Dacă lucrați vreodată la o poziție administrativă, este posibil ca treaba dvs. să transcrie minute. Poate fi mai greu decât credeți că ați transcris minutele. Transcrierea minutelor înseamnă obținerea unui echilibru corect între reprodus prea puține și prea multe note pe care le-ați luat la întâlnirea dvs. În plus, trebuie să exersați nu numai abilități ascuțite de ascultare, ci și o bună sensibilitate editorială. Urmând ghidul de mai jos, puteți realiza o transcriere profesionistă în câteva minute.
Faceți transcrierea dvs. cât mai curând posibil după întâlnire. Veți putea să vă amintiți cu ușurință ce sa întâmplat la întâlnire.
Acordați-vă corect documentului din procesul-verbal. Înregistrați participanții la întâlnire, obiectivele întâlnirii și data / durata întâlnirii. De asemenea, trebuie să includeți o cheie care afișează inițialele participanților, alături de numele lor complet, deoarece de fiecare dată când un participant vorbește, puteți să vă prefați declarațiile cu inițialele.
Transcrie întâlnirea în ordinea sa cronologică. Împărțiți discuțiile / conversațiile după subiect dacă au fost discutate mai multe teme la întâlnire. De exemplu, în cazul în care discuția sa schimbat de la preocupările bugetare la resursele umane, prefața următoarea conversație după cum urmează: "Dezbaterea nu sa schimbat în considerentele departamentului de resurse umane …"
Distingeți între discuțiile importante și neimportante la întâlnirea dvs. De exemplu, cu siguranță nu doriți să transcrieți momentele pe care cineva le-a dezvăluit și au vorbit despre chestiuni personale. În loc să menționăm că discuția sa derulat în afara cursului, scrieți fie elipse "…" sau ceva de genul "După aproximativ o oră de conversație fără legătură …"
Salvați documentul pe hard disk (sau pe unitatea flash) înainte de ao imprima. O transcriere în câteva minute înregistrează majoritatea deciziilor majore ale unei afaceri, deci este esențial ca aceste decizii să fie salvate pentru o referință ulterioară.
sfaturi
-
Verificați întotdeauna ortografia și grammer-ul înainte de a trimite transcrierea minutelor la seful dvs. Întrebați șeful dvs. dacă există un șablon pe care îl puteți folosi pentru a vă transcrie minutele. Dacă nu, întrebați dacă există transcrieri de minute anterioare pe care le puteți face referire la scrierea propriei dvs.
Avertizare
Fii extrem de atent la înregistrarea oricărei izbucniri la o întâlnire. Nu menționați persoana care se află în spatele izbucnirii, ci spuneți ceva: "A fost foarte încurajat că …" Dacă vreodată nu vă simțiți sigur că asociați un nume cu o dicusiune, consultați-vă cu președintele întâlnirii.
