În orice afacere, există o mare diferență între lucrul împreună și colaborarea. Totuși, crearea unui mediu cu adevărat colaborativ poate fi și mai dificilă într-un loc de muncă virtual, mai ales atunci când membrii echipei nu se cunosc sau au medii culturale diferite. În ciuda acestui fapt, cu puțin know-how și instrumentele potrivite, nu există nicio provocare pe care o echipă virtuală nu o poate depăși.
Creați o înțelegere comună
Eliminați orice idei greșite pe care membrii echipei le pot avea despre ceea ce este colaborarea online și despre ce implică aceasta. Acest lucru este important în special în cazul persoanelor care nu sunt obișnuiți să lucreze împreună online. Scopul este să se întâlnească și să lucreze împreună în timp real, să nu trimită un baraj de e-mailuri - și atașamente de e-mail - înainte și înapoi. Deși e-mailurile și alte instrumente asincrone, inclusiv un spațiu de lucru comun și un calendar, bibliotecile de documente și panourile de discuții sunt importante, un mediu cu adevărat colaborator necesită interacțiuni sincronice în timp real.
Definiți rolurile, nu sarcinile
Definiți rolurile și clarificați așteptările de ieșire, dar nu definiți pașii necesari pentru atingerea obiectivelor proiectului în avans. Keith Ferrazzi, autor și director executiv al companiei Ferrazzi Greenlight, o companie de consultanță și de formare bazată pe cercetare, declară că incertitudinea în sarcină este cheia colaborării online. Ferrazzi citează cercetările care au constatat că colaborarea online crește atunci când membrii echipei au roluri clar definite, dar trebuie să colaboreze pentru a decide cum să atingă obiectivele echipei.
Stabiliți un spirit de colaborare
Pășiți-i pe ceilalți - care pot fi mai calificați, dar care nu sunt conducătorii echipei normale - o șansă de a oferi îndrumări sau de a da instrucțiuni. Fiecare membru trebuie să fie dispus să sacrifice interesele personale și să facă ceea ce este mai bun pentru echipă. Ferrazzi sugerează să joace câteva jocuri, cum ar fi o vânătoare online sau de echipă, sau jocurile de rol, la începutul unui proiect, nu numai pentru a crea o mentalitate colaborativă, ci și pentru a-și construi abilitățile de leadership și de teamwork.
Utilizați instrumentele potrivite
Conferințele audio și video, plăcile interactive whiteboard, software-ul de colaborare în documente și mesageria instant sunt instrumente vitale pentru întâlnirea în timp real și interacțiunea cu membrii echipei pe întreaga durată a zilei. De exemplu, tabelele interactive interactive oferă opțiuni pentru desen, scriere de text și lipire a imaginilor, făcându-le o alegere bună pentru brainstorming și prezentări de reglaj fin. Atunci când sunt combinate cu conferințe audio, membrii echipei pot să vadă cine participă și să vorbească unul cu celălalt. Instrumentele de colaborare a documentelor permit co-autorizarea în timp real și co-editare cu unul sau mai multe persoane.
