Mașinile și echipamentele de birou adecvate ajută firmele să funcționeze ca și mașinile bine lubrifiate. Deși fiecare firmă poate avea echipamente specifice determinate de industrie, există tehnologii universale pentru toate spațiile de birouri. Fiecare element lucrează împreună pentru a se asigura că taxele pot fi efectuate în interior, ceea ce poate economisi timp și bani.
calculatoare
Un computer poate fi considerat cel mai important echipament de birou. Internetul a făcut posibilă conectarea oamenilor din întreaga lume, astfel încât un sistem informatic bine echipat este imperativ pentru a conduce o afacere. Companiile pot alege sisteme PC sau Mac, pe baza preferințelor. Important este că un sistem este ales pentru întregul birou, ceea ce permite crearea de rețele de birouri. Laptopurile sunt mai scumpe decât desktopurile și sunt adesea folosite pentru a lucra de acasă.
Copiatoare și imprimante
Indiferent dacă un birou are nevoie de un copiator de dimensiuni mari sau de o imprimantă de trei-în-una, este determinată de dimensiunea afacerii. Majoritatea companiilor mari au o încărcătură greu de imprimat și copie și au nevoie de durabilitatea unui copiator de dimensiuni mari care poate fi tipărit de la distanță și poate face copii pe scară largă. Copiatoarele de înaltă calitate pot fi o necesitate, însă aceasta depinde de afacere. Întreprinderile mici pot economisi bani și pot cumpăra o imprimantă mică cu funcții de copiere și scanare, dacă se determină că imprimările de cantități mari nu vor avea loc în fiecare zi.
Faxuri
Rolul aparatului de fax a scăzut în birou prin introducerea e-mailurilor și a scanerelor, însă aparatele fax standard rămân un cap de birou. Aparatele de fax permit transmiterea documentelor, în loc să aștepte poșta. Funcțiile standard ale unui aparat fax de birou pot varia în funcție de companie. Începutul afacerilor și cei care trimit peste 15 faxuri pe zi au adesea nevoie de o memorie de mare capacitate și viteză de trimitere.
Sisteme de telefonie
Birourile au telefoane care de multe ori prezintă mai multe linii și identificarea apelantului. O opțiune difuzor permite efectuarea apelurilor de conferință. Deși nu fiecare birou are un secretar, sistemele de răspuns răspund la asigurarea faptului că clienții nu aud niciodată un semnal de ocupat. Acestea sunt mesajele care se joacă atunci când apelurile vin în birou și oferă apelanților opțiuni cu privire la modul de a-și dirija apelul.
