Din ce în ce mai multe companii sunt fie outsourcing management de proiect, fie angajarea de profesioniști pentru a face față acestei sarcini. Odată cu schimbările din industrie, poate fi dificil să găsești persoane calificate, care se află pe lângă cele mai recente tendințe și strategii. Doar 2,5% din organizații își completează cu succes toate proiectele. Un eșec de 70% din proiecte eșuează. Având în vedere aceste numere, vă puteți întreba dacă merită sau nu să angajeze un manager de proiect. La fel ca orice altceva, există avantaje și dezavantaje de luat în considerare. Un manager de proiect calificat vă poate reduce cheltuielile, poate simplifica gestionarea fluxului de lucru și vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.
Project Management Pro
Indiferent dacă desfășurați o afacere mică sau o organizație stabilită, s-ar putea să nu puteți gestiona toate tipurile de proiecte de la început până la sfârșit. Anumite proiecte sunt extrem de complexe și au un termen limitat sau necesită abilități deosebite pe care echipa dvs. le-ar putea să nu le aibă. Un manager de proiect calificat vă poate ajuta să organizați și să gestionați sarcinile cele mai consumatoare de timp. Un manager de proiect cu experiență va motiva echipa dvs., va gestiona resursele, va măsura rezultatele, va oferi feedback și va găsi modalități de a crește calitatea și de a reduce costurile sau timpul. Alte abilități de gestionare a proiectelor includ tehnici de programare îmbunătățită, răspuns la schimbare, comunicare îmbunătățită, controlul calității și gestionarea riscurilor.
Setarea eficientă a obiectivului
Majoritatea proiectelor nu reușesc pur și simplu deoarece managerii nu au un obiectiv clar. În 2013, mai puțin de o treime din toate proiectele au fost livrate la timp și în cadrul bugetului alocat. Din acest motiv, stabilirea obiectivelor SMART este de o importanță capitală. Obiectivele SMART sunt specifice, măsurabile, realizabile, realiste și legate de timp. Asta înseamnă acronimul SMART. Obiectivele SMART vor asigura că proiectele dvs. sunt livrate la timp fără a depăși bugetul. Profesioniștii profesioniști au expertiza și instrumentele necesare pentru a crea prognoze, a gestiona costurile proiectului și a determina riscurile pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului.
Îmbunătățirea comunicării
Gestionarea proiectului permite o comunicare mai eficientă între lideri și alți angajați implicați în proiect. Manageri de proiect cu experiență sunt eficienți în gestionarea părților interesate care sunt critice pentru succesul proiectului. Managerii de proiect mențin coeziunea echipei, facilitează întâlnirile, solicită experți în materie, gîndesc idei și monitorizează feedback-ul în timp real. Comunicarea este cu ușurință aspectul cel mai critic al oricărui proiect și este o abilitate necesară pentru fiecare profesionist al proiectului.
Îmbunătățirea satisfacției clienților
Proiectele pot oferi funcții noi și pot deschide noi servicii sau produse pentru a încânta clienții, sau proiectele pot contribui la reducerea costurilor pentru clienți. Deoarece metodologiile de gestionare a proiectelor acordă prioritate factorilor de calitate, cum ar fi caracteristicile pe care clienții doresc, companiile cu un management de proiect cu experiență au o mai mare satisfacție a clienților. Acest lucru se traduce prin creșterea veniturilor și a afacerilor. Organizația dvs. va fi cunoscută pentru rezultate excelente.
Nivel ridicat de expertiză
Prin angajarea unui manager de proiect sau a unor proiecte de outsourcing, compania dvs. va beneficia de un nivel ridicat de expertiză. Persoanele din cadrul organizației dvs. vor învăța lucruri noi și vor dobândi o nouă perspectivă care va contribui la creșterea lor profesională. În plus, managementul de proiect vă va elibera timpul astfel încât să vă puteți concentra pe aspectele esențiale ale afacerii dvs. Un manager de proiect cu experiență va putea să articuleze procesul proiectului și să gestioneze toate domeniile proiectului, inclusiv personalul și conformitatea.
Evaluarea exactă a riscurilor
Peste 75% dintre companii nu au încredere în succesul proiectului. Reutilizarea excesivă, fluajul de sferă, comunicarea slabă și obiectivele neclare sunt adesea vinovații. Gestionarea proiectului vă permite să luați riscuri calculate și să alocați resurse mai eficient. Veți identifica riscurile înainte de a începe. În acest fel, puteți planifica orice probleme în stadiile incipiente și puteți lua decizii mai inteligente, pe măsură ce riscurile apar pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Gestionarea eficientă a riscurilor vă permite, de asemenea, să profitați de riscuri sau oportunități pozitive atunci când acestea apar.
Project Management Cons
Dacă un manager de proiect nu are experiența sau cunoștințele corecte, există multe probleme care pot apărea. Pierderea resurselor, problemele de planificare, problemele de securitate și conflictele interpersonale reprezintă dezavantaje majore ale managementului de proiect. În plus, organizația dvs. poate suporta costuri ridicate prin externalizarea lucrărilor sau prin angajarea de noi angajați pentru a finaliza proiectul. Uneori, managementul de proiect poate interfera cu operațiunile zilnice sau poate duce la o greșeală drastică.
Costuri ridicate
Dacă angajați un manager de proiect, așteptați să investiți în software de specialitate. Aceste programe pot fi costisitoare și dificil de implementat. Din moment ce echipa dvs. le va folosi, ei ar putea avea nevoie de instruire. În funcție de nevoile dvs., este posibil să fiți nevoiți să angajați experți în materie sau specialiști care să vă ajute cu un proiect. Adesea, va exista un impuls al părților interesate pentru a include caracteristici care nu au fost inițial planificate. Toate aceste probleme pot adăuga rapid costul unui proiect.
Creșterea complexității
Gestionarea proiectului este un proces complex, cu mai multe etape. Unii experți au tendința de a complica orice proces, ceea ce poate confunda echipa dvs. și poate cauza întârzieri în livrarea de proiecte. Ele pot deveni, de asemenea, rigide sau precise în planurile lor, creând un mediu stresant în cadrul organizației. În mod tipic, proiectele cu un domeniu larg de aplicare vor fi mai complexe, mai ales dacă nu există o echipă dedicată exclusiv lucrărilor la proiect. Membrii echipelor cu funcționalitate transversală ar putea să rămână în urmă în munca lor zilnică, adăugând un alt nivel de complexitate.
Comunicare Overhead
Când angajezi o echipă de management de proiect, noii angajați se alătură companiei tale. Acest lucru adaugă un strat suplimentar de comunicare și poate nu se potrivește întotdeauna culturii organizaționale. De aceea, experții recomandă menținerea echipei tale cât mai mici. Cu cât este mai mare o echipă, cu atât este mai mare nivelul de comunicare. Uneori, o echipă mare este necesară pentru un proiect, deci este important să găsiți manageri de proiect care au abilități puternice de comunicare într-o diversitate de oameni.
Lipsa de creativitate
Uneori, managementul de proiect lasă loc creativității puțin sau deloc. Liderii de echipe se orientează excesiv asupra proceselor de management sau stabilesc termene limită, forțând personalul să lucreze în parametri stricți. Acest lucru poate descuraja gândirea creativă și poate împiedica inovația care ar putea beneficia de proiect. Este important ca un manager de proiect să știe când să inspire creativitatea și când să urmeze cu strictețe planul proiectului.
O organizație poate să crească și să obțină succes fără ca o echipă de management de proiect să fie în locul ei. Cu toate acestea, angajarea unui profesionist calificat pentru a trata aceste aspecte poate deschide noi oportunități și poate ajuta compania dvs. să-și atingă obiectivele mai repede.
