La un moment dat în cariera ta, probabil că va trebui să scrie un raport de afaceri. Un raport de afaceri abordează de obicei un anumit proiect sau o componentă a companiei, prezintă concluziile dvs. și face recomandări pentru cititorul dorit.
Planificarea și scrierea unui raport de afaceri adecvat care să atingă audiența dorită și motivarea cititorilor săi presupune planificarea, cercetarea și angajamentul față de succesul raportului. În timp ce stilul de scriere a afacerilor specifice pe care îl utilizați ar trebui să reflecte stilul și personalitatea personală a scrisului dvs., precum și personalitatea companiei, există câteva sfaturi utile de scriere a rapoartelor pe care oricine le poate utiliza.
Clarificarea scopului raportului
Puține sfaturi de scriere a rapoartelor sunt la fel de importante ca definirea și clarificarea scopului raportului. Faceți acest lucru cât mai devreme posibil, astfel încât să nu pierdeți timp și energie cu probleme inutile. Adunați toate informațiile necesare pentru a face un raport de încredere. Uneori, acest lucru poate însemna să vorbești cu persoanele implicate sau poate fi implicat la fel ca și desfășurarea unui proiect de cercetare.
Exemplu:
Acest raport abordează tehnicile de marketing pe care le-am utilizat în ultimii cinci ani pentru a achiziționa noi clienți. Bazându-ne pe o analiză a tehnicilor, a banilor cheltuiți și a numărului de noi clienți pe care i-am achiziționat de la fiecare, aș dori să recomandăm trei tipuri specifice de marketing care merg înainte.
Organizați toate informațiile relevante
Asigurați-vă că vă limitați informațiile în scopul raportului de afaceri. Nu lăsați ca întinderea raportului să se extindă, deoarece acest lucru vă poate deranja formatul raportului de afaceri. Dacă scopul raportului este de a recomanda trei subiecte specifice ale tehnicilor de marketing, concentrați-vă asupra acestor trei tehnici și informații relevante.
Exemplu:
După cum veți vedea pe baza cercetărilor mele, acestea sunt primele trei tehnici de marketing pe care le recomand. Ele sunt cele mai rentabile pentru a aduce cel mai mare număr de noi clienți.
Aflați audiența formatului raportului de afaceri
Trebuie să înțelegeți cine scrieți pentru și pentru a determina cum să vă adresați cel mai bine acestui public. Definiți tonul, atitudinea și accentul pus pe cititorii dvs. În timp ce ar trebui să fii mereu profesionist în stilul tău de scriere a afacerii tale, nivelul detaliilor pe care le poți include poate varia în funcție de cine citește raportul.
Dacă scrieți la directori corporativi de nivel înalt, poate doriți să includeți numere mai definitive și de cercetare și să fie mai detaliate în descrierile dumneavoastră. Dacă scrieți la echipa de marketing care înțelege limbajul de marketing, puteți utiliza un format de raport de afaceri care are un ton mai relaxat și vorbește cu tehnicile pe care le-ați utilizat în trecut.
Motivați-vă publicul
Compuneți raportul de afaceri utilizând cuvinte puternice care vă vor motiva publicul. Creați propoziții eficiente, bine-aranjate, dar rămâneți la curent cu stilul dvs. de scriere a afacerilor personale. O parte din publicul dvs. poate doar să scaneze raportul, deci alegeți un format de raport de afaceri cu puncte marcate, o mulțime de spațiu alb, titluri și subtitluri bune și paragrafe scurte.
Exemplu:
Tehnici de marketing cu trei kilograme
Putem obține cu 35% mai mulți clienți și să economisim bani folosind următoarele trei tehnici de marketing:
- Buletine informative lunare de e-mail care oferă conținut util.
- Promoții trimestriale în magazin.
- Publicitate în ziarul local.
Verificați înainte de a trimite
Una dintre cele mai vitale sfaturi de scriere a rapoartelor este de a dovedi, edita și revizui înainte de a distribui raportul. Având un al doilea set de ochi citiți raportul este o modalitate excelentă de a vă asigura că mesajul dvs. este clar. Lăsați-vă mult timp să editați și să revizuiți raportul înainte de data scadentă. Nu grăbiți acest pas. Când distribuiți raportul, asigurați-vă că toate documentele și atașamentele sunt incluse și că toată lumea le primește.
