreprinderi au clienți angro și cu amănuntul și, ca atare, folosesc aceste denumiri ca tipuri. Dacă nu există denumiri evidente pentru a separa clienții, utilizați tipuri pentru a urmări modul în care clienții au auzit despre afacere. Aceste categorii ar include "cuvântul din gură", "paginile galbene", "anunțul ziar" sau "corespondența directă". La sfarsitul anului, ar putea fi generat un raport care ar arata care campanie de marketing a avut cel mai mare succes in generarea de clienti si vanzari. În cazul tipurilor de locuri de muncă, întreprinderile care utilizează funcția de "locuri de muncă" sunt similare cu cele din domeniul construcțiilor. Un client poate avea compania dvs. repara un acoperiș într-o zi și să se ocupe de o problemă de sanitare într-o altă zi. Crearea unui tip de loc de muncă pentru fiecare serviciu efectuat ajută la aflarea serviciilor pe care le oferiți care generează cea mai mare marjă de profit și a celor care în final costă mai mulți bani în cheltuieli decât în venituri.
Tipuri de articole
Tipurile de articole sunt singurul tip care este deja definit de programul QuickBooks. Există 12 tipuri de articole presetate în QuickBooks. Un element este un serviciu sau un element fizic vândut. Tipurile de articole sunt după cum urmează:
-
Serviciu - dacă ceea ce vinzi este un serviciu, de exemplu, o companie de amenajare a teritoriului, creați un element "Cosire" și îl transformați într-un tip "Serviciu".
-
Inventar Partea-în aceeași afacere de amenajare a teritoriului, dacă vindeți piese pentru repararea echipamentului de gazon, de exemplu "Lamă de cosit" acestea ar fi o parte inventar.
-
Inventarul de ansamblu - Un ansamblu este alcătuit dintr-un număr de părți separate de inventar pentru a completa un produs întreg. De exemplu, dacă ați construi un scaun, acesta ar fi format dintr-un scaun, patru picioare cu suport și poate o pernă de scaun.
-
Elemente non-inventar - Utilizați acest tip pentru a clasifica lucruri precum biroul și consumabilele de curățare. Dacă taxați clientul pentru elementele necesare pentru a finaliza un loc de muncă, aceste elemente ar fi considerate părți care nu sunt inventariate.
-
Active imobilizate - Un activ pe care îl aveți, care este esențial pentru funcționarea afacerii dvs. și este mai mult sau mai puțin un fix permanent. Un vehicul, o clădire sau un computer se califică drept un activ fix.
-
Alte taxe - Dacă plătiți taxe de întârziere, taxe de finanțare sau cheltuieli de expediere, acestea vor fi considerate "alte taxe".
-
Subtotal - pentru a include un subtotal pe facturile clienților, trebuie să creați un tip "Subtotal". Aceasta adaugă toate articolele și oferă un total de execuție înainte ca taxele de vânzare să fie adăugate la total. Acest lucru vă ajută atunci când utilizați caracteristica "Discount" pentru a elimina o reducere procentuală înainte ca impozitele să fie adăugate.
-
Grup - Ca un ansamblu de inventar, un grup este alcătuit din elemente care sunt incluse într-un acord "pachet". De exemplu, un detaliu detaliat al serviciului de gazon poate fi alcătuit din elementele de serviciu separate, "Tăiere", "Tăiat" și "Decupare arborică".
-
Reducere-Crearea unui articol cu discount scade fie din procentaj fie dintr-o sumă fixă din subtotal.
-
Plata - dacă este un client obișnuit să plătească o parte din totalul datorat la momentul vânzării, creați un element de plată care reduce suma datorată pe o factură.
-
Postul pentru impozitul pe vânzări - Impozitul pe vânzări este de obicei calculat la nivel de stat și local. Acest element permite crearea unui element separat pentru impozitul pe vânzări pentru stat și pentru taxa locală discreționară.
-
Grupul de impozit pe vânzări - Acest post este alcătuit din două sau mai multe elemente separate de impozit pe vânzări ca un singur grup. În județul dvs., puteți avea o taxă discreționară de 1% și o taxă de stat de 6%, "grupul de impozit pe vânzări" vă permite să aveți un singur element rând care să țină evidența ambelor tipuri de "elemente de impozit pe vânzări" în aceeași tranzacție.
