Dacă intenționați să începeți o afacere, va trebui să vă gândiți la crearea unui birou din care să planificați și să gestionați acea afacere. De la computere la copiatoare, birourile moderne necesită mai multe tipuri diferite de echipamente, mobilier și consumabile pentru a funcționa eficient. Echipamentele de birou se încadrează în câteva categorii, pe baza funcției sale în birou.
Ce este echipamentul de birou?
Termenul "echipament de birou" include orice bun pe termen lung care este utilizat pentru a efectua sarcini administrative sau de birou. Deci, categoria este foarte largă. De fapt, este deseori mai ușor să luați în considerare, în scopuri contabile și fiscale, ceea ce este exclus din echipamentul de birou. În mod special, materialele de birou și mobilierul de birou sunt de obicei clasificate și urmărite separat de echipamentele de birou. Consumabilele de birou includ materiale pe care în mod normal le-ați aștepta să le consumați și să le înlocuiți mai regulat. Exemplele ar include articole precum antet și alte articole de papetărie, cărți de vizită și altele asemenea. Birourile, scaunele pentru birou, scaunele clienților sau clienților, mesele și alte tipuri de mobilier sunt incluse în categoria mobilierului de birou.
Echipamente de calcul
Oficiile moderne investesc în mod substanțial în echipamentele informatice, deoarece rămânând conectate atât la nivel intern, cât și la lume, este de obicei o necesitate critică. Majoritatea birourilor vor avea nevoie de mai multe computere desktop și laptop, precum și de imprimante pentru a crea copii tipărite de scrisori, acorduri și alte documente. Birourile ar putea, de asemenea, să transforme copii de documente în fișiere digitale. Scanerele și cablurile pentru conectarea dispozitivului la un calculator sunt necesare pentru astfel de sarcini. Pot fi necesare camere digitale, proiectori pentru prezentări și imprimante de imagine.
Echipamente de comunicații
Birourile de afaceri depind foarte mult de capacitatea lor de a comunica cu alte departamente sau locații din aceeași afacere, precum și cu alte companii, clienți și furnizori. Telefoanele ajută, de asemenea, la interconectarea lucrătorilor de birou între ei, ceea ce contribuie la creșterea productivității prin reducerea timpului de mers pe jos pentru transmiterea mesajelor rapide. Interoficarea comunicațiilor contribuie, de asemenea, la promovarea unei imagini mai profesioniste a vizitatorilor de la birou.
În timp ce aparatele fax sunt utilizate mai puțin în birourile de afaceri decât în trecut, unele companii încă mai solicită utilizarea lor pentru transmiterea de documente tipărite care nu pot fi scanate. Acest lucru se găsește mai frecvent în birourile care gestionează înregistrări de hârtie sigure, sensibile sau confidențiale, precum casele de avocatură și cabinetele medicale.
Dacă un birou necesită o cantitate substanțială de pregătire a documentelor, în special corespondența, poate fi prudent să investească în echipamente de dictare pentru a facilita procesarea și crearea de copii tipărite de scrisori și alte documente dictate. Este posibil ca alte echipamente de comunicații care ar putea fi necesare unui birou de afaceri să includă telefoane fără fir, robot telefonic, căști Bluetooth, dispozitive mobile sau smartphone-uri, magnetofoane, echipamente de înregistrare video și de afișare, televizoare sau monitoare de afișare.
Echipamente generale de birou
Alte echipamente pot fi solicitate și de către birouri. Dulapurile de fișiere sunt importante pentru păstrarea copiilor documentelor care trebuie păstrate în incintă, fie pentru păstrare sau pentru referință ușoară. Din același motiv, un seif ignifug poate asigura valori și documente originale sensibile.
Unele piese de echipament sunt atât de omniprezente încât aproape toate birourile le vor avea nevoie și le vor folosi în mod regulat. De exemplu, fotocopiatorul ajută birourile să creeze duplicate necesare documentelor pe care afacerea trebuie să le creeze pentru parteneri și clienți, cum ar fi corespondența și acordurile sau contractele. Distrugatorii de hârtie sunt, de asemenea, necesari pentru a dispune într-un mod sigur de informații confidențiale, de proprietate sau de altă natură confidențiale.
Oficiile pot avea, de asemenea, nevoie de alte echipamente generale, cum ar fi contoarele de poștă pentru a procesa corespondența de ieșire, un producător de etichete pentru nevoile de stocare și plăci de alb pentru planificarea și sesiunile de strategie.
