Principiile contabile general acceptate conturează regulile contabile pentru tranzacțiile financiare. Companiile care vând produse folosesc adesea eșantioane de produse pentru a prezenta opțiuni clienților. Aceste mostre pot fi fie fabricate, fie achiziționate de companie. În ambele cazuri, există un cost pentru eșantioane. Există mai multe metode admise de cheltuieli pentru aceste probe în conformitate cu GAAP.
Regulile GAAP pentru cheltuieli
Conform principiilor GAAP, cheltuielile trebuie înregistrate în perioada care conține veniturile aferente. În cazul în care cheltuielile nu pot fi legate direct de venituri, acestea trebuie să fie cheltuiți în perioada în care sunt efectuate. Pentru a suporta o cheltuială, afacerea trebuie să răspundă legal pentru aceasta. Cheltuielile nu trebuie neapărat să fi fost plătite, doar contractate. De exemplu, dacă o afacere închiriază spațiu de birouri, chiria în fiecare lună ar trebui să fie plătită în acea lună, chiar dacă chiria nu a fost încă plătită. Pentru eșantioanele de produse, principiile GAAP permit cheltuieli imediate ale probelor atunci când compania le achiziționează sau capitalizarea și amânarea unei părți a costului pentru perioadele viitoare.
Exproprierea imediată a probelor de produs
Chiar dacă eșantioanele de produse pot fi utilizate în mai multe perioade contabile sau chiar mai mulți ani, GAAP le permite să fie cheltuiți atunci când sunt achiziționate inițial. Acest lucru se datorează faptului că eșantioanele nu pot fi deseori potrivite direct cu veniturile aferente. Mulți clienți și clienți potențiali pot vedea mostrele. Unii pot face o achiziție și unii nu pot. Extinderea eșantioanelor permite companiei să recunoască costul la apariție, în loc să încerce să determine ce perioade viitoare aparține cheltuielilor. Pentru a ține cont de cheltuieli, mostrele de debit sau consumabile din contul de profit și pierdere și de credit, fie Banca, fie Contabilul de plată, în funcție de dacă eșantioanele au fost plătite.
Capitalizarea probelor de produs
Dacă eșantioanele de produse pot fi urmărite la o anumită vânzare, acestea pot fi capitalizate și apoi cheltuieli în perioada veniturilor aferente. De exemplu, dacă în luna mai au fost create pentru un anumit client eșantioane personalizate din lemn, o companie ar putea valorifica costurile cărților și le va cheltui atunci când clientul face achiziția în luna septembrie. Înregistrările inițiale de contabilitate reprezintă un credit destinat plății în numerar sau contabil și o debitare a cheltuielilor cu plată anticipată. Când costul este cheltuit, contul Preplătite Cheltuieli este creditat și se debitează contul Probele sau consumabilele.
Eșantioane învechite
Dacă o companie alege să valorifice eșantioanele de produs și să le cheltuiască într-o perioadă viitoare sau pe mai multe perioade, trebuie să le revizuiască în mod regulat pentru a se asigura că acestea sunt încă utilizabile. Dacă eșantionul de produs capitalizat devine învechit sau altfel utilizat de societate, acesta trebuie eliminat în acea perioadă. Acest lucru este valabil și dacă eșantionul este deteriorat și nu mai poate fi utilizat.
